Effizienzgeheimnisse für angehende Führungskräfte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Gestern waren Sie ein gewöhnlicher Angestellter, und heute sollten Sie ein Team aus mehreren Personen führen. Kollegen sehen Sie noch nicht als Chef und fordern schon als Führungskraft. Ein paar Tipps helfen Ihnen, die Situation mit minimalem Verlust für Sie und Ihre Mitmenschen zu Ihren Gunsten zu wenden.

Sie und Untergebene

Das erste, was Ihnen begegnen wird, ist die Unwilligkeit der Untergebenen, Sie als Führungskraft wahrzunehmen, der Wunsch, uninteressante oder schwierige Aufgaben "aus Freundschaft" auf die Bremse zu nehmen.

Der Mitarbeiter muss verstehen, warum er etwas tut

Wenn er das Ziel nicht sieht und es nicht teilt, wird er die Aufgabe höchstwahrscheinlich nicht erfüllen oder bei der Arbeit etwas Interessanteres und Kreativeres tun, aber überhaupt nicht das, was Sie jetzt brauchen. Und immer noch hat niemand das Aufschieben abgebrochen.

Bei der Aufgabenstellung ist es nicht überflüssig zu klären, ob Ihr Untergebener richtig verstanden hat, welche Art von Ergebnis Sie benötigen. Denken Sie daran, dass Ihr Mitarbeiter nicht Zugriff auf alle Besprechungsmaterialien hat, in denen Sie die Strategie und das Produktkonzept ausführlich besprochen haben. Sie geben dem Mitarbeiter nur den Squeeze, die letzten Entscheidungen. Manche Dinge, die Ihnen offensichtlich erscheinen, vergessen Sie vielleicht zu vermitteln.

Der Mitarbeiter muss verstehen, in welchem Zeitrahmen etwas getan werden muss

Gibt es keine Frist, dann besteht kein Bedarf für die unerfüllte Aufgabe. Bei kreativen Aufgaben, deren Frist selbst für einen Manager schwer abzuschätzen ist, und bei großen Aufgaben, die viel Zeit benötigen, ist es wichtig, Zwischenkontrollpunkte zu skizzieren. Erinnern Sie den Mitarbeiter nicht am Tag des Zwischenergebnisses daran, sondern einige Tage davor. So gibst du ihm zusätzliche Zeit zur Vorbereitung und hilfst ihm „Gesicht zu wahren“.

Was ist, wenn die Aufgabe scheinbar richtig gestellt wurde, das Ergebnis aber nicht Ihren Vorstellungen entspricht? Es macht keinen Sinn, nach den Schuldigen zu suchen, es ist besser herauszufinden, welche Maßnahmen helfen, um eine Wiederholung dieser Situation in Zukunft zu vermeiden.

Du und der Chef

Die zweite Schwierigkeit eines Führungsanfängers besteht darin, dass Ihre Vorgesetzten nicht bereit sind, Ihnen einige Ihrer täglichen Aufgaben abzunehmen. Besonders schwierig wird es beim ersten Mal, wenn Sie bereits neue Aufgaben übernommen haben, aber die alten Aufgaben nicht vollständig übertragen haben oder alte Aufgaben bereits übertragen wurden, der neue Mitarbeiter aber noch Ihre Beratung und Unterstützung benötigt. Normalerweise dauert diese Anpassungsphase etwa 2 Monate.

Seien Sie geduldig und vereinbaren Sie eine bestimmte Zeit, beispielsweise von 14:00 bis 14:30 Uhr, die Sie den Fragen widmen, die sich der Neuling angesammelt hat. Bei besonders dringenden Fragen kann er sich natürlich auch außerhalb dieser Zeit an Sie wenden.

Es lohnt sich, auf die Zeitmessung zurückzugreifen, um eindeutige Zeitsenken zu erkennen. Dann muss man Mut fassen und mit den Berechnungen zum Koch gehen. Wenn eine Stunde Ihrer Arbeitszeit mehr kostet, ist es sinnvoll, einen Teil der Routinearbeiten an Ihre Untergebenen zu delegieren.

Du und Du

Andere zu führen ist schwierig, und sich selbst zu führen ist noch schwieriger. Es ist wichtig, proaktiv zu sein. Ein proaktiver Mensch übernimmt die Verantwortung für seine eigenen Angelegenheiten, versucht unangenehme Aufgaben nicht auf später zu verschieben, er bestimmt die Richtung seiner Aktivitäten und Entwicklung. Dies hilft nicht nur bei der Arbeit, sondern im Leben im Allgemeinen.

