Warum verpassen wir Fristen und wie können wir das stoppen?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wenn Sie traurig sind, dass Sie nie Zeit haben, Ihre Arbeit pünktlich einzureichen, dann lesen Sie dringend diesen Artikel. Wir erklären, warum verpasste Fristen nicht Ihre Schuld sind und wie Sie Fristen trotzdem einhalten können.

Ich liebe Fristen! Vor allem die Pfeife, mit der sie brechen.

Schriftsteller Douglas Adams

Wir alle wissen, wie wichtig Planung für effektives Arbeiten ist. Manchmal sind wir buchstäblich besessen von ihm. Aber wenn es an der Zeit ist, mit der Umsetzung der Aufgabenliste zu beginnen, fangen wir an, sie zu verschieben, bis zur letzten Minute durchzuhalten oder sogar die Fristen komplett zu stören. Das passiert jedem mehr oder weniger. Und dafür gibt es eine Berechtigung, die in den Eigentümlichkeiten unseres Denkens liegt.

Warum verpassen wir Fristen?

Vielleicht haben Sie die Geschichte des Sydney Opera House gehört, das 1963 für 7 Millionen A $ geplant und nur 10 Jahre später, im Jahr 1973, fertiggestellt wurde. Darüber hinaus wurde das ursprüngliche Design des Theaters zahlreichen Änderungen unterzogen und das Gebäude ist kleiner geworden, wodurch 102 Millionen Dollar ausgegeben wurden!

Designer sind einem weit verbreiteten Fehler zum Opfer gefallen: Sie haben die Dauer einer Aufgabe falsch eingeschätzt. Immer wieder mussten sie Fristen verschieben und den Arbeitsplan ändern, weil sie die Probleme, die die Projektgeschwindigkeit beeinflussten, nicht berücksichtigten.

Unser Denken ist so strukturiert, dass wir so viel Zeit und Geld einplanen, wie nötig ist, wenn alles nach dem besten Szenario läuft.

Aber zwangsläufig gibt es Hindernisse auf dem Weg, wodurch das Arbeitsvolumen rapide ansteigt. Dann erklären wir die Terminüberschreitung damit, dass unvorhergesehene Umstände eingetreten sind und nicht, dass wir deren Eintritt in der Planungsphase nicht berücksichtigen konnten.

Warum brauchen wir überhaupt Fristen?

Strenge Deadlines brechen nicht nur ständig zusammen, sondern bringen den Projektbeteiligten auch viel Stress, also vielleicht besser ablehnen? Nein. Oftmals ist eine Deadline der einzige Grund, warum ein Job überhaupt in Gang kommt.

Früher wurde das Wort Deadline verwendet, um die Grenze um das Gefängnis herum zu beschreiben, jenseits derer die Gefangenen Tag und Nacht nicht intervenieren konnten, unter Androhung einer sofortigen Kugel.

Jetzt sind Fristen ausschließlich mit Arbeit verbunden, und ihr Versagen bedroht nicht die Ausführung der gesamten Abteilung. Aber das Wesentliche bleibt gleich: Die Deadline ist Leben oder Tod für Ihre Produktivität oder Ihr Projekt.

Die Arbeit füllt die dafür vorgesehene Zeit aus.

Parkinson-Gesetz

Jede Aufgabe dauert so lange, wie Sie ihr zuteilen. Deshalb fragen wir uns manchmal, wie schnell wir etwas erledigen können. Aus dem gleichen Grund sind wir in den letzten Minuten oft an der Grenze der Möglichkeiten, um das, was für mehrere Tage oder sogar Wochen zugeteilt wurde, zu beenden.

Unter Berücksichtigung des Parkinson-Gesetzes verstehen wir, dass wir es für immer tun werden, wenn wir den Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgabe nicht festlegen!

Wie man ständige Deadlines überwindet

Wie gehen Sie mit schlechter Planung um und nutzen die Anwesenheit von Terminen zu Ihrem Vorteil? Es wird sehr schwierig, weil wir die systematischen Irrtümer unseres Denkens bekämpfen müssen. Aber zu wissen, wie Fristen unser Verhalten verändern, kann uns helfen, produktiver zu sein.

