Was ist eine Online-Kasse und wie wählt man die richtige aus?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Am 1. Juli endet ein weiterer Aufschub für den Einbau von Kassen. Prüfen Sie, ob Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt haben.

Was ist ein Online-Checkout

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Kasse mit Internetzugang. Es druckt nicht nur Belege und speichert Informationen zu Transaktionen, sondern übermittelt die Daten auch an das Finanzamt. Darüber hinaus können mit seiner Hilfe Schecks an Kunden in elektronischer Form ausgestellt werden – per E-Mail oder SMS.

Im Jahr 2017 wurde schrittweise mit der Einführung von Online-Kassen begonnen. Jetzt ist die letzte Etappe der "Operation" im Gange.

Wer braucht Online-Checkouts

Es ist einfacher zu sagen, wer sie nicht braucht. Bei Barverkauf können Sie auf das Gerät verzichten:

1. Zeitungen und Zeitschriften in spezialisierten Kiosken.
2. Wertpapiere.
3. Waren auf Märkten, Messen, Ausstellungen (mit Ausnahme der in der Liste aufgeführten).
4. Lieferung von Waren, ausgenommen technisch komplexe Non-Food- und Food-Produkte mit besonderen Lagerbedingungen.
5. Eis und Getränke von den Ständen.
6. Kwas, Milch, Butter, lebender Fisch, Kerosin aus Tankwagen.
7. Saisonales Gemüse gerollt.
8. Selbstgemachte Volkskunstprodukte.
9. Überschuhe.
10. Eintrittskarten für Staats- oder Stadttheater.

Einige Dienste fallen auch unter Ausnahmen:

1. Bereitstellung von Mahlzeiten für Schüler und Mitarbeiter in Schulen.
2. Annahme von Glasbehältern und Schrott aus der Bevölkerung.
3. Schuhreparatur und Lackierung.
4. Herstellung und Reparatur von Schlüsseln und Metallkurzwaren.
5. Gärten graben und Brennholz hacken.
6. Betreuung und Betreuung von Kindern, Kranken, Alten und Behinderten.
7. Gepäckträgerdienste an Bahnhöfen, Häfen und Flughäfen.
8. Vermietung von Wohnungen und Parkplätzen, wenn Sie Eigentümer sind und als Einzelunternehmer registriert sind.

Für Unternehmer, die auf die Einkommensteuer umgestiegen sind, ländliche Apotheken und medizinische Versorgungszentren, religiöse Organisationen sowie Einzelunternehmer und Organisationen, die mit anderen Wirtschaftsvertretern ausschließlich bargeldlos bezahlen, ist die Einrichtung von Online-Registrierkassen nicht erforderlich.

Körperkultur-, Sport- und Bildungseinrichtungen sowie Kultur- und Freizeiteinrichtungen können auf Online-Kassen verzichten, jedoch nur für Zahlungen, die ohne Vorlage von Bargeld oder Bankkarte auskommen. Eine Ausnahme gilt auch für diejenigen, die in Gebieten arbeiten, die in der besonderen Liste der vom Untertanen der Föderation genehmigten Gebiete aufgeführt sind und die von Kommunikationsnetzen entfernt sind.

Ein Einzelunternehmer im Patentbesteuerungssystem kann in vielen Fällen auch ohne Registrierkasse arbeiten, aber nicht immer. Es ist besser, direkt im Gesetzestext zu klären, ob Sie ein Gerät benötigen: Dazu müssen Sie die Liste der Ausnahmen in Artikel 2 Absatz 2.1 des Registrierkassengesetzes finden und dann die Liste der Aktivitäten in. überprüfen die Abgabenordnung.

Auch wenn Sie auf der Liste der Begünstigten stehen, wenden Sie sich besser an einen Anwalt oder das Finanzamt: Es können sich unscheinbare Nuancen ergeben.

Aber das ist nicht alles. Für einige Geschäftszweige gibt es eine Verschiebung – für diese sind Online-Kassen erst ab dem 1. Juli 2019 erforderlich. Wer noch Zeit hat, sich ein Gerät zu besorgen:

1. Einzelne Unternehmer und Organisationen auf UTII und auf einem Patent, die Dienstleistungen erbringen oder Arbeit bereitstellen und Mitarbeiter haben.
2. Automatenbesitzer, die keine Mitarbeiter haben.
3. SP auf UTII und ein Patent, die Waren weiterverkaufen, auch wenn sie keine Mitarbeiter haben.
4. Einzelne Unternehmer auf einem Patent, die nicht von der Installation von Online-Registrierkassen ausgenommen sind.
5. Organisationen und Einzelunternehmer, die zuvor strenge Meldeformulare ausgestellt haben, auch beim Verkauf von Fahrkarten durch einen Fahrer oder einen Schaffner in einem Fahrzeug.

