So bereinigen Sie Ihren Gmail-Posteingang schnell und einfach

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Das Problem der ständig steigenden Zahl ungelesener Nachrichten im Posteingang beschäftigt viele Nutzer. Um das Problem zu lösen, wurden Dutzende von Erweiterungen erstellt und viele Artikel zur Methodik der Verwendung von Gmail geschrieben. Allerdings ist es gar nicht nötig, etwas Neues zu erfinden, wenn es bewährte Arbeitsmittel gibt. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit dem Verknüpfungssystem von Gmail mit dem E-Mail-Verkehr umgehen.

Gmail-Labels sind benutzerdefinierte Labels, mit denen Sie E-Mails kategorisieren können. Gleichzeitig kann ein Brief im Gegensatz zu Ordnern mehrere Labels haben, dh ein Brief kann gleichzeitig in mehreren Kategorien sein.

Einer der Gründe für den allmählichen Überlauf des Posteingangs ist, dass viele Benutzer ihn verwenden, um alle E-Mails zu speichern, die in ihren Posteingang fallen. Gleichzeitig beginnt das Parsen von E-Mails mit den neuesten Briefen, sodass die Nachrichten, die am Ende Ihres Postfachs liegen, möglicherweise nie in Ihre Augen gelangen.

Das von mir verwendete Etikettensystem ermöglicht es mir, Briefe nicht nach ihrer Ankunftszeit, sondern nach ihrer Bedeutung zu bearbeiten. Sie können alle E-Mails ganz einfach in Kategorien von beabsichtigten Aktionen einsortieren und Ihre Zeit wirklich wichtigen Dingen widmen und nicht dem Werbemüll. Dazu müssen Sie nur fünf neue Etiketten erstellen.

• "!Dringend!". Briefe, die dringende Maßnahmen erfordern, fallen in diese Kategorie. Dieses Label erfordert in erster Linie Aufmerksamkeit, da die damit gekennzeichneten E-Mails sofort bearbeitet werden müssen.
• "Geplant." Markieren Sie mit diesem Etikett diejenigen Buchstaben, die Sie in absehbarer Zeit zu einem Handeln verpflichten und ein bestimmtes Datum haben. Zum Beispiel eine Zahlungserinnerung für das baldige Hosting oder eine Benachrichtigung über ein zukünftiges Meeting.
• "Antworten". In dieser Kategorie werden alle E-Mails gesammelt, auf die Sie antworten möchten, aber es gibt kein Zeitlimit für Ihre Antwort. Diese E-Mail wird selbstverständlich bearbeitet, sobald die Zeit verfügbar ist.
• "Warten". Manchmal gibt es Situationen, in denen ein Geschäft oder Projekt, das Sie in Ihrer E-Mail-Korrespondenz besprochen haben, wie es heißt, einfriert. Das heißt, Sie haben an Ihrer Seite alles getan, was von Ihnen abhängt, und warten jetzt nur noch auf eine Antwort oder die nächste Bestellung. Briefe, die derzeit keine aktive Mitwirkung von Ihnen erfordern, aber dennoch wichtig sind, kennzeichnen wir mit diesem Label.
• "Gemacht". Dies ist ein Label für abgeschlossene Fälle und gelöste Probleme. Grundsätzlich wäre es möglich, solche Korrespondenzen sofort zu archivieren, aber es ist immer noch besser, sie vorübergehend bei einem separaten Papa zu platzieren. Dies ermöglicht Ihnen, am Ende der Arbeitswoche Ihrem Selbstwertgefühl zu frönen und dient auch als Material für die Analyse Ihrer Produktivität.

So läuft die anfängliche Analyse der Korrespondenz in Gmail auf einen kurzen Blick auf die Kopfzeilen oder den Inhalt und die Kategorisierung aller E-Mails hinaus. Sie benötigen eine Größenordnung weniger Zeit als die sequentielle Bearbeitung jedes Briefes, sodass Ihr Posteingang sehr bald vollständig leer sein wird.

Sobald dies geschieht, können Sie zum "! Dringend!"-Menü navigieren. und packen Sie die Buchstaben an, die wirklich am wichtigsten sind. Wenn wir uns mit dieser Prioritätskategorie beschäftigt haben, gehen wir in die Kategorie der zuvor geplanten Aufgaben und führen die aus, die auslaufen. Wenn Sie danach noch Zeit haben, öffnen Sie den Ordner mit den Sekundärbriefen, die auf eine Antwort warten. Dieser Vorgang erfordert in der Regel keinen großen Aufwand und keine besondere Aufmerksamkeit und kann daher am Ende des Arbeitstages durchgeführt werden. Nun, die Buchstaben mit der Aufschrift "Fertig" können einmal pro Woche bei der Zusammenfassung der Ergebnisse bewundert werden.

So können Sie mit Hilfe dieser einfachen Schritte immer genügend Aufmerksamkeit auf wichtige Dinge legen und nicht mit leerer Korrespondenz verschwenden. Ihr Briefkasten wird immer leer sein und Sie verlieren nie wieder einen einzigen Brief im Chaos und Durcheinander von Tausenden von ungesehenen Briefen.

Verwenden Sie Gmail-Tags, um Ihre E-Mails zu sortieren?