Wie man einen Zeitplan für jeden Tag erstellt und ihn nie bricht

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Zeit ist zweifellos die wertvollste Ressource, die wir besitzen. Daher sind Zeitmanagement-Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung. Aber es reicht nicht aus, einen guten Zeitplan zu erstellen. Diese Tipps helfen Ihnen, es so zusammenzustellen, dass Sie die festgelegte Reihenfolge nicht durchbrechen möchten.

Ihr Wohlbefinden, Ihre Produktivität und Ihre gute Laune hängen davon ab, wie Sie Ihre Zeit einteilen. Verwenden Sie diese Tipps und erstellen Sie einen Zeitplan, der fast eine Todsünde wäre.

1. Sie müssen ohne Unterbrechung arbeiten

Wenn Sie hauptsächlich intellektuell arbeiten (z. B. Designer, Ingenieur, Schriftsteller, Wissenschaftler), müssen Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und den sogenannten Flow einfangen. Um gut und produktiv zu arbeiten, lassen Sie im Zeitplan klare Intervalle, in denen Sie nicht abgelenkt oder unterbrochen werden oder Ihren Arbeitsplatz verlassen. Nutzen Sie diese Zeitfenster nur für die Arbeit.

Die optimale Zeit lässt sich nach der von Facebook-Manager David Gillis vorgeschlagenen Regel leicht berechnen.

Ihr Wochenplan sollte mindestens sechs Lücken von mindestens dreieinhalb Stunden Länge haben, die ausschließlich für ununterbrochenes Arbeiten vorgesehen sind.

Es ist schwierig, aber es ist notwendig, danach zu streben. Grundsätzlich müssen Sie bis zum Mittag täglich dreieinhalb Stunden arbeiten. Und finden Sie einen Tag, an dem Sie dreieinhalb Stunden nonstop und nachmittags arbeiten.

Überprüfen Sie Ihren Zeitplan. Gibt es einen Platz darin, diese Regel umzusetzen? Wenn kein Platz vorhanden ist, haben Sie ein Problem. Und Sie müssen es dringend lösen.

Was passiert, wenn Sie diese Regel nicht befolgen?

• Sie werden nicht produktiv sein.
• Sie müssen Ihre Arbeit nach Feierabend oder nachts beenden oder Ihre Wochenenden damit verbringen.

Sie werden in diesem Zustand offensichtlich nicht lange durchhalten. Versuchen Sie also, Ihren Zeitplan so zu ändern, dass er der Regel entspricht. Dazu können Sie:

• Besprechungen verschieben, damit sie Sie nicht von der Arbeit ablenken;
• einen Tag finden, an dem es keine Meetings, keine Meetings, keine Planungsmeetings gibt;
• Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten: Er ist sicher bereit, Ihren Tag zu optimieren, damit Sie effizienter arbeiten.

Sobald Sie einen Zeitplan zusammengestellt haben, der diese Zeitblöcke genau definiert, behandeln Sie ihn wie Omas Schmuck. Heiliger Bimbam. Sammlung Weinflasche.

Um es einfacher zu machen, dem neuen Zeitplan zu folgen, erklären Sie sich selbst, warum Sie ihn brauchen. Setze dir ein Ziel. Sagen Sie zum Beispiel: "Ich möchte ein Projekt in einer Woche fertigstellen."

Die Arbeit wird Ihnen leicht und angenehm sein. Suchen Sie sich einen bequemen Ort, deaktivieren Sie die Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon, trinken Sie einen Kaffee. Fangen Sie den Fluss ein und bringen Sie sich in den Prozess ein.

2. Überprüfen Sie Ihren Zeitplan wöchentlich

Entscheide dich für deine Prioritäten

Ihr Zeitplan sollte für Montag ein 30-Minuten-Fenster haben. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Kalender für die nächste Woche zu überarbeiten. Entscheiden Sie, welche drei Hauptziele Sie in den nächsten sieben Tagen erreichen müssen. Was sind Ihre Prioritäten?

Überprüfen Sie unbedingt alle Termine für diese Woche. Sie sollten Arbeitszeitblöcke nicht unterbrechen.

• Wenn Sie zu einer Veranstaltung eingeladen werden, von der Sie nichts wissen, schreiben Sie an den Veranstalter und fragen Sie nach dem Programm der Veranstaltung.
• Wenn Sie ein geplantes Meeting mit einer Person haben, aber diesmal nichts zu besprechen haben, sagen Sie es ab.
• Wenn Sie ein Meeting oder eine Präsentation geplant haben, planen Sie auch etwas Vorbereitungszeit ein.
• Wenn kein Meeting geplant ist, Sie aber einige wichtige Fragen für eine Person oder ein Team haben, planen Sie ein Meeting, ein Meeting oder zumindest einen Telefonanruf.

Aktive Planung ist nicht einfach. Dafür bekommen Sie sieben Tage lang das angenehme Gefühl, Ihre Zeit vollständig im Griff zu haben.

3. Fragen Sie sich, ob Sie in diesem Meeting so sein müssen

Meetings, Meetings, Präsentationen – all das frisst viel Zeit. Normalerweise sind solche Veranstaltungen ungünstig geplant und völlig wirkungslos. Warum werden sie überhaupt benötigt?

Warum erscheinen wir auf ihnen?