Heller Start

Wenn Sie das Arbeitspensum auf einen Monat, eine Woche, sogar einen Tag im Voraus verteilen, punkten Sie den Beginn der Periode so eng wie möglich und entlasten Sie die restliche Zeit bis zum Abgabetermin so weit wie möglich.

Konzentrieren Sie sich zuerst auf die schwierigsten, wichtigsten und zeitaufwendigsten Aufgaben des Projekts. Sie werden sie immer noch länger machen, als Sie erwartet haben. Sich demütigen. Aber dank Ihres aktiven Starts haben Sie am Ende des Zeitraums die Zeit, die Sie für die Lösung ungeplanter Probleme und das Erledigen von Aufgaben verwenden.

Am Vorabend der Deadline müssen Sie sich nicht kopfüber in neue komplexe Aufgaben stürzen und auf Fallstricke stoßen, die Sie noch nicht kennen.

Nachfrist

Legen Sie für sich selbst eine Frist ein paar Tage früher als die tatsächliche fest. Das rät der Vermarkter Matthew Guay von Zapier. Ideal, wenn Sie nicht wissen, wie viel Zeit Sie von Ihrem persönlichen Termin bis zu Ihrem wirklichen Termin haben - ein oder drei Tage. Aber eine solche Situation wird schlecht dargestellt. Sie werden sich natürlich noch daran erinnern, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt, daher wird es Willenskraft erfordern, Ihre Fristen nicht zu stören.

Überlegen Sie sich eine Art Belohnung für sich selbst, wenn Sie die Arbeit fristgerecht erledigen. Die Zufriedenheit mit pünktlich erledigten Aufgaben wird jedoch eine gute Belohnung sein.

Öffentliche Stellungnahme

„Ich gelobe feierlich, den Artikel bis fünf Uhr abends fertig zu stellen“– sagen Sie es nicht im Kopf, sondern laut ins ganze Büro. Jetzt ist Ihr Selbstwertgefühl ins Spiel gekommen. Was wird für Sie schmerzhafter sein: sich zu aktiver Arbeit zu zwingen oder Fristen zu verpassen und Ihr Versagen laut einzugestehen?

Die Autorin Evelyn Waugh hat zu Beginn ihres neuen Romans Return to Brideshead öffentlich erklärt: "Ich beginne ein neues Buch und werde es in drei Monaten schreiben." Er hielt die Frist nicht ein und forderte mehrmals, erneut öffentlich, eine Verschiebung der Frist. Trotzdem beendete er den Roman ziemlich schnell, denn er wusste, dass sich die Leser an sein Versprechen erinnern und darauf warten, dass es erfüllt wird.

Ständige Erinnerung an die nahende Deadline

Wenn wir mit der Arbeit an einem großen Projekt beginnen, dann ist der Zeitrahmen normalerweise ziemlich lang. Die Frist wird zu einer Art Abstraktion – irgendwo da draußen, eines Tages. Je näher es ist, desto klarer erkennen wir genau, wie viel Zeit uns noch bleibt, und können deren Menge und die Menge der verbleibenden Arbeit angemessener vergleichen.

Setze dir regelmäßige Erinnerungen, die dich ständig in die Realität zurückbringen und dich darüber informieren, dass der Tag X näher rückt:

• das Fälligkeitsdatum läuft in einem Monat ab;
• Woche;
• drei Tage;
• der Tag;
• 8 Uhr.

Ja, es ist stressig, es wird nervig sein. Aber vielleicht ist das die einzige Möglichkeit, sich anzuspornen?

Jedes Geschäft dauert immer länger als gedacht, auch mit Hofstadter Gesetz.

Hofstädter Gesetz

Dieses komische rekursive Gesetz von Douglas Hofstadter, Ph. D., spricht von der Unmöglichkeit der Terminplanung. Fristen sind buchstäblich dazu da, um vereitelt zu werden. Wir hoffen jedoch, dass Sie mit unseren Ratschlägen nicht an die Belastungsgrenze drängen, wo die ständige Nichteinhaltung von Terminen Ihrem beruflichen Ruf extrem schadet und Sie in Dauerstress versetzt.