15 Google Kalender-Tipps zur vollen Nutzung

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wenden Sie Hotkeys an, fügen Sie Treffpunkte hinzu und blenden Sie private Ereignisse aus.

1. Erstellen Sie separate Kalender für unterschiedliche Bedürfnisse

Standardmäßig stellt Ihnen Google nur einen Kalender zur Verfügung, in dem alle Ihre Termine gespeichert sind. Wenn Sie es aktiv nutzen, vermischen sich Arbeitsaufgaben und Besprechungen, Hausarbeit und persönliche Ereignisse und werden zu einer echten Müllhalde.

Daher ist es besser, mehrere Kalender für verschiedene Arten von Ereignissen zu erstellen. Klicken Sie dazu oben auf das Zahnradsymbol und gehen Sie zu den Einstellungen. Wählen Sie dort die Option „Kalender hinzufügen“→ „Kalender erstellen“. Geben Sie einen Titel und ggf. eine Beschreibung an. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeit in einem Kalender, Ihren Trainingsplan in einem anderen, Geburtstage in einem dritten und so weiter speichern.

2. Abonnieren Sie die Kalender von Kollegen

Manchmal müssen wir verfolgen, was unsere Freunde oder Kollegen tun. Wenn sie Google Kalender verwenden, können Sie ihre Kalender zu sich selbst hinzufügen und verfolgen, welche Ereignisse dort angezeigt werden.

Suchen Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite die Zeile "Personen suchen". Geben Sie dort den Namen oder die E-Mail-Adresse Ihres Freundes ein. Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf "Zugriff anfordern" und die Person erhält eine Nachricht, in der sie aufgefordert wird, ihren Kalender anzuzeigen. Wenn er Ihren Zugang bestätigt, werden die von ihm erstellten Termine in Ihrem Abschnitt "Andere Kalender" angezeigt.

3. Wählen Sie einen Zeitpunkt für das Meeting, der allen passt

Sie müssen ein Treffen mit Kollegen oder ein Treffen mit Freunden organisieren, finden aber keine Zeit, in der alle frei sind? Anstatt Einladungen zu versenden, verwenden Sie die Funktion "Zeit finden".

Erstellen Sie eine neue Veranstaltung und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Optionen". Wählen Sie auf der sich öffnenden Seite die Registerkarte "Uhrzeit suchen". Geben Sie im Feld Gäste hinzufügen auf der rechten Seite die Namen der Personen ein, die Sie einladen möchten. Bei Google können Sie bis zu 20 Personen hinzufügen. Ihre Ereignisse werden vor Ihnen angezeigt. Wenn jemand etwas geplant hat, wird er als "Beschäftigt" gekennzeichnet. Es bleibt nur noch eine Zeit für das Treffen zu finden, wenn alle frei sind.

4. Private Events ausblenden

Nehmen wir an, Sie müssen eine vertrauliche Besprechung abhalten. Und Sie wollen nicht, dass das ganze Büro sieht, wohin Sie gehen. Dazu müssen Sie das Meeting als "Persönlich" markieren. Dann sehen nur diejenigen, denen Sie erlaubt haben, Ihren Kalender zu bearbeiten (und nicht nur anzuzeigen), Informationen darüber.

Erstellen Sie eine Veranstaltung und gehen Sie zu "Weitere Optionen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Standard-Datenschutzeinstellungen" und wählen Sie die Option "Privat". Das war's, jetzt sehen Außenstehende nicht, wo, mit wem und zu welcher Zeit Sie sich treffen. Wenn Ihr Kalender während einer privaten Veranstaltung für andere geöffnet ist, zeigt er einfach die Markierung "Beschäftigt" an, keine Details.

5. Videokonferenzen hinzufügen

Anstatt Ihre Skype- oder Google Hangouts-Anmeldung an alle Ihre Kollegen zu übertragen, können Sie den Videokonferenz-Link direkt in Ihren Kalendertermin einfügen. Klicken Sie dazu beim Anlegen einer Veranstaltung in den „Weiteren Parametern“auf die Schaltfläche „Videokonferenz hinzufügen“. Wenn die Zeit für die Besprechung gekommen ist, werden die eingeladenen Personen gebeten, sich in Google Hangouts anzurufen.

6. Anhänge anhängen

Bei Meetings oder Konferenzen benötigen Sie häufig Zugriff auf ein Dokument, zu dessen Studium sich alle versammelt haben. Mit Google Kalender können Sie Dateien und Dokumente direkt an die Veranstaltung anhängen. Auf diese Weise können alle eingeladenen Teilnehmer einfach und schnell darauf zugreifen.

Wählen Sie das gewünschte Ereignis aus und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol, um es zu bearbeiten. Klicken Sie im Punkt "Beschreibung" auf das Büroklammer-Symbol und laden Sie alle erforderlichen Dateien hoch. Sie können von Ihrem Computer übernommen oder aus der Google Drive-Cloud hinzugefügt werden.

7. Schalten Sie die Weltzeituhr ein

Die Weltzeituhr-Funktion in Google Kalender ist sehr nützlich, wenn Sie mit Remote-Mitarbeitern auf der ganzen Welt zusammenarbeiten. Mit seiner Hilfe können Sie ganz einfach direkt über die Benutzeroberfläche herausfinden, wie viel Zeit sie haben.

Öffnen Sie "Einstellungen", indem Sie im Menü auf den entsprechenden Eintrag mit einem Zahnrad oben klicken. Finden Sie "Weltzeituhr" auf der Seite. Aktivieren Sie die Option Weltzeituhr anzeigen und fügen Sie dann die Städte hinzu, in denen Ihre Kollegen leben. Und ihre Ortszeit wird in der Seitenleiste angezeigt.

