Leo Babauta: meine 10 E-Mail-Gewohnheiten

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

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E-Mails können ein großartiges Arbeitswerkzeug sein oder zu einer lästigen Quelle des Aufschiebens werden, und Sie verwenden sie einfach selbst. Es gab eine Zeit, in der ich die vollständige Insolvenz meiner E-Mail beantragte, und jetzt prüfe ich sie jeden Tag 2-3 Mal am Tag, aber es geht schnell und effizient.

Ich habe mehrere Gewohnheiten entwickelt, die mir helfen, sehr effektiv mit meiner Post zu arbeiten und mich besser auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Und um ehrlich zu sein, ist mein Posteingang endlich leer und es fühlt sich großartig an. Ich werde 10 meiner Gewohnheiten in diesem Artikel angeben. Es bedeutet nicht, dass Sie ihnen blind folgen müssen, ich möchte nur meinen Weg zeigen und auf seiner Grundlage können Sie Ihren eigenen ebnen. Also, hier sind die Gewohnheiten, die für mich funktionieren:

Schauen Sie seltener in die Post

Ich halte meinen Briefkasten nicht den ganzen Tag offen. Und ich schaue selten nach. Ich bin zu dem Schluss gekommen, dass, wenn sich 20-30 Briefe in meinem Posteingang ansammeln, die Welt nicht zusammenbricht, gleichzeitig wird es mir leicht fallen, genau diese Menge schnell zu verarbeiten. Beachtung! Ich sage Prozess, nicht lesen. Ich öffne meinen Posteingang, um Nachrichten in anderen Ordnern zu verteilen, nicht um sie zu lesen und direkt dort zu lassen.

In Ordner verteilen

Ich öffne meine E-Mails und fange an, schnelle Entscheidungen zu treffen: löschen oder archivieren, sofort lesen und antworten (wenn es weniger als 2 Minuten dauert) oder archivieren, eine schnelle Antwort senden und dann archivieren, zu meiner To-Do-Liste hinzufügen, um dies später zu tun (mit einem Stern markieren und dann archivieren). Auf jeden Fall sollte NICHTS im Posteingang hinterlassen werden.

Füge alles sofort in den Kalender ein

Kommt ein Brief mit einem Datum, an das ich mich erinnern muss, trage ich es sofort in den Kalender ein. Ein persönliches Meeting oder ein Skype-Gespräch, ein Workout oder etwas, an das ich mich erst nach einer Woche erinnern muss – alles wird sofort in den Kalender gesendet. Das ist jetzt meine beste Angewohnheit, sie wurde zum Automatismus gebracht, und dank ihr vergesse ich selten etwas.

Benutze Hotkeys"

Ich verwende Gmail, das eine Vielzahl von Tastenkombinationen für meine E-Mails bietet. Tatsächlich brauchte ich nur ein paar Minuten, um sie zu lernen, und dann erinnert sich das Muskelgedächtnis an die Tasten.

Hier sind die Shortcuts, die ich verwende:

"Gi" - zurück zum Posteingang;

"E" - Archiv;

"#" - löschen;

"C" - Erstellen Sie eine neue Nachricht;

"R" - Antwort;

"F" - vorwärts;

"A" - antworte allen;

"Gs" - gehe zu markiert;

"Tab + Return" - wenn ich eine Nachricht erstelle, dann sofort absenden und archivieren.

Ich verwende die Einstellung auch, wenn ich nach dem Löschen oder Archivieren einer Nachricht automatisch zur nächsten gehe, ohne in den Posteingang zurückzukehren, so können Sie sich schnell durch die Nachrichten bewegen.

Schreibe kurze Briefe

Meine Antwort auf einen Brief ist normalerweise 1-3 Sätze. Selten schreibe ich Briefe, die länger als 5 Sätze sind. Und das muss einen guten Grund haben. Wenn ich wirklich viel schreiben muss, mache ich es lieber in Google Docs und teile es mit der richtigen Person. Ein kurzer Brief bedeutet eine schnelle Antwort des Empfängers, denn eine Person muss nicht durch den Dschungel Ihrer Beredsamkeit waten, um wichtige Informationen zu erfassen und zu verarbeiten.

Schnell Aufgaben zu einer Aufgabenliste hinzufügen

Manche Leute verwenden den Posteingang als To-Do-Liste, aber dafür ist er nicht gut geeignet, und hier ist der Grund:

1. Die zu erledigenden Aufgaben werden mit anderen Buchstaben vermischt, und dann ist es schwierig, sie aus der Masse herauszuholen.

2. Die Geschichte im Brief enthält nicht immer eine konkrete Handlungsanleitung, aber anhand des Briefes können Sie sich eine Aufgabe stellen. Wenn Sie es fertigstellen möchten, müssen Sie den Brief noch einmal lesen, um sich daran zu erinnern, welche konkrete Aufgabe Sie sich nach dem Lesen gestellt haben.

3. Jedes Mal, wenn Sie in Ihrer E-Mail nach einer anderen Aufgabe suchen, stoßen Sie auf neue Nachrichten, die Ihre Aufmerksamkeit erregen und von den Hauptaufgaben ablenken und Ihren Arbeitsrhythmus stören.

Eine einfache und bequeme Aufgabenliste ist ein normales Textdokument, in dem Sie mit nur wenigen Klicks Aufgaben aus E-Mails hinzufügen können. Und während der Arbeit ist ein solches Blatt ein effektiveres Werkzeug, da Sie nicht ständig in den Posteingang schauen müssen.

Nur ungelesene Nachrichten im Posteingang speichern

Dies ist ein Trick für fortgeschrittene Benutzer. Ich habe meinen Gmail-Posteingang so gehackt, dass er keine gelesenen Nachrichten mehr speichern kann. Das heißt, wenn ich den Brief öffne und in keinen anderen Ordner lege, verschwindet er einfach. Das motiviert mich, sofort zu entscheiden, was ich mit diesem Brief anfangen soll, sonst verliere ich ihn einfach. Dank dieser speziellen Einstellung sammeln sich in meinem Posteingang keine offenen Nachrichten an, die nach und nach zu Müll werden.

Zum Lesen beiseite legen

Oft schicken sie mir Links zu Artikeln. Ich schicke sie sofort an Instapaper, um sie später zu lesen. Deshalb versuche ich, weniger Zeit mit der Post zu verbringen, weil ich nebenbei so viel Interessantes zu lesen habe.

Unbarmherzig filtern

Wenn ein Brief in meinem Posteingang auftaucht, den ich nicht sehen möchte, bearbeite ich ihn sofort. Ich bin nicht faul, mich von der Mailingliste abzumelden oder einen Filter für diesen Absender zu installieren. Und das reduziert den Fluss eingehender E-Mails deutlich. Ich gehe rücksichtslos mit den Briefen um, die meinen Posteingang verstopfen, und diese Regel gilt sogar für Leute, die mich zu sehr stören.

Post am Ende der Briefbearbeitung schließen

Zerlegte Nachrichten - E-Mail schließen und mehrere Stunden nicht öffnen, bis wieder genügend Briefe vorhanden sind.

Es ist eine gute Sache, sich ein paar gute E-Mail-Gewohnheiten anzueignen. Sie werden sofort bemerken, wie viel ruhiger Sie geworden sind, um wichtigere Aufgaben zu erledigen, indem Sie den aufdringlichen E-Mail-Check alle 10 Minuten loswerden. Sobald Ihr Posteingang frei von unnötigen E-Mails ist, ist Ihr Kopf frei für neue Gedanken. Viel Glück!