Wie man der produktivste Mitarbeiter im Büro ist und trotzdem um 17:30 Uhr nach Hause geht

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Manchmal erscheint uns die To-Do-Liste endlos. Schon beim Anschauen fühlen wir uns von harter Arbeit erschöpft. Uns alle quält die Frage, wie man produktiv sein kann, Zeit hat, alle Arbeitsaufgaben zu bewältigen, aber gleichzeitig nicht Tage und Nächte bei der Arbeit zu verbringen. In diesem Artikel werden wir versuchen, sie zu beantworten.

Das ist Cal Newport. Und er kann als wirklich produktiv bezeichnet werden, da er:

• ein Professor an der Universität, der dort hauptberuflich verbringt und neben Paaren verschiedene Aktivitäten für Studierende organisiert;
• schreibt sechs (oder sogar mehr) Artikel pro Jahr für wissenschaftliche Zeitschriften;
• Autor von vier ausgezeichneten Büchern und arbeitet derzeit an einem fünften;
• fürsorglicher Ehemann und Vater;
• unterhält einen Blog über Produktivität und Effizienz, der regelmäßig mit neuen Einträgen aktualisiert wird.

Trotz alledem beendet er seine Arbeit um 17.30 Uhr und macht am Wochenende selten Geschäfte.

Nein, er ist kein Superheld und hat kein Team von 15 Helfern. Hören wir für eine Minute auf, neidisch auf solche Organisation und Effizienz zu sein, und denken wir darüber nach, wie Cal alles schafft.

Im Folgenden finden Sie Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, nicht mehr faul zu sein, einfach mehr zu tun und das Büro um 17:30 Uhr nach Hause zu verlassen. Also, lass uns beginnen.

1. To-do-Listen sind böse. Planen Sie selbst

To-do-Listen allein sind nutzlos. Sie sind nur Ihr erster Schritt. Sie müssen sich einen klaren Zeitplan erstellen. Wozu? Dies hilft Ihnen zu planen, was Sie tatsächlich tun können. Auf diese Weise können Sie eine bestimmte Aufgabe genau dann erledigen, wenn Sie sie am effizientesten erledigen können, und nicht nur, weil sie auf Platz vier der Liste steht.

Solange Sie nicht für jede Aufgabe ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit auf Ihrer Liste haben, sind Sie nur Wunschdenken.

Cal Newport

Planung ermutigt Sie, sich der Realität zu stellen. Sie haben eine begrenzte Zeit und eine bestimmte Anzahl von Aufgaben. Sie können jedoch nicht genau bestimmen, wie lange jede Aufgabe für Sie dauert. Wenn Sie den gesamten Arbeitsumfang betrachten, können Sie jede Arbeitsstunde produktiv verbringen, mehr herausholen und arbeiten, wo und wann und wo es für Sie bequemer ist.

Experten sind sich einig, dass Sie sich im Voraus zum Scheitern verurteilen, wenn Sie die genaue Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird, nicht berechnen.

Sicherlich denken viele von Ihnen jetzt, dass die meisten Aufgaben plötzlich auftreten und nicht vorhersehbar und planbar sind. Ja, solche plötzlichen Aufgaben lassen sich natürlich nur sehr schwer in Ihren Terminplan einplanen. Aber dafür müssen Sie nicht sieben Spannen in der Stirn haben. Alles kann sich jederzeit ändern. Trotzdem muss man einen Plan haben, sonst verschwendet man seine eigene Zeit.

Möchten Sie aufhören, ein Zauderer zu sein? Der Zeitplan hilft Ihnen.

Cal Newport

Die Erkenntnis, dass Sie einen klar geplanten Arbeitsumfang haben, reduziert bereits die Lust am Aufschieben. Sie überlegen nicht, ob Sie jetzt arbeiten sollen oder nicht – die Entscheidung ist schon gefallen.

Klingt das zu geordnet und macht dir nicht zu viel Spaß? Denke falsch.

Untersuchungen belegen, dass nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Freizeit eine gute Idee ist. So verbessern Sie Ihre Lebensqualität: Der Lebensstandard von Menschen, die auch ihre Freizeit klar planen, ist viel höher als der von Menschen, die dies nicht tun.

Okay, wir haben die To-Do-Liste abgelegt und einen bestimmten Zeitplan zusammengestellt. Jetzt lernen wir, wie man Prioritäten setzt, denn man kann nicht 24 Stunden sieben Tage die Woche arbeiten, oder?

2. Nehmen Sie an, dass Sie um 17.30 Uhr nach Hause gehen, und planen Sie dann, was Sie vor dieser Zeit erledigen müssen

Die Arbeit wird die ganze Zeit in Anspruch nehmen, die Sie ihr geben. Geben Sie ihr 24 Stunden, sieben Tage die Woche, und seien Sie versichert, der Job wird all diese 168 Stunden in Anspruch nehmen.

Wer Beruf und Privatleben vereinbaren will, muss Grenzen setzen. Zeitbeschränkungen tragen zu Ihrer Effizienz bei.