8. Benachrichtigen Sie die Eingeladenen per E-Mail

Manchmal müssen Sie die zu einem Meeting eingeladenen Personen darüber informieren, dass sie etwas tun sollen – zum Beispiel ihren Laptop mitbringen oder einige Materialien im Voraus lesen. Sie können dies grundsätzlich in den Kommentaren zur Veranstaltung schreiben, zuverlässiger ist es jedoch, die Aufmerksamkeit der Menschen per E-Mail zu erregen.

Öffnen Sie dazu die anstehende Veranstaltung und klicken Sie auf das Umschlagsymbol. Und Sie werden aufgefordert, eine Nachricht zu schreiben, die an alle eingeladenen Teilnehmer gesendet wird.

9. Fügen Sie bestimmte Treffpunkte hinzu

Der Vorteil der im „Google Kalender“geplanten Veranstaltungen besteht darin, dass Sie diese mit Links zu „Google Maps“versehen können. So müssen Sie die Besprechungsteilnehmer nicht anrufen oder anschreiben und ihnen lange und mühsam erklären, wie man hin und her kommt.

Gehen Sie zu den Besprechungsoptionen und suchen Sie das Feld "Wo". Geben Sie dort die Adresse ein und Google findet sie. Wenn der Eingeladene nun die Veranstaltung öffnet, kann er auf die Adresse klicken und den Treffpunkt auf der Karte sehen.

10. Fügen Sie interessante Kalender hinzu

Google bietet Ihnen die Möglichkeit, sogenannte interessante Kalender zu abonnieren. Darin sehen Sie beispielsweise den Urlaubsplan in Ihrer Nähe, Veranstaltungen aus der Welt des Sports oder die Mondphasen.

Suchen Sie im linken Bereich den Abschnitt "Andere Kalender" und klicken Sie auf das "+"-Zeichen. Wählen Sie im sich öffnenden Menü Interessante Kalender aus. Aktivieren Sie die Kästchen, die Sie abonnieren möchten, und sie werden in Ihrem Zeitplan angezeigt.

11. Teilen Sie Ihre Kalender

Bei Bedarf können Sie es so einrichten, dass andere Benutzer Ihre Kalender anzeigen (oder sogar bearbeiten) können. Dies ist nützlich, wenn Sie ein Team von Kollegen verwalten und möchten, dass diese über alle bevorstehenden Ereignisse informiert sind. Oder Sie sind Student und haben einen Vorlesungsplan für Mitschüler erstellt.

Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Kalender im linken Bereich und klicken Sie auf die Auslassungspunkte. Wählen Sie Einstellungen & Freigabe. Im sich öffnenden Menü im Bereich "Zugriffsberechtigungen" können Sie den Kalender öffentlich machen (für alle Internetnutzer), einzelne Bekannte hinzufügen (dazu benötigen Sie deren E-Mail-Adresse) oder den Link zum Kalender kopieren, der dann auf bequeme Weise gesendet werden.

12. Verwenden Sie Hotkeys

Die Verwendung der Tastatur kann schneller und effizienter sein als das Bewegen des Mauszeigers. Google Kalender hat eine ganze Reihe von Hotkeys, von denen eine vollständige Liste zu finden ist. Hier sind einige der nützlichsten:

• C - Erstellen Sie ein neues Ereignis.
• Rücktaste oder Löschen - Ereignis löschen.
• / - Gehen Sie zur Suchleiste.
• Zahlen von 1 bis 6 - Wechseln Sie die Kalenderansicht: Tag, Woche, Monat, Jahr, Agenda.
• T - gehe heute.
• k oder P - Scrollen Sie im Kalender zum vorherigen Datumsbereich. Das heißt, wenn Sie einen Kalender in der Monatsansicht haben, wird zum vorherigen Monat gescrollt. Im Tagmodus - am Vortag und so weiter.
• J oder - Scrollen Sie im Kalender zum nächsten Datumsbereich.

13. Drag-and-Drop-Ereignisse

Wenn Sie ein Ereignis erstellt haben, aber den Tag oder die Uhrzeit verpasst haben, müssen Sie nicht in die Ereigniseinstellungen gehen und die Nummern manuell eingeben. Schnappen Sie sich das Ereignis und ziehen Sie es auf den gewünschten Tag oder die gewünschte Uhrzeit - so geht es schneller.

14. Verwenden Sie Google Aufgaben

Google Tasks ist ein einfacher Aufgabenmanager, der direkt in Google Kalender integriert ist. Um sie zu öffnen, klicken Sie auf das blaue Symbol im Panel rechts und Sie sehen eine Liste Ihrer Aufgaben. Es gibt nicht so viele Funktionen wie manche Wunderlist, aber Google Tasks hat man immer vor Augen.

Sie können neue Fälle hinzufügen, bearbeiten, ihnen ein Fälligkeitsdatum und eine Wiederholungshäufigkeit zuweisen, entweder über das Panel in der Weboberfläche oder über Google.

15. Unnötige Aktionen rückgängig machen

Zum Schluss noch ein kleiner Trick. Nehmen wir an, Sie haben ein Ereignis erstellt, es sorgfältig mit einer Beschreibung versehen, eine Reihe von Dateien angehängt, es mit all Ihren Kollegen abgestimmt und es dann versehentlich gelöscht.

Ruhig! Sie müssen es nicht neu erstellen. Drücken Sie einfach die Tastenkombination Strg + Z, und das gelöschte Ereignis wird wiederhergestellt. Auf diese Weise können Sie jede versehentliche Kalenderaktivität rückgängig machen. Dies ist ein wenig undurchsichtig, da die Benutzeroberfläche keinen „Rückgängig“-Button hat, aber es ist sehr nützlich.