Sei zuversichtlich. In dem Produkt, das du erschaffst, in den Menschen, in dir selbst.

Denken Sie daran, dass Freundschaft Grenzen hat, wenn es um die Arbeit geht. Sie sind für das Gesamtergebnis verantwortlich, müssen aber nicht alles für Ihre Untergebenen tun und ständig überprüfen. Es ist sinnvoll, manchmal die Zügel loszulassen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einige Probleme selbst zu lösen.

Neue Aufgaben erfordern unweigerlich ein Aufpumpen von Planungskompetenz: Jetzt liegen nicht nur persönliche Aufgaben, sondern auch Aufgaben für Untergebene eine Woche lang verstreut. Wie kann man verstehen, was zuerst getan werden muss und was ins andere Regal geschoben werden kann? Dieses Problem ist besonders akut, wenn es viele Aufgaben gibt, die unterschiedlich sind und unterschiedlich lange dauern. Die Eisenhower-Matrix ist bei der Priorisierung sehr hilfreich.

Es gibt viele Anwendungen, mit denen Sie alle Ihre Aufgaben in einem Programm zusammenfassen können. Die Hauptsache ist, sich daran zu erinnern, dass wir alle Aufgaben in einem ziemlich ruhigen Modus erledigen können, wenn wir genügend Zeit für die Planung unserer eigenen und der Arbeit anderer Personen verwenden.

Es gibt noch eine weitere wertvolle Regel bezüglich der Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden. Zuallererst sollten Sie die Startaufgaben erledigen – solche, ohne die Ihre Kollegen aus anderen Abteilungen ihre Arbeit nicht aufnehmen können. Wenn der Layouter von Ihnen ein verifiziertes Layout erwartet, das morgen an die Druckerei geht und der CEO Sie gebeten hat, heute einen Bericht zu erstellen, dann sollten Sie zunächst mit der Vorlage des Layouts beginnen.

Wie man alles macht: 4 einfache Tricks

Wenn Sie für die operative Arbeit Instant-Messenger verwenden, die am unteren Bildschirmrand obsessiv blinken, und Sie auch eine E-Mail erhalten, über die Sie weniger dringende Aufgaben erhalten, kann die Konzentration schwierig sein. In einer solchen Situation können mehrere Tricks helfen.

1. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag früher und arbeiten Sie morgens, wenn niemand mehr im Büro ist, es angenehm kühl ist und Sie nur das gemessene Brummen eines schlafenden Druckers hören.

2. Arbeiten Sie ein oder zwei Tage von zu Hause aus, wenn es der Arbeitsablauf zulässt.

3. Tragen Sie mit Ihren Kollegen das Recht ein, sich im „Loch“zu verstecken, wenn die Anwesenheit im Büro dennoch notwendig ist. Im Voraus, einen oder sogar zwei Tage, verkünden Sie, dass Sie an diesem und jenem Datum in einem "Loch" sind, daher ist es nicht empfehlenswert, Sie abzulenken.

Schalten Sie Instant Messenger aus, checken Sie morgens oder abends um 17 Uhr Ihre Mails – so verpassen Sie keine Fragen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, und können sich so gut wie möglich auf die Aufgabe konzentrieren.

Zuerst werden Sie abgelenkt, vergessen Sie das "Loch" und verstehen Sie nicht, warum dies erforderlich ist. Im Laufe der Zeit, wenn mindestens ein Viertel der Kollegen diese Methode an sich selbst ausprobieren, wird der Mitarbeiter im "Loch" unantastbar.

4. Kaufen Sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, wenn Sie der glückliche Open-Space-Typ sind. Ja, sie kosten zwar viel, aber der Lärmvorhang, den Ihre Büronachbarn unweigerlich aufstellen, bleibt Ihnen erspart.

Den ersten Schritt haben Sie bereits getan: Werden Sie ein Leader. Die Verantwortung ist gewachsen, aber die Arbeit ist viel interessanter geworden. Schreiben Sie in die Kommentare, auf welche Schwierigkeiten Sie gestoßen sind. Versuchen wir gemeinsam eine Lösung zu finden!