Warum To-Do-Listen nicht funktionieren und wie man es behebt

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Um produktiv zu sein, konzentrieren Sie sich auf die Zeit, nicht auf Aufgaben.

Gutes Zeitmanagement bedeutet, in kürzerer Zeit mehr Ergebnisse zu erzielen. Der beliebte Blogger und Unternehmer Thomas Oppong erklärt, wie man gute Pläne macht, um seine Ziele zu erreichen und warum einfache To-Do-Listen der Produktivität nur im Weg stehen.

Warum regelmäßige To-Do-Listen nicht funktionieren

In einer einfachen To-Do-Liste reflektieren Sie nicht, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen. Und höchstwahrscheinlich beginnen Sie mit kleinen und unkomplizierten, die nicht länger als fünf Minuten dauern.

Nach und nach kommt man zu dem Schluss, dass man immer wieder nur einfache Dinge aufnimmt und wichtige und zeitaufwendige ständig auf später verschiebt. Infolgedessen bewegen sich große Projekte nicht. Und die meisten Punkte des Plans bleiben unerfüllt, weil Sie immer wieder neue hinzufügen, ohne ein Kontrollsystem zu haben.

Hier wird der Zeigarnik-Effekt ausgelöst, wonach sich Menschen an unvollständige oder unterbrochene Handlungen besser erinnern als an ausgeführte. Das bedeutet, dass dir die Gedanken an unerledigte Aufgaben aus der To-Do-Liste so lange im Kopf herumschwirren, bis du sie erledigt hast. Sie werden von einem obsessiven Gefühl heimgesucht, das es schwierig macht, sich auf die Erledigung der Arbeit zu konzentrieren. Dies kann letztendlich zu Stress und Schlaflosigkeit führen.

So planen Sie effektiv

Beschreibe deinen idealen Tag

Jason Womack, Executive Coach, Redner und Autor zum Thema Produktivität, empfiehlt seinen Ansatz zur Organisation des Prozesses, um ein Ziel zu erreichen. Er schlägt vor, ein Drehbuch für den perfekten Tag zu schreiben, auf den man sich konzentrieren kann. Die Erkenntnis, dass das Ideal für Sie ist, motiviert Sie zur Arbeit.

Beantworten Sie die folgenden Fragen, um ein Skript zu erstellen.

• Wie möchten Sie Ihren Tag verbringen?
• Welche Aufgaben müssen heute genau erledigt werden?
• Wann sind Sie am produktivsten?

Basierend auf den Antworten können Sie die Arbeitszeit in Segmente einteilen, die jeweils bestimmte Aufgaben aus Ihrer To-Do-Liste enthalten.

Diese Methode hilft Ihnen, effektiver mit Ihrer To-Do-Liste zu arbeiten und dringende und wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Plane alles im Kalender

Um Ihre To-Do-Listen für Sie so effektiv wie möglich zu gestalten, machen Sie keine einfachen Pläne ohne Fristen und Fristen, sondern lernen Sie den Kalender sinnvoll zu nutzen.

Beschreiben Sie detailliert den kommenden Tag oder eine ganze Woche. Markieren Sie alle Ihre Sachen im Kalender und leben Sie nach dem erstellten Zeitplan. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, welches Projekt Sie zuerst angehen und ob Sie weitere Aufgaben hinzufügen können.

Bilden Sie statt Ihrer üblichen Priorisierung Planelemente mit Datum und genauer Uhrzeit – vor allem bei den wichtigsten Aufgaben. Dies gibt ein Gefühl der Dringlichkeit, und Sie können sie zu einem bestimmten Zeitpunkt abschließen.

Bewerten Sie jede Aufgabe

Wenn Sie nicht analysieren, wie Sie jeden Tag verbringen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie das meiste davon verschwenden.

Eine der wichtigsten Regeln der Produktivität ist, eine Aufgabe nicht länger dauern zu lassen als nötig.

Für ein effektives Zeitmanagement reicht es nicht aus, nur zu wissen, was zu tun ist. Sie müssen überlegen, wie lange es dauern wird. Es ist besser zu sagen: „Heute habe ich nur 40 Minuten Zeit dafür“, anstatt die Dinge in einer einfachen Reihenfolge der Wichtigkeit ohne bestimmte Fristen zu planen.

Fügen Sie Ihrer To-Do-Liste eine Schätzung hinzu, wie lange es dauern wird, jedes Element abzuschließen. Versuchen Sie, jede Minute von 8 bis 17 Uhr zu planen. Legen Sie im Voraus fest, wann es Pausen geben wird. Planen Sie, Benachrichtigungen, E-Mails und soziale Medien zu überprüfen.