Für zwei Geschäftskategorien wurde der Aufschub bis zum 1. Juli 2021 über die Änderungen des Bundesgesetzes „Über die Verwendung von Registrierkassengeräten bei der Durchführung von Abrechnungen in der Russischen Föderation“verlängert. Die Liste umfasst:

1. Einzelunternehmer, die Arbeiten und Dienstleistungen ohne angestellte Arbeitnehmer erbringen.
2. Einzelunternehmer, die Waren aus eigener Produktion verkaufen.

Der Rest der Online-Kassen sollte es schon sein. Für das Fehlen eines Geräts können sie mit einer Geldstrafe in Höhe von 10 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation, Artikel 14.5, belegt werden. Der Verkauf von Waren, die Erbringung von Arbeiten oder die Erbringung von Dienstleistungen ohne nachgewiesene Informationen oder die Nichtverwendung von Tausenden von Rubel in den Fällen, die durch das Bundesgesetz über Registrierkassen festgelegt sind, hängt von der Geschäftsform ab.

Was sind die Online-Kassen?

Der Eidgenössische Steuerdienst verfügt über ein Register, das alle Geräte auflistet, die unter das Registrierkassengesetz fallen. Es gibt drei Arten:

1. Autonome Kassen

Hierbei handelt es sich um ein bekanntes Standardgerät, das mit einem Modul für die Internetkommunikation und einem Fiskalantrieb aufgerüstet wurde. Eine relativ günstige Option, die in puncto Geschwindigkeit und Anzahl der Zusatzfunktionen gegenüber moderneren Pendants verliert.

2. Fiskalischer Registrar

Dies ist ein Gerät zum Drucken von Quittungen, das mit einem Computer, Tablet oder Smartphone verbunden ist. Die Gesamtkosten der Ausrüstung hängen davon ab, an welches Gerät Sie den Rekorder anschließen möchten: Zwischen einem chinesischen Tablet und einem iPad gibt es einen Unterschied von mehreren Zehntausend Rubel. Die Bedienbarkeit wird durch die Software bestimmt: Hier können Sie Prozesse automatisieren, ein Warenbuchhaltungssystem installieren, das die Geschwindigkeit des Kundenservice erhöht und dem Kassierer das Leben erleichtert.

3. Intelligentes Terminal

Ziemlich teuer, aber auch ein fortschrittlicheres Gadget in der Welt der Online-Kassen. Es verfügt über ein eigenes Touchscreen-Display, mit dem Sie schnell auf die gefragtesten Warenkategorien zugreifen, Prozesse automatisieren usw.

Bei der Auswahl sollten Sie jedoch nicht dem Formular hinterherlaufen. Wichtiger ist es, herauszufinden, welche Aufgaben Sie mit Hilfe des Gerätes zu lösen haben und schon damit beginnen.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Online-Kasse achten sollten

1. Ausreichende Anzahl von Anschlüssen

Es geht nicht darum, dass es so viele wie möglich geben sollte. Die Anzahl der Konnektoren hängt davon ab, welche Art von Aktivität Sie ausführen. Möglicherweise müssen Sie sich mit der Kasse verbinden:

• Waage, wenn Sie etwas zu wiegen haben.
• Barcode-Scanner (falls kein eingebauter vorhanden ist). Sie können darauf nicht verzichten, wenn Sie einen großen Kundenstrom haben und einfach keine Zeit haben, Informationen zum Produkt manuell einzugeben.
• Bankterminal. Er kann aber auch über WLAN verbunden werden.

2. Geschwindigkeit des Belegdrucks

Die Geschwindigkeit verschiedener Geräte kann sich um mehr als das Doppelte unterscheiden. Bei einem großen Kundenstrom ist dies ein wesentliches Kriterium, da eine schnellere Maschine die quantitative Servicekennzahl erhöht.

