Warum Aufgabenlisten nicht funktionieren und was man dagegen tun kann

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihren "Körper" von einem einfachen Notizbuch zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Entscheidungsfindung, Planung und Analyse des Fortschritts der zugewiesenen Aufgaben machen.

Die Verwaltung von To-Do-Listen könnte nicht einfacher sein. Ich habe meine Angelegenheiten in eine Kolumne geschrieben, und dann nimmst du sie einfach und streichst sie durch. Was fällt Ihnen noch ein?

Schaut man sich jedoch die Vielzahl an unterschiedlichen Desktop-, Mobile- und Webanwendungen an, die dieses Konzept umsetzen, wird deutlich, dass alles gar nicht so einfach ist. Trotz aller Vielfalt an Tools und Funktionen funktionieren Aufgabenlisten immer noch nicht! Vielleicht wissen Sie einfach nicht, wie Sie sie verwenden sollen?

Alle Menschen beginnen mit dem Einsatz von Task-Managern in dem Moment, in dem sie das Gefühl haben, dass ihr Alltag ins Chaos gerät. Sie vergessen wichtige Dinge, verwirren die Reihenfolge von Aufgaben und Aufgaben, lassen ihre Kollegen im Stich und kommen zu spät zu Terminen. In einem solchen Moment wählt eine Person eine "Tudushka" nach ihrem Geschmack und versucht, Organisation in ihr Leben zu bringen. Und in der Regel gelingt es ihm zunächst. Aber einige Zeit vergeht, und die Aufgabenlisten funktionieren nicht mehr und das ursprüngliche Durcheinander kehrt zum Leben zurück.

Warum passiert es?

Der Punkt ist, Task-Manager sind nur ein Werkzeug. Das muss richtig eingerichtet sein, damit es gut funktioniert. Und hier sind einige Tipps, wie es geht.

1. Teilen

Auf keinen Fall sollten Sie all Ihre großen und kleinen Dinge in eine große, lange Liste packen. Es gibt nichts Deprimierenderes, als Ihre To-Do-Liste mit Dutzenden von Einträgen zu betrachten. In diesem Fall geht die Wahrscheinlichkeit, jemals zum Ende der Liste zu gelangen, gegen null. Verschiedene Produktivitätsstudien legen im Allgemeinen nahe, dass die Anzahl Ihrer Aufgaben auf einem Blatt 7-8 Stück nicht überschreiten sollte. Trennen Sie daher Aufgabenlisten nach Kategorie, Projekt, Thema, Dringlichkeit und anderen Kriterien.

2. Fristen hinzufügen

Nach dem Parkinson-Gesetz nimmt die Arbeit immer so viel Zeit in Anspruch, wie Sie ihr geben. Daher ist die Pflