So planen Sie Ihre Zeit in Notion mit GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Sammeln Sie alle Ihre Angelegenheiten in einem praktischen Tisch für eine einfache Kontrolle.

Was ist GTD

Der Life-Hacker hat immer wieder Artikel zur GTD – Getting Things Done-Technik veröffentlicht. Es wurde von Business Coach David Allen erfunden und in seinem Buch ausführlich beschrieben. Die Grundregeln dieses Systems lassen sich kurz wie folgt beschreiben:

1. Erfassen Sie alle Informationen … Schreiben Sie alle Ideen, Aufgaben und Taten auf. Wenn es etwas gibt, was Sie gerade nicht tun können, setzen Sie sich ein Zeichen, ohne sich auf das Gedächtnis verlassen zu müssen. Alles, was Sie aufzeichnen, wird im sogenannten Posteingang gespeichert.
2. Ordnung halten. Während sich der Ordner mit "Eingehenden Aufgaben" füllt, müssen Sie seinen Inhalt organisieren, Aufgaben in Kategorien einsortieren und Erklärungen und Notizen erstellen, damit Sie nichts vergessen.
3. Priorisieren … Jede Aufgabe sollte ein Fälligkeitsdatum und einen Wichtigkeitsgrad haben, damit Sie wissen, was zuerst zu tun ist und was warten kann.
4. Alles griffbereit haben … GTD hat keinen Platz für das "Später schreiben"-Prinzip. Ihre To-Do-Listen und Notizen sollten Sie immer im Blick haben: auf Ihrem Computer, Smartphone, Tablet und anderen Geräten. Wenn Ihnen eine interessante Idee einfällt oder Sie an einen nicht aufgezeichneten Fall denken, können Sie ihn auf diese Weise sofort aufschreiben. Wenn der Abgabetermin für eine Aufgabe näher rückt, erhalten Sie eine Erinnerung, loben Sie die allgegenwärtigen Benachrichtigungen.

Weitere Informationen zu GDT finden Sie in unserem Leitfaden.

Die Technik ist gut für ihre Vielseitigkeit. Sein Schöpfer, David Allen, ist etwas altmodisch: Mit "Posteingang" meint er eine echte Papiermappe. Er druckte sogar E-Mails aus und legte sie auf Dateisets.

Aber mit dem gleichen Erfolg kann GTD auf Computerdateien und -ordner angewendet werden, indem dieses System in Verbindung mit einem Dienst verwendet wird. Sie können diese Technik beispielsweise verwenden, um Ihre Gmail-E-Mails zu sortieren, Aufgaben an "" zu schreiben oder die volle Kontrolle über Ihr Leben zu übernehmen. Schließlich sind viele Taskmanager wie die gleiche Wunderlist nach der GTD-Philosophie geschärft.

Und natürlich können Sie die Technik in einem so wunderbaren und vielseitigen Programm wie Notion verwenden.

Es ist eine Mischung aus Google Docs, Evernote, Trello und einem Dutzend anderer Anwendungen. Notion kann fast alles, was Sie zum Arbeiten benötigen. Notizen, Tabellenkalkulationen, Wissensdatenbanken, To-Do-Listen, Kanban-Boards, Dokumente – das Programm bietet alles. Es ist eine Sünde, es nicht zu benutzen, um Ihre Angelegenheiten im GTD-Stil zu organisieren.

Und Maria Aldrey, eine Unternehmensberaterin, die Führungskräften bei der Organisation ihrer Arbeit hilft, hat ihr eigenes GTD-basiertes System für Notion entwickelt. Diese Entwicklungen teilte sie in ihrem Blog mit.

So verwenden Sie GTD in Notion

Ich bin nicht sehr gut organisiert. Als ich von David Allens GTD erfuhr, änderte sich mein Leben buchstäblich. Das ist für mich eine Art Religion. Nach und nach baute ich mein eigenes System auf, das es mir ermöglicht, mit allem Schritt zu halten und in meinem gewohnten Tempo zu arbeiten.

Ich benutze eine Praxis, die ich Weekly Planning nenne. Ich nehme mir jeden Sonntag (oder Montag) eine Stunde Zeit, um die nächste Woche zu planen. Diese Angewohnheit hilft mir, komplexe Probleme zu lösen, indem ich sie in kleinere und überschaubarere zerlege. So erledige ich mehr, ermüdet weniger und kann mich leichter auf die Arbeit konzentrieren.

Für mich ist Notion wie ein Spiel. Es dauert seine Zeit, das System einzurichten. Aber wenn sie bereit ist, macht das Erledigen von Aufgaben Spaß, ist einfach und schnell.

Jede Woche klicke ich in Notion auf eine Schaltfläche, und vor mir erscheint eine leere Tabelle. Hier gibt es einen leeren, den Sie abholen und verwenden können.

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess, den ich verwende, um meine Aufgaben mit Notion zu planen.

1. Sammeln Sie Ihre Ideen

Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit, um alle Ihre Ideen in dieser Spalte aufzulisten und aufzuschreiben. Sie werden zu Aufgaben, die Sie in der kommenden Woche erledigen müssen.

1. Listen Sie alle Ihre Projekte auf, die noch nicht abgeschlossen sind.
2. Überprüfen Sie Ihre Aufgaben der letzten drei Monate, um alle ausstehenden zu finden.
3. Werfen Sie einen Blick in Ihren Kalender: Vielleicht ist dort auch etwas geplant.
4. Überprüfen Sie Ihr Notizbuch aus Papier, falls vorhanden. Vielleicht gibt es auch einige Ideen, die auf Notion übertragen werden müssen.
5. Überlegen Sie, ob Sie noch andere Aufgaben erledigen müssen oder mit denen Sie zusammenarbeiten können.

