So bereinigen Sie Google Docs

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wir rechen endlos "Neue Ordner" und entsorgen Dokumente mit unverständlichen Namen.

Wenn Sie viel mit Google Docs oder Google Docs arbeiten, standen Sie wahrscheinlich vor dem Problem, dass zu viele Dateien vorhanden sind und die Hauptseite des Dienstes zu einem überladenen Dachboden wird. Lifehacker erzählt, wie Sie aus Chaos Ordnung schaffen können.

Verwenden Sie integrierte Sortierwerkzeuge

Google Docs verfügt über mehrere integrierte Sortiertools, mit denen Sie die gewünschten Dateien schnell finden können. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende Option aus, indem Sie auf eines der Symbole oben rechts im Hauptbildschirm klicken.

1. Nach Anzeigeformat

Mit dem Dienst können Sie die bevorzugte Art der Anzeige von Dateien anpassen: eine Liste oder ein Raster. Klicken Sie dazu einfach auf das entsprechende Symbol.

2. Nach Datum oder Titel

Sie können Dokumente bequem nach dem Anzeigedatum, dem Datum der von Ihnen oder allen Benutzern vorgenommenen Änderungen sowie nach Titel sortieren.

3. Vom Eigentümer

Google Docs ermöglicht es mehreren Benutzern gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, weshalb dieser Dienst so praktisch ist. Wenn Sie nicht nur Dokumente erstellen, sondern auch mit Fremden oder kollektiv arbeiten, hilft Ihnen die Sortierung nach dem Eigentümer (Ersteller) des Dokuments. Um es zu verwenden, klicken Sie einfach auf das entsprechende Element auf dem Hauptbildschirm und wählen Sie die entsprechende Option aus.

4. Wo möglich Zugriff

Um alle Dateien anzuzeigen, die von anderen Benutzern erstellt wurden und Ihnen zur Verfügung stehen, klicken Sie auf das Ordnersymbol in der oberen rechten Ecke des Hauptbildschirms und wählen Sie "Verfügbar".

Organisieren Sie sich auf Google Drive

Alle Dateien aus Google Docs (sowie Tabellen und Präsentationen) sind auf Google Drive verfügbar. Daher ist die Ordnung auf der Festplatte in hohem Maße eine Bedingung für die Ordnung in Dokumenten. Hier ist, was Sie tun können, um mit dem Chaos umzugehen.

1. Dokumente in Ordner sortieren

Sie können ganz einfach Ordner auf Google Drive erstellen. Dazu müssen Sie auf den großen Button "Erstellen" klicken und den Punkt "Ordner" auswählen.

Geben Sie Ihren Dateien und Ordnern klare und spezifische Namen. Aus den Namen "Neuer Ordner", "Unbenannt", "1" oder "lvpdlvarp" ist nicht klar, was drin ist. Darüber hinaus sind solche Dateien und Ordner unter vielen anderen schwieriger zu finden. Die Titel "September-Berichte", "Kundenkontaktliste um 15.10 Uhr" oder "Biotechnologie-Artikel" helfen Ihnen, Ihre Unterlagen effizienter zu führen.

Sie können Dateien in einen Ordner übertragen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und das entsprechende Element auswählen.

Das Ordnermenü kann über den Startbildschirm von Google Docs geöffnet werden.

2. Verwenden Sie verschiedene Ordnerfarben und Labels für wichtige Dateien

Standardmäßig sind alle Ordner in Google Drive grau, aber Sie können mit der rechten Maustaste darauf klicken und eine von 24 Farben aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Sie können die erforderlichen Dateien auch auf der Festplatte markieren. Dies geschieht durch Rechtsklick und Auswahl von "Zu Markierten hinzufügen".

Die markierten Dateien können Sie direkt in den "Dokumenten" einsehen.

3. Unnötiges löschen

Bei intensiver Nutzung der Google-Dienste sammeln sie eine riesige Menge unnötiger und veralteter Dokumente an. Sie können sie sowohl unter „Dokumente“als auch unter „Datenträger“löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument klicken und „Löschen“auswählen.

Wenn Sie ein Dokument versehentlich gelöscht haben (Google Docs fragt beim Löschen nicht nach einer Bestätigung einer Aktion), können Sie auf die Popup-Schaltfläche "Abbrechen" klicken.

Und wenn Sie es gelöscht haben, aber nach ein paar Tagen Ihre Meinung geändert haben, gehen Sie zum "Papierkorb", klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und wählen Sie "Wiederherstellen".

Dateien im Papierkorb werden 30 Tage lang gespeichert und danach automatisch gelöscht.

4. Verwenden Sie Filewatch, um unnötige Dinge loszuwerden

Filewatch kann Ihnen dabei helfen, Dateien zu finden, auf die Sie beispielsweise von Ihrem alten Arbeitsplatz aus noch Zugriff haben: Es zeigt Ihnen an, mit welchen Personen Sie Dokumente teilen, und ermöglicht Ihnen, sich von ihnen zu trennen. Der Dienst ist auch in der Lage, Dateien zu finden, die für zu viele Benutzer verfügbar geworden sind (z. B. an das Netzwerk durchgesickert), sodass Sie die Einstellungen für den Zugriff darauf ändern können.

Filewatch ist in der Google Workspace Marketplace-Bibliothek enthalten, d. h. von Google zertifiziert, damit Ihre sensiblen Daten nicht in falsche Hände geraten. Der Dienst ist kostenlos.

• Aus der Google-Bibliothek herunterladen →
• Von der Filewatch-Website herunterladen →