• Wir wollen den anderen nicht verärgern. Er hat einen Termin für Sie vereinbart, was bedeutet, dass er etwas besprechen muss. Widerstrebend stimmen Sie zu, zu dem Treffen zu kommen und Ihre wichtigen Angelegenheiten zu opfern.
• Wir fühlen uns in den Prozess eingebunden. Wenn zum Beispiel das gesamte Team zusammenkommt, um ein Projekt zu besprechen, haben Sie das Gefühl, dass Sie unbedingt kommen sollten. Andernfalls werden Ihre Kollegen denken, dass Sie nicht so engagiert sind wie andere.
• Der Wunsch, Bescheid zu wissen. Wenn das Meeting wichtig erscheint (zum Beispiel wird jemand aus der Geschäftsleitung dabei sein oder es soll eine schicksalhafte Entscheidung getroffen werden), möchten Sie natürlich dabei sein.

Tatsächlich könnte Ihre Effizienz höher sein, wenn Sie am Arbeitsplatz bleiben und sich nicht aus dem Prozess lösen. Woher wissen Sie, an welchem Meeting Sie teilnehmen müssen und welches Sie überspringen können? Verwenden Sie diese Regel.

Sie müssen zum Meeting kommen, wenn:

a) Sie sind zuversichtlich, dass Ihre Anwesenheit das Ergebnis der Sitzung beeinflusst, b) Sie steigern Ihre Effizienz durch dieses Treffen.

Um zu sehen, ob Ihre Anwesenheit das Ergebnis des Meetings beeinflusst, fragen Sie sich, ob Sie über Ihre Arbeit sprechen oder schweigend sitzen möchten. Vielleicht findet sich jemand im Saal, der Ihre Meinung selbstbewusster und besser ausdrücken kann.

Um zu sehen, ob Sie nach diesem Meeting effektiver sind, fragen Sie sich, ob Sie in diesem Meeting etwas Neues lernen werden. Wenn Sie nichts Neues lernen, keine Fragen stellen wollen, nicht über Ihre Arbeit sprechen und deshalb keine konstruktive Kritik erwarten, wird Ihre Effektivität wahrscheinlich nicht zunehmen.

Wenn Sie sich weder im ersten noch im zweiten Fall erklären können, warum Sie zu diesem Treffen kommen müssen, überspringen Sie es. Ihre Zeit ist begrenzt und Sie müssen jede Minute mit Bedacht nutzen.

4. Gestalten Sie Ihre Meetings effektiv

Bestimmte Besprechungen und Termine können effizienter und produktiver sein. Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitsevent diese Kriterien erfüllt und beantworten Sie einige Fragen.

• Es gibt eine klare Tagesordnung und einen klaren Zweck des Treffens. Wenn nicht, bitten Sie den Organisator, am Ende des Meetings genau anzugeben, was erreicht werden muss.
• Sind diejenigen, die nicht an der Versammlung teilnehmen, bei der Versammlung anwesend? Je größer das Planungsmeeting ist, desto mehr kostet es jedes Teammitglied, desto mehr Fähigkeiten und Fertigkeiten werden vom Leiter verlangt.
• Könnten Sie ein großes Meeting in mehrere kleinere Meetings aufteilen? So wird das gesamte Team während des Meetings arbeiten, seine Meinung äußern und die geleistete Arbeit besprechen.
• Läuft die Diskussion beiseite? Behalten Sie die Zeit im Auge: Wenn sich das Gesprächsthema ändert, lässt man sich leicht ablenken und vergisst, wie viele Minuten bis zum Ende des Meetings bleiben. Erlauben Sie sich nicht, Ihre kostbare Zeit so gedankenlos zu verschwenden. Erinnern Sie Ihre Kollegen daran: "Wir haben noch 10 Minuten Zeit, und wir haben einige Punkte nicht berührt."

5. Lass dir Zeit für Studium und Kreativität

Nicht alle wichtigen Aufgaben müssen dringend erledigt werden. Aber planen Sie für diese Aktivitäten unbedingt eine Zeit ein.

Lassen Sie, je nachdem, welches Ziel Sie sich setzen, ein Zeitfenster für Studium, Kreativität oder Inspiration. Es kann ziemlich klein sein - nur ein paar Stunden. Aber in ein paar Jahren werden Sie sich für diese glücklichen Stunden bei sich selbst bedanken. Selbst eine so kleine Investition wird sich in Zukunft rentieren.

Ich zeichne zum Beispiel sehr gerne und glaube, dass diese Fähigkeit nicht verloren gehen kann. Daher sind in meinem Stundenplan nur zwei Stunden für das Zeichnen vorgesehen. Ich male am Sonntag, dem am wenigsten beschäftigten Tag in meinem Terminkalender. Das ist genug, um Spaß zu haben und nicht zu vergessen, wie man eine Bürste in den Händen hält.

6. Denken Sie daran: Sie müssen alles tun, was Sie geplant haben

Egal, ob Sie es lieben oder nicht.

Ich liebe den doppelten Cheeseburger sehr, aber ich esse ihn viel seltener als Salate, Müsli und Suppen. Ganz einfach, weil es nicht gesund und stark ist, ständig doppelte Cheeseburger zu essen. Manchmal ist es sehr schwierig, sich dazu zu zwingen, das richtige Essen zu sich zu nehmen. Aber diese Schwächen gilt es zu überwinden, denn das ist gut für die Gesundheit.

Das gleiche gilt für Ihren Zeitplan. Tu, was du liebst. Tun Sie, was Sie nicht so sehr lieben, sondern was Ihnen guttut, Ihrer Karriere, Ihrer Gesundheit, Ihrer Entwicklung. Die Punkte in Ihrem Terminplan sind aus einem bestimmten Grund entstanden: Wir haben bereits alles Unnötige verworfen, es gibt nur das, was Ihnen hilft, besser zu werden.

Jetzt kann der Zeitplan nicht verletzt werden.