Setzen Sie sich selbst eine Frist: Sie verlassen die Arbeit um 17.30 Uhr. Und dann planen Sie die Menge an Aufgaben, die Sie bis zu diesem Zeitpunkt meistern können.

Cal nennt diesen engen Zeitplan Leistung.

Du kannst auch andersherum gehen: Erstelle dir den idealen Arbeitsplan für einen Penner und mache dann genau das Gegenteil. Arbeite hart und hart, ohne dich selbst zu bemitleiden. Vertrauen Sie mir, wenn Sie hart arbeiten, finden Sie intelligente und nützliche Lösungen von selbst.

Aber vergessen Sie nicht, dass Sie sich vor Überarbeitung schützen müssen. Sie sollten das Gefühl haben, Ihren Zeitplan unter Kontrolle zu haben. Je mehr Sie das Gefühl haben, die Situation unter Kontrolle zu haben, desto weniger Stress erleben Sie.

Okay, du stellst dir den perfekten Tag für einen Penner vor und machst das Gegenteil. Dies wird Ihnen helfen, Ihre aktuellen Aufgaben effizient zu bewältigen. Wie sieht es mit langfristigen Projekten aus?

3. Machen Sie einen Plan für die laufende Woche

Ich denke, Sie werden mir zustimmen, dass kurzfristige Pläne nicht mehr cool sind. Wenn Sie nur an heute denken, werden Sie nie die Nase vorn haben.

Willst du Bücher schreiben, dich an verschiedenen Aktivitäten beteiligen, forschen und gleichzeitig gute Eltern sein? Sie brauchen einen konkreten Plan für die Woche.

Cal Newport

Die Leute schauen sich nicht gerne langfristige Pläne an, aber sie vergessen, wie viel Nutzen sie ihnen bringen können. Ich weiß, was ich jede Stunde, jeden Tag, jede Woche, jeden Monat meines Lebens tue. Glauben Sie, dass das schwierig ist? Einfacher als Sie denken. Am Montagmorgen dauert es eine Stunde. Nur.

Montagmorgen mache ich einen Plan für die Woche. Ich gehe meine Post durch, denke über die Aufgaben nach, die ich erledigen muss, schaue in meinen Kalender und überlege, wie ich meine Zeit so planen kann. Sobald ich einen Plan habe, schicke ich ihn mir selbst per E-Mail, jetzt sehe ich ihn immer in meinem Posteingang. Hier kann ich es jeden Tag beobachten, und ich kann auch immer wieder mehrmals am Tag darauf zurückkommen, wenn ich plötzlich meine Prioritäten vergesse.

Und Cal hat recht. Sie verbringen Ihre Zeit effizienter, wenn Sie einem Plan folgen.

Vielleicht denken Sie, dass es ausreicht, alle anstehenden Aufgaben der Woche im Kopf durchzudenken, aber es ist nicht notwendig, sie aufzuschreiben. Nein das ist nicht so.

Wenn Sie einen Geschäftsplan schreiben, werden Sie sich eher daran halten: Sie haben etwas Greifbares, nicht Ideales, das Sie an Ihre Prioritäten erinnert.

So haben Sie jetzt einen klaren Zeitplan und einen Wochenplan. Aber Sie haben das Gefühl, dass noch etwas fehlt. Und du denkst richtig.

4. Erledigen Sie weniger Aufgaben, aber tun Sie es mit Leidenschaft

Du denkst wahrscheinlich so etwas wie: „Ich habe einfach zu viel zu tun. Ich werde sie in der vorgegebenen Zeit nie bewältigen können."

Und Cal gibt zu, dass Sie Recht haben könnten. Aber man sollte nicht vor 22:00 aufgeben oder in Panik arbeiten.

Sie sollten weniger zu tun haben als jetzt. Denken Sie daran, dass nicht alle Ihre Angelegenheiten so wichtig sind, wie sie erscheinen mögen. Du sagst öfter ja, als du solltest. Fragen Sie sich: "Was ist mir im Leben wirklich wertvoll?" Und dann so viel Unnötiges wie möglich abschneiden.

Cal Newport

Wir werden immer für das geschätzt, was wir am besten können. Wenn Sie also erfolgreich sein wollen, lassen Sie sich nicht überfordern, lassen Sie weniger Aufgaben erledigen, aber Sie haben die Möglichkeit, diese besser zu erledigen. Die Leute sagen zu oft ja. Ich sage nein zu vielen und vielen. Ich meide gnadenlos Aufgaben, die mich entspannen, wenn ich das Gefühl habe, dass sie mir nicht wirklich wichtig sind.

Sie haben das Gefühl, überhaupt keine Zeit zu haben, aber John Robinson, ein Zeitmanagement-Spezialist, stimmt Ihnen nicht zu und glaubt, dass wir heute viel mehr Freizeit haben können als je zuvor.

Er besteht darauf, dass moderne Menschen nicht härter arbeiten als ihre Vorgänger (obwohl die meisten von uns anders denken). Untersuchungen zeigen, dass Menschen in den letzten 40 Jahren viel weniger Zeit damit verbracht haben, Arbeitsaufgaben zu erledigen und sich viel eher unproduktiven Ablenkungen hingeben. Jeder, so John, hat Zeit zum Ausruhen.