Sammeln Sie all diese Ideen zusammen und listen Sie sie in der ersten Spalte auf. Das ist Ihr Plan für die nächsten sieben Tage.

2. Weisen Sie die entsprechenden Aktionen zu

Eine Idee ist nicht schlecht, aber ohne aktives Handeln bleibt sie eine Idee. Fragen Sie sich: "Was soll ich tun, um diese Aufgabe zu Ende zu bringen?"

Zum Beispiel:

• Füllen Sie die Seite weiterhin mit Inhalten → Schreiben Sie einen Entwurf des Abschnitts "Über mich".
• Content-Publishing-Kalender erstellen → Memory Map für Beiträge zeichnen und Termine zuweisen.
• Erstellen Sie ein Video für einen Blog → Schreiben Sie ein Videoskript.
• Treffen Sie Chris → Senden Sie ihm eine E-Mail mit Datum und Ort des Treffens.

Denken Sie daran, wenn mehr als eine Aktion erforderlich ist, um eine Aufgabe abzuschließen, müssen Sie entscheiden, was Sie zuerst tun möchten.

3. Dringlichkeit einstellen

Als nächstes müssen Sie die Dringlichkeit jeder Aufgabe definieren. Dies ist notwendig, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren und nicht nur eine Menge Arbeit zu erledigen.

Um zu verstehen, was zuerst zu tun ist, sortiere ich meine Ideen in vier Kategorien:

• Wichtige Aufgaben - Dinge, die uns dem Erreichen von Zielen näher bringen.
• Dringende Aufgaben - Aktionen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Es würde nicht schaden - Diese Kategorie umfasst Angelegenheiten, die möglicherweise nicht dringend und nicht wichtig sind, deren Umsetzung Ihnen jedoch das Leben in den nächsten sieben Tagen erleichtern würde.
• Kann warten - Dies sind Aufgaben, die auf eine weitere Woche verschoben werden können.

4. Bestimmen Sie den Konzentrationsgrad

Leider haben wir alle eine begrenzte Menge an Aufmerksamkeit, Zeit und Energie. Jede Aufgabe verbraucht einen bestimmten Prozentsatz dieser wichtigen Ressourcen. Bewerten Sie daher die geplante Aufgabe und weisen Sie ihr in der vierten Spalte die entsprechende Nummer zu.

Zum Beispiel hat das Schreiben eines Entwurfs für einen Blogbeitrag etwa 20 % meiner Aufmerksamkeit beansprucht. Und der Brief für Chris ist drei Zeilen lang - nur 2%.

5. Priorität zuweisen

Dieses Kontrollkästchen markiert Aufgaben mit den Tags "Wichtig" und "Dringend". Das heißt, sie müssen gemacht werden, egal was passiert. Dies ist Ihre Prioritätenliste.

Wenn Sie mit der Auswahl dieser Aufgaben fertig sind, addieren Sie die Prozentsätze aus der vorherigen Spalte, um zu sehen, wie viel Ressourcen Sie dafür ausgeben. Wenn es mehr als 90 % waren, haben Sie Ihre Kraft überschätzt und mehr abgebissen, als Sie kauen können. Verschieben Sie einen Teil davon auf die nächste Woche, oder Sie sind überarbeitet und haben keine Zeit für irgendetwas.

Übrigens ein nützlicher Tipp: Mit Notion können Sie den Inhalt von Tabellenzeilen filtern - so können Sie prioritäre Aufgaben auswählen.

6. Planen Sie die Aufgabe

Ein Häkchen in der nächsten Spalte zeigt an, ob die Aufgabe in Ihrem Kalender geplant ist. Entscheiden Sie, wann Sie es ausführen und erstellen Sie ein entsprechendes Ereignis.

Übrigens, wenn Sie Google Kalender oder ähnliches nicht verwenden, holen Sie sich Notion. Dort können Sie für die Woche geplante Aufgaben hinzufügen.

7. Delegieren Sie die Aufgabe

Ja, Sie haben die gleiche Stundenzahl pro Tag wie Beyoncé, aber sie hat ein riesiges Team von Assistenten, die die Drecksarbeit für sie erledigen, also macht sie mehr. Wenn Sie jedoch auch jemanden haben, auf dessen Schultern Sie einige der Aufgaben verschieben können, tun Sie dies und kreuzen Sie die delegierte Aufgabe in der entsprechenden Spalte an.

8. Beende die Aufgabe

Nun, alles ist einfach. Wenn Sie Ihr Projekt abgeschlossen oder eine Aufgabe abgeschlossen haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der letzten Spalte.

Bonus

Hier sind ein paar Schritte, die Ihnen helfen, noch besser organisiert zu werden:

1. Überprüfen Sie Ihre Ausgaben der letzten Woche und planen Sie Ihr Budget für die nächste Woche.
2. Überlegen Sie sich Ihre Speisekarte für die Woche, fügen Sie Produkte zur Einkaufsliste hinzu.
3. Bearbeiten Sie Ihren Posteingang der letzten sieben Tage zeitnah und sortieren Sie alles, was sich dort angesammelt hat.
4. Planen Sie mindestens einen Tag pro Woche für Bewegung ein.

Denken Sie daran, dass GTD sehr flexibel ist und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Fühlen Sie sich frei, die Notion-Vorlagen anzupassen. Zum Beispiel erscheint mir Marias Aufmerksamkeitskolumne überflüssig. Für mich reicht ein Hinweis, ob die Aufgabe dringend ist oder nicht. Sie können seine Spalten einfach löschen und Ihre eigenen hinzufügen. Also habe ich eine Spalte mit der Bezeichnung "Arbeit", "Zuhause", "Kreativität" und andere erstellt, um Aufgaben in Kategorien zu sortieren. Sie können es auf Ihre Weise tun.