Es mag scheinen, dass diese Aktivität nur Zeitverschwendung ist. Aber in Wirklichkeit setzt es die Messlatte, die Sie zu erreichen versuchen. Als Ergebnis werden Sie feststellen, dass sich Ihre Konzentration verbessert hat.

Nachzuverfolgen, wie viel Zeit Sie mit Aufgaben verbringen, kann eine echte Entdeckung für Sie sein. Dadurch wird der Stil Ihrer Arbeit definiert und kann verbessert werden. Es hilft Ihnen auch zu verstehen, zu welcher Tageszeit Sie mehr oder weniger effektiv sind.

Die Messung ist der erste Schritt, der erforderlich ist, um die Leistung zu überwachen und letztendlich zu verbessern. Wenn Sie etwas nicht messen können, können Sie es nicht verstehen. Wenn Sie etwas nicht verstehen, können Sie es nicht kontrollieren. Und wenn Sie es nicht kontrollieren können, können Sie es definitiv nicht verbessern.

James Harrington Unternehmer, Spezialist für Prozessmanagement

Analysieren Sie Ihre Zeit, und dann können Sie sie richtig einteilen.

Zeitleiste

Öffnen Sie Ihren Tagesplaner oder Ihre Terminplanungs-App und fügen Sie Ihrer Aufgabenliste Fristen hinzu. Weisen Sie jedem eine Prioritätsstufe zu.

Und um zu verstehen, was es wert ist, mehr Zeit zu investieren, beantworten Sie sich einige Fragen:

• Welche Aufgaben dauern weniger als 20 Minuten?
• Welche Aufgaben dauern länger als eine Stunde?
• Was macht man morgens am besten, wenn man die meiste Energie hat?

Schreiben Sie nun statt „Designprojekt abschließen“„Designprojekt in zwei Stunden abschließen“ein. Auch wenn Sie keine Zeit haben, es zu beenden, werden Sie zumindest vom Boden abheben, ohne den ganzen Tag damit zu verbringen.

Wenn Sie kein Ziel haben, die Aufgabe an einem bestimmten Datum zu erledigen, planen Sie jeden Tag eine bestimmte Zeit damit ein. Und gehen Sie dann zu anderen, ebenso wichtigen Dingen über. Auf diese Weise können Sie nach und nach große Aufgaben loswerden.

Teilen Sie große Aufgaben in kleinere auf

Einige Aufgaben können Stunden oder sogar Tage dauern. Wenn Sie ein großes Projekt vor sich haben, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken. Aus welchen Teilen besteht es? Wie viel Aufwand kostet es und wie lange dauert es? Schreib es auf.

Als nächstes teilen Sie das Projekt in mehrere Aufgaben mit einem klaren Termin auf und lösen diese nacheinander, bis es abgeschlossen ist. Je mehr kleine Aktionen Sie erhalten, desto machbarer erscheinen sie.

Wenn aus einem unzugänglichen Arbeitsvolumen etwas Kleines wird, konzentriert sich das Gehirn auf das, was gerade getan werden muss – auf eine bestimmte Aufgabe und ein kleines Ziel. Daher ist es besser, Sprints von 40-60 Minuten mit kurzen Pausen anzuordnen.

Arbeite an einer Aufgabe nach der anderen

Schenken Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit, und dann werden Sie in der Lage sein, so effektiv wie möglich zu sein.

Mark Murphy von Forbes erklärt: „Wenn Mitarbeiter Arbeitsunterbrechungen vermeiden können, besteht eine Wahrscheinlichkeit von 67 %, dass sie den Eindruck bekommen, dass ‚heute ein sehr produktiver Tag‘war.

Es macht wirklich Sinn, eine Stunde lang ohne Ablenkung an einer Aufgabe zu arbeiten. Aber es kann schwierig werden, vor allem, wenn Sie ständig Benachrichtigungen erhalten oder Fragen von Kollegen beantworten müssen.

So hilft beispielsweise die Pomodoro-Technik, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Es umfasst 25-minütige Arbeitssprints mit kurzen 5-minütigen Pausen. Nach mehreren solchen Ansätzen können Sie sich vollständig entspannen.

Diese Methode ist nicht universell: Konzentrationsdauer und Arbeitsstil sind für jeden unterschiedlich. Probieren Sie also verschiedene Zeitmanagement-Techniken aus und bleiben Sie bei der, die für Sie persönlich am besten geeignet ist.

Wenn Sie beispielsweise morgens produktiver sind, verschieben Sie Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Dies wird Ihnen helfen, organisierter zu werden und mehr zu erreichen.