Was ist die Schlussfolgerung daraus? Sie haben das Gefühl, keine Zeit zu haben, weil sie in lästige kleine Aufgaben zerrissen wird, die Ihr Leben und Sie auslaugen.

Also, mach weniger. Aber tun Sie es "weniger" mit Leidenschaft und Aufregung.

Ihre Pläne sind strukturiert und passen perfekt in Ihren Zeitplan. Aber eine Frage bleibt noch offen: Welche Aufgaben sollten Sie erfüllen?

5. Achten Sie weniger auf kleine Aufgaben – konzentrieren Sie sich auf das, was von höherer Priorität ist

Bei der Arbeit machen wir verschiedene Dinge. Kleinigkeiten wie das Parsen von E-Mails, aktuellen und wenn man bedenkt, nicht immer notwendigen Meetings und das Abhören des nächsten Büroklatsches erfordern von uns keine besondere mentale Anstrengung. Sie setzen Ihre Talente hier nicht ein. Wenn Sie in einem wichtigen Geschäft tätig sind, erfordert dies die Aktivierung all Ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten. Dies führt zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen.

Was ist das Problem bei kleinen Aufgaben? Wir ertrinken im „flachen Wasser“.

Menschen, die oft am Wochenende und nachts arbeiten, haben das Gefühl, viel weniger zu tun als diejenigen, die sich um fünf Uhr abends von der Arbeit verabschieden. Dies liegt daran, dass sie viel arbeiten, aber die Bedeutung der Aufgaben, die sie ausführen, nicht groß ist.

Es ist unwahrscheinlich, dass jemand CEO wurde, nur weil er alle E-Mails beantwortet oder an einem unnötigen kleinen Meeting teilgenommen hat. Ja, die gewissenhafte Ausführung selbst kleiner Aufgaben bewahrt Sie vor Entlassungen, aber Sie können sich nur weiterentwickeln, wenn große Aufgaben zu Ihrer Hauptpriorität werden.

Nehmen Sie sich Zeit, um sich ausschließlich vorrangigen Aufgaben zu widmen. Wie starte ich dieses schwierige Geschäft?

Die Hauptsache ist, dass Sie morgens aufhören, Ihre E-Mails zu checken.

Tim Ferris Bestsellerautor von How to Work 4 Hours a Week

Versuchen Sie, Ihre E-Mails in den ersten zwei Stunden nach dem Aufwachen nicht zu überprüfen. Für manche Menschen ist es sogar schwer sich das vorzustellen, sie werden sicherlich Fragen haben wie: „Wie kann ich das machen? Ich muss unbedingt meine Post checken, sonst komme ich nicht zur Arbeit. Sie werden überrascht sein, dass dies in den meisten Fällen überhaupt nicht der Fall ist.

Ja, vielleicht sollten Sie wirklich in Ihre E-Mails gehen und Informationen sammeln, die es Ihnen ermöglichen, die Aufgabe zu 100% zu erledigen. Aber Sie können es zuerst zu 80 oder 90% ausfüllen und erst dann in Ihre Briefe kriechen, um zusätzliche Informationen zu erhalten. So ersparen Sie sich morgens unnötige und überflüssige Informationen, auf die Ihre Aufmerksamkeit definitiv gelenkt wird, und können sich ausschließlich der Arbeit widmen.

Wie bringen wir all dies zusammen? Seltsamerweise nur um es zusammenzufassen.

Cal hat uns fünf gute Tipps gegeben:

1. To-do-Listen sind böse. Machen Sie sich einen Zeitplan.
2. Nehmen Sie an, dass Sie um 17.30 Uhr nach Hause gehen, und planen Sie dann, was Sie vor dieser Zeit erledigen müssen.
3. Machen Sie einen Plan für die laufende Woche.
4. Erledigen Sie weniger Aufgaben, aber tun Sie es mit Leidenschaft.
5. Achten Sie weniger auf kleine Aufgaben – konzentrieren Sie sich auf höhere Priorität.

Jetzt klingen die Worte "Zeitplan" und "Pläne" kalt für Sie, und Sie verstehen nicht die spezifischen Vorteile, die sie Ihnen bringen. Aber sobald Sie sie zu einem Teil Ihres Lebens machen, stellen Sie fest, dass Sie Freizeit für Familie und Freunde haben. Außerdem wirst du Dinge tun, auf die du stolz sein kannst.

Cal Newport

Geistige Arbeit ist eigentlich meisterhafte Arbeit. Aber es ist nicht so schwer, wie es scheint: Sie machen keine Holzschnitzerei, sondern arbeiten mit Informationen. Sie entwickeln Ideen. Man muss die Spreu vom Weizen trennen und manchmal aus dem Rohstoff Ideen machen. Wenn Sie beginnen, diesen Prozess aus der Perspektive eines Meisters zu betrachten, werden Sie glücklicher, zufriedener mit Ihrer Arbeit und natürlich erfolgreicher im Berufsleben.

Wählen Sie, wer Sie sein möchten: ein zurückgezogenes Büro oder ein erfolgreicher Schöpfer?