Gantt-Diagramm ist ein Werkzeug für diejenigen, die keine Fristen verpassen möchten

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-15 16:42

Sie werden sehen, was zu tun ist und warum, und Sie werden nichts vergessen.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist ein Planungs- und Aufgabenverwaltungstool, das vom amerikanischen Ingenieur Henry Gantt erfunden wurde. Es sieht aus wie horizontale Balken, die sich zwischen zwei Achsen befinden: die Aufgabenliste vertikal und die Daten horizontal.

Das Diagramm zeigt nicht nur die Aufgaben selbst, sondern auch deren Reihenfolge. So können Sie nichts vergessen und alles zeitnah erledigen.

Wer braucht ein Diagramm

Wenn Sie ein Planungsfan sind und schöne Diagramme lieben, ist das Gantt-Diagramm genau das Richtige für Sie. Sie wird sowohl beim Launch eines Online-Shops als auch bei der Vorbereitung einer Großveranstaltung helfen. Im Alltag ist das Diagramm nützlich, um eine Hochzeit selbst zu planen, ein Haus zu renovieren oder zu bauen, zu reisen oder sich auf eine Sitzung vorzubereiten.

Ein Freiberufler mit einem Gantt-Diagramm wird beispielsweise sicher sein, dass er ein anderes Projekt übernehmen kann. Und die Braut wird sich beim Blick auf den Zeitplan keine Sorgen machen, dass sie nichts tut.

Im Geschäftsleben hilft ein Gantt-Diagramm jedem. Der Auftragnehmer weiß genau, was wann zu tun ist, sein Chef kontrolliert die Termine und der Auftraggeber ist ruhig, wenn er sieht, in welchem Stadium sich der Prozess befindet.

Das Tool wird auch für die Projektpräsentation nützlich sein. Der Kunde oder der Chef sieht den Umfang und das Timing der Arbeit und versteht, warum beispielsweise das Website-Design drei Monate und nicht eine Woche dauert.

Erste Schritte mit einem Gantt-Diagramm

Zunächst müssen Sie eine Tabelle mit den Quelldaten erstellen. Sie können dies überall tun: sogar auf einem Blatt Papier, zumindest sofort im Programm zum Erstellen eines Diagramms.

Die Tabelle benötigt drei Datentypen: den Aufgabennamen, das Startdatum und die Dauer oder das vorhergesagte Enddatum der Aufgabe. Berücksichtigen Sie den Zeitplan, die Ressourcen und das Budget des Projekts, um einen realistischen Endtermin anzugeben.

Nehmen wir zum Beispiel an, ihr zwei beschließt, euer Schlafzimmer neu zu dekorieren. Die Tabelle wird so aussehen:

Wenn die Reparatur von einem Arbeitsteam durchgeführt wird, ist der Zeitpunkt jeder Aufgabe unterschiedlich.

Wo und wie man ein Gantt-Diagramm erstellt

Es gibt Programme, in denen Sie ein Diagramm in mehreren Schritten erstellen müssen. Und es gibt spezielle Tools, bei denen es ausreicht, auf ein paar Symbole zu klicken.

Die Wahl des Werkzeugs hängt von Umfang und Wert des Projekts ab. Wenn Sie selbst ein Diagramm erstellen, können Sie kostenlose Lösungen oder Testversionen von Programmen verwenden. Für große Unternehmen, die mit teuren Projekten arbeiten, sind professionelle Programme besser geeignet.

1. Microsoft Excel

• Preis: 5.199 Rubel für einen PC oder ein lizenziertes Abonnement ab 269 Rubel pro Monat.
• Freie Zeit: 1 Monat.

Eines der beliebtesten Programme zum Arbeiten mit Tabellen und Grafiken. Sie können eine Vorlage verwenden, um Diagramme immer wieder neu zu erstellen.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Preis: ist gratis.

Ein Analogon von MS Excel von The Document Foundation, einem gemeinnützigen Unternehmen.

Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, erstellen Sie eine Tabelle mit Quelldaten. Geben Sie in den drei Spalten die Namen der Aufgaben, ihr Startdatum und die Dauer in Tagen ein.

Wählen Sie dann den Bereich mit Werten aus (Sie müssen die Spaltennamen nicht auswählen) und starten Sie den Diagrammassistenten über das entsprechende Symbol oder über das Menü „Einfügen“→ „Diagramm“.

Wählen Sie ein gestapeltes Balkendiagramm aus. Sie erhalten ein Diagramm in umgekehrter Reihenfolge.

Um eine vertikale Achse zu spiegeln, klicken Sie darauf und wählen Sie "Achse formatieren …". Klicken Sie dann auf der Registerkarte "Skalieren" auf "Umkehren".

Um Datumsangaben auf der horizontalen Achse anzuzeigen, klicken Sie darauf und wählen Sie "Achse formatieren …". Suchen Sie auf der Registerkarte Zahlen das gewünschte Datumsformat. Deaktivieren Sie dann auf der Registerkarte "Skalierung" die Kontrollkästchen "Automatisch" für die Punkte "Maximum", "Minimum" und "Hauptintervall".

Geben Sie in den angezeigten Feldern die Werte ein:

1. Minimum ist das Startdatum der ersten Aufgabe.
2. Maximum ist das Enddatum der letzten Aufgabe.
3. Hauptintervall. Bei kurzfristigen Aufgaben ist ein kleines Intervall (1) erforderlich, damit die genauen Start- und Endtermine im Diagramm sichtbar sind. Und wenn die Aufgaben und das Projekt selbst langfristig angelegt sind, ist es besser, ein größeres Intervall zu wählen, damit der Zeitplan nicht zu lang wird.