3. Mobilität der Online-Kasse

Es gibt stationäre Geräte, es gibt mobile – wählen Sie je nach Geschäftsart. Mobiltelefone eignen sich gut für den Außendienst und den Verkauf. Wenn die Registrierkasse Zahlungen mit Karten akzeptiert, ist es für Kunden bequemer zu bezahlen, was ihr Interesse wecken kann.

Stationäre Geräte eignen sich für Verkaufsstellen, in denen der Kassierer nicht umziehen muss.

4. Art der Internetverbindung

Wired Network ist eine ausgezeichnete Wahl für Festnetz-Checkouts. Für die mobile Version, die innerhalb der Einrichtung verwendet wird, ist Wi-Fi geeignet. Und für ein Gerät, das mit einem Kurier durch die Stadt reist, benötigen Sie ein mobiles Internet.

Allerdings gibt es hier keine harten Einschränkungen und Sie können mangels Alternativen in Ihrer Nähe problemlos eine Festnetzkasse mit dem Mobilfunknetz verbinden. Die Hauptsache ist, auf diesen Punkt im Vorfeld zu achten und das richtige Gerät auszuwählen.

5. Warensortiment und Anzahl der Verkaufsstellen

Je mehr Produkte im Geschäft sind, desto modernere Lösungen benötigen Sie. Bei mehr als 50 Artikeln wird es mit einer Offline-Kasse nicht einfach. Auf der anderen Seite automatisieren der Fiskus und das Smart Terminal die Prozesse. Geben Sie beispielsweise Produkte nicht manuell ein, sondern laden Sie einfach eine Datei mit einer Tabelle.

Auch sollten Sie auf solche Geräte achten, wenn Sie mehrere Steckdosen haben. Damit können alle Kassen an eine einheitliche Warenbuchhaltung angebunden werden, was die Betriebsführung vereinfacht.

6. Art der Aktivität

Auch hier greift das Gesetz in die Wahlfragen ein.

• Wenn Sie Fleisch, Fisch, Milch und andere veterinärkontrollpflichtige Waren verkaufen, ist es notwendig, dass die Kasse die Arbeit mit dem FSIS „Mercury“unterstützt.
• Wenn Sie Alkohol verkaufen, muss die Registrierkasse mit einem Modul zur Übertragung von Daten an das Unified State Automated Information System und einem 2D-Scanner für Verbrauchsteuermarken ausgestattet sein.

Welche Online-Kasse Sie je nach Art des Geschäfts wählen sollten

Tatiana Glazacheva, Executive Director von Robokassa, hilft Ihnen beim Umgang mit den Arten von Online-Kassen.

Online-Shopping in sozialen Medien mit Zahlung bei Lieferung

Die Rede ist hier von kleinen Online-Showcases, die auf Instagram, VKontakte oder Facebook basieren. Sie können Schönheitsprodukte, Sportbekleidung, Trendschmuck, Babyprodukte, Autozubehör, Heimtierbedarf usw. anbieten. Der Verkäufer liefert und nimmt in der Regel selbst Zahlungen an. "In diesem Fall können Sie mit einem mobilen Terminal oder einer autonomen Online-Kasse auskommen: Ein Budgetmodell mit Fiskalantrieb kostet etwa 15 Tausend Rubel", rät Tatiana Glazacheva.

Ihrer Meinung nach haben solche Modelle neben dem günstigen Preis noch weitere Vorteile: Sie sind sehr anspruchslos und einfach zu bedienen. Sie benötigen keine spezielle Software und können es mit einem Telefonladegerät aufladen. Der Speicher solcher Modelle kann nicht mehr als hundert Waren aufnehmen, aber bei kleinen Handelsvolumina reicht dies völlig aus.

Natürlich gibt es auch fortschrittlichere mobile Kassen auf dem Markt – mit Touchscreens, der Möglichkeit, Zahlungen per Bankkarte zu akzeptieren und anderen Funktionen. Aber diese Modelle sind teurer. Sie werden in der Regel von großen Kurierdiensten gekauft. Die Basisoptionen sind eher für Klein- und Kleinstunternehmen geeignet: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" oder "ATOL 91F Nuger".

Online-Shop mit Abholpunkt und / oder mehr als 100 Artikeln

In der Regel verfügen die Besitzer von Online-Shops über mindestens einen Computer oder Laptop, und ein großer Teil der Nomenklatur erfordert eine spezielle Handelssoftware (1C oder ähnliche Programme). Tatiana Glazacheva rät zum Kauf eines Fiskalregisters, das mit einem Computer verbunden ist, sich in Handelssoftware integriert und die Warennamen aus der bestehenden Datenbank lädt.

