6 Tipps für ein effektives E-Mail-Management

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

E-Mail ist eines der besten Kommunikationsmittel und vielleicht das einzige, das von allen Benutzern ausnahmslos verwendet wird. Sie können Instant Messenger mögen oder nicht, Skype- oder Facebook-Chat verwenden, aber Sie haben wahrscheinlich eine E-Mail-Adresse.

Jeden Tag erhalten wir in unserem Posteingang nicht nur Nachrichten von Freunden und Kollegen, sondern auch Dutzende von Werbebriefen, Benachrichtigungen, einfach Spam. Um nicht in der schieren Menge eingehender Nachrichten zu ertrinken, ist es sehr wichtig, effektive E-Mail-Kenntnisse zu entwickeln und anzuwenden.

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Planen Sie einen E-Mail-Check-Zeit

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie zu viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen und die Anzahl der Briefe in Ihrem Posteingang immer noch nicht abnimmt, dann versuchen Sie, die Zeit für die Überprüfung Ihres Postfachs straffer einzuplanen. Normalerweise fangen wir an, die E-Mails zu überprüfen, finden einen interessanten Link im Brief, gehen zur Site, von dort zu einer anderen … und nach einer halben Stunde erinnern wir uns und kehren zum Parsen von Briefen zurück. Infolgedessen ist die Zeit vergangen, aber die Sache hat sich nicht bewegt.

Versuchen Sie daher, sich eine begrenzte Zeit für die Arbeit mit E-Mails einzuräumen. Die Häufigkeit und Dauer dieser Intervalle kann jeder für sich selbst festlegen, je nach Umfang seiner Korrespondenz. Vielleicht ist es eine Stunde am Morgen und eine Stunde am Ende des Arbeitstages, oder es ist bequemer für Sie, sich stündlich für fünf Minuten in Ihr E-Mail-Konto einzuloggen. Am wichtigsten ist, dass Sie sich strikt an den für Sie festgelegten Zeitplan halten und sich nicht von Außenstehenden ablenken lassen. Bewusstsein, das deine Zeit ist begrenzt, wird unweigerlich zu einer Effizienzsteigerung bei der Verarbeitung von Posteingängen führen.

Jeder Buchstabe bedeutet eine Aktion

Die Hauptregel, die Sie beim Parsen von E-Mails anwenden sollten, lautet, dass jeder offene Brief von Ihnen etwas verlangt. Wenn Sie einen Brief geöffnet haben, sollten Sie ihn auf keinen Fall wieder im Posteingang belassen. Sie müssen entweder sofort auf den Brief antworten oder ihn an jemanden weiterleiten, der mit diesem Problem besser umgehen kann, oder eine Aufgabe für sich selbst in Google Task oder im Kalender planen - in jedem Fall sollte der Brief aufgrund Ihrer Aktion gelöscht oder ins Archiv verschoben werden, d.h. lass den Posteingang … Wenn Sie diese einfache Regel befolgen, wird Ihr Posteingang früher oder später aufgeräumt.

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Filter und Verknüpfungen

Wenn Sie täglich eine große Anzahl von E-Mails erhalten, ist das Parsen dieser E-Mails sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Warum nutzen Sie dafür nicht die Ressourcen der Post, zumal die meisten Dienste dieses Feature haben und perfekt umgesetzt sind?

Es geht darum, Filter für die automatische Mailverarbeitung einzurichten. Anstatt manuell auf jeden Beitrag zu klicken, und jeder Ihrer Klicks ist mit der gleichen Zeit und Mühe verbunden, legen Sie einfach die gewünschten Filter einmal fest. Zum Beispiel werden alle Nachrichten von den Adressen Ihrer Verwandten automatisch in den Familienordner verschoben und mit einem Marker als wichtig gekennzeichnet. Alle Pressemitteilungen landen in einem separaten Ordner unter Umgehung des Posteingangsordners, und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken werden sofort in den Papierkorb verschoben.

So können Sie Nachrichten nach Themenschwerpunkten kategorisieren und entsprechend auf deren Bearbeitung vorbereiten. Sie werden keine Situation mehr haben, in der Ihr Gehirn beim Analysieren von E-Mails von der Hausarbeit zu geschäftlichen Angelegenheiten und dann sofort zu Unterhaltungsmailings und dann zurück wechselt.

Es gibt eine Vielzahl von Optionen, um verschiedene Filter zu erstellen, und ich bin sicher, dass Sie, sobald Sie ein automatisches Filtersystem erstellt haben, Tage und Monate Ihrer Zeit sparen werden. Außerdem können Sie über die zugewiesenen Labels oder die Verteilung nach Ordnern die gewünschten Briefe im Archiv leicht finden (erinnern Sie sich, dass unser Posteingangsordner komplett leer ist?).

Suche verwenden

Viele Benutzer, insbesondere Anfänger, behalten alle ihre E-Mails in ihrem Posteingang, weil sie das Gefühl haben, sie beim Archivieren nie wieder zu finden. Wenn Sie ein System von Filtern und Verknüpfungen einrichten, wie im vorherigen Absatz beschrieben, ist Ihr Archiv bereits organisiert und viel einfacher darin zu navigieren. Aber vergessen Sie auch nicht die Suchleiste. In Gmail zum Beispiel ist das System zur Suche nach Briefen so perfekt (wer würde das bezweifeln!), dass es nicht schwer sein wird, einen Brief zu finden.

Markierungen verwenden

Viele E-Mail-Dienste verfügen über eine Funktion zum Markieren von Nachrichten mit speziellen Markierungen (in Gmail sind dies Sterne). Mit ihrer Hilfe ist es einfach, die notwendigen Nachrichten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, hervorzuheben und in einem separaten Ordner abzulegen. In Gmail können Sie Ihre eigenen Flags auswählen und diese ganz flexibel verwenden. So genügt ein Blick auf den Inhalt Ihres Posteingangs, um E-Mails nach ihrer Bedeutung zu unterscheiden.

Verwenden Sie Tastenkombinationen

Die Verwendung von Hotkeys kann die Bearbeitung der Korrespondenz so beschleunigen, dass es sich lohnt, einige Stunden damit zu verbringen, sie zu studieren. Aber werfen Sie vorher einen Blick auf die Einstellungen (in Gmail sind es Einstellungen - Allgemein - Verknüpfungen) und stellen Sie sicher, dass sie aktiviert sind. Drücken Sie danach einfach das Fragezeichen auf der Tastatur und Sie sehen eine Eingabeaufforderung mit allen Google Mail-Hotkeys.

E-Mail ist ein großartiges Kommunikationsmittel, aber das bedeutet nicht, dass Sie die Hälfte Ihres Lebens diesem Prozess widmen müssen. Maximale Automatisierung aller Prozesse, schnelles Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten, Zeitplanung und weitere Tipps aus diesem Artikel ermöglichen Ihnen eine schnelle Bearbeitung beliebig vieler Briefe und sparen mehr Zeit für angenehmere Aktivitäten.