Stellen Sie aus Gründen der Lesbarkeit auf der Registerkarte Beschriftung der Y-Achsen-Optionen die Textausrichtung auf 90 Grad ein.

Um nur die Anzeige der Dauerdaten beizubehalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Farbe unnötiger Linien und wählen Sie Datenreihen formatieren. Wählen Sie auf der Registerkarte "Bereiche" aus dem Dropdown-Menü "Keine" aus. Sie haben ein sehr einfaches Gantt-Diagramm.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft-Projekt

• Preis: ab 1.875 Rubel pro Monat.
• Freie Zeit: 1 Monat.

Ein spezialisiertes Produkt von Microsoft für das Projektmanagement. Es ist in bekannte Microsoft-Tools wie Excel, PowerPoint und sogar Skype for Business integriert. Es gibt zusätzliche Add-Ons.

Geeignet für mittlere und große Unternehmen, die nicht nur Daten visualisieren, sondern auch Projekte, Projektportfolios und Ressourcen vollständig verwalten möchten.

Die Diagrammvorlage ist in das Programm integriert, sodass Sie nur ein Minimum an Aufwand benötigen.

Microsoft-Projekt →

4. OnlyOffice

• Preis: ab 60 Rubel pro Monat.
• Freie Zeit: 1 Monat.

Projektmanagement-Software. Bei der Registrierung stehen Ihnen die Funktionen CRM, Mailserver, Arbeiten mit Dokumenten, Corporate Chat und Blog zur Verfügung.

Das Diagramm wird automatisch erstellt, nachdem alle Aufgaben in die Projektstruktur eingetragen wurden. Abhängigkeiten und Fristen können direkt auf dem Diagramm durch Ziehen und Ablegen von Aufgaben mit der Maus festgelegt werden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, es gibt Tipps.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Preis: ab 14 $ pro Monat.
• Freie Zeit: 1 Monat.

Das Tool ist für das Management der Zusammenarbeit geschärft. Sie können Vorlagen für Projekte und wiederkehrende Aufgaben verwenden. Es gibt eine Integration mit Office-Anwendungen von Microsoft, Google und anderen.

Geeignet für große Unternehmen mit Großprojekten und Freiberufler, die bereit sind, sich den Projekten anderer anzuschließen.

Das Erstellen eines Projekts ist wie das Erstellen einer Liste von Aufgaben in Tabellen. Sie können Tabellen aus Ihren Dokumenten importieren. Das Gantt-Diagramm wird erstellt, indem Sie auf das entsprechende Symbol im Abschnitt "Ansichten" klicken.

Die Benutzeroberfläche ist russifiziert, aber die Videoanleitung ist auf Englisch.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Preis: ab 6, 5 Dollar pro Monat.
• Freie Zeit: 14 Tage.

Sie können mehrere Arbeitsbereiche erstellen und verschiedene Projektteams verwalten. Sie können Aufgaben, ihre Fristen und Abhängigkeiten direkt im Diagramm bearbeiten, indem Sie Elemente mit der Maus ziehen und ablegen.

Es gibt Verwaltung von Ressourcen, Arbeitszeitplan der Darsteller, Stundensätze und Projektkosten. Sie können den Zugriff per Verweis gewähren oder das Diagramm zur Präsentation an den Kunden exportieren.

Bei der Erstellung eines Projekts bietet Ihnen das Programm an, einen kurzen Fragebogen zu Ihrem Unternehmen auszufüllen, um eine geeignete Vorlage zu finden. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten oder eine eigene erstellen.

GanttPRO →

7. Komindware

• Preis: ab 300 Rubel pro Monat.
• Freie Zeit: auf Anfrage des Verwalters.

Comindware ist für mittlere bis große Unternehmen geeignet. Das Programm ermöglicht es Ihnen, Projekte, Ressourcen und Geschäftsprozesse zu verwalten. Geschäftsprozesse können direkt in Projekte integriert werden. Verfügt über ein eigenes soziales Unternehmensnetzwerk. Sie können Dateien aus Tabellen importieren, Projekte und Aufgaben aus MS Project übertragen.

Komindware →

8. "Google-Tabellen"

Preis: ist gratis.

Der Google Tabellen-Diagramm-Assistent hilft hier nicht. Aber es gibt eine Problemumgehung - bedingte Formatierung.

Nachdem Sie die Anfangsdaten in die Tabelle rechts daneben eingegeben haben, geben Sie die Daten des Projekts ein.

Wählen Sie den Zellbereich zwischen den Originaldaten und den Daten aus. Dort wird ein Diagramm erstellt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Bedingte Formatierung.

Wählen Sie im Menü Zellen formatieren Ihre Formel aus und geben Sie = UND (E $ 1 = $ B2) ein. E1 ist die erste Zelle der Projektdaten. C2 - Zelle mit dem Ende der ersten Aufgabe. B2 - Zelle mit dem Beginn der ersten Aufgabe.

Das Gantt-Diagramm ist fertig. Sie können Termine ändern und neue Aufgaben hinzufügen. Denken Sie daran, den Bereich für die bedingte Formatierung nach Bedarf anzupassen.