Der Preis eines Fiskalregisters mit Fiskalakkumulator beträgt etwa 20 Tausend Rubel. Auf einem solchen Gerät müssen keine zusätzlichen Programme installiert werden, und sein Speicher kann bis zu tausend Waren aufnehmen. Folgende Modelle gehören zu dieser Kategorie: „K1-F“, „ATOL 15F“, „ATOL 30F“, „Shtrikh-Nano-F“.

Erwähnenswert sind auch Online-Registrierkassen, die speziell für kleine Unternehmen im Bereich des Internethandels entwickelt wurden (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Sie lassen sich einfach in das CMS der Site integrieren und können für Online- und Offline-Verkäufe verwendet werden. Eine solche Registrierkasse ist in der Lage, sowohl Papierbelege zum Zeitpunkt der Auftragsausgabe auszudrucken als auch digitale Belege an Online-Käufer zu senden.

In der Regel können verschiedene Peripheriegeräte an Fiskalregister angeschlossen werden - Scheckscanner, Erfassungsterminals. Bei Bedarf verwandelt sich diese Art von Registrierkasse in ein mobiles KKM - Sie müssen sich nur mit einem Smartphone verbinden, auf dem die entsprechende Anwendung installiert ist.

Microshops, Inseln in Einkaufszentren

Wenn wir offline über Kleinst- und Kleinunternehmen sprechen, können solchen Unternehmern Budget-POS-Terminals oder Smart-Terminals empfohlen werden. Glazacheva erklärt, dass dies kleine Computer sind, die auch Online-Kassen sind. Solche Geräte können sich beliebig viele Handelsnamen merken, unterstützen den Anschluss von Peripheriegeräten und akzeptieren teilweise sogar Bankkarten. Diese Kategorie umfasst "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (Kosten - 27 Tausend Rubel und mehr).

POS-Terminals verfügen über eine vorinstallierte Software, mit der Sie nicht nur den Umsatz verfolgen, sondern auch verschiedene Marketingtools verwenden können - Boni, Kundenkarten, Ablaufdatum von Rabatten und andere. Außerdem können Sie mit einem intelligenten Terminal die Buchhaltung führen und einige CRM-Funktionen nutzen. Diese Kategorie von Online-Registrierkassen ist die teuerste, aber ihr Preis wird durch ihre breite Funktionalität vollständig bezahlt.

Kleinunternehmen im Bereich Dienstleistungen oder Gastronomie

Tatyana Glazacheva merkt an, dass der Dienstleistungssektor zu vielfältig ist, um eine bestimmte Art von Online-Kasse zu empfehlen. Vieles wird durch die Zielgruppe und die Anzahl der Kunden bestimmt. Nehmen Sie beispielsweise Schönheitssalons, dann benötigen diese eine Online-Kasse mit umfangreicher Funktionalität und Unterstützung für Treueprogramme: POS-Terminals oder Fiskalregister, die mit einem Gadget mit einer EKAM-Anwendung oder ähnlichem verbunden sind. Gleichzeitig kann ein einfacher Friseursalon mit einem Standardservice die kostengünstigste autonome Registrierkasse für Kleinst- und Kleinunternehmen (ATOL 90F und dergleichen) recht erfolgreich einsetzen.

Was das Café betrifft, hängt hier viel vom Sortiment ab. Wenn kein Alkohol vorhanden ist und die Speisekarte weniger als 100 Gerichte enthält, reicht eine Offline-Online-Kasse. Wenn das Café alkoholische Getränke anbietet, benötigen Sie mindestens ein smartes Terminal mit eingebautem UTM-Modul, das Daten an EGAIS übermittelt.

Dinge, die Sie sich merken sollten

1. Wenn Sie immer noch keine Online-Kasse haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine – informieren Sie sich über die neueste Gesetzesfassung.
2. Wenn Sie unter die vorletzte Verzögerung gefallen sind, aber nicht unter die letzte, beeilen Sie sich: Es bleibt nicht mehr viel Zeit bis zum 1. Juli.
3. Lassen Sie sich bei der Auswahl einer Online-Kasse von den Besonderheiten Ihres Unternehmens leiten – vielleicht benötigen Sie kein teures Gerät.
4. Erkundigen Sie sich vor dem Kauf beim Bundessteueramt und vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Gerät darin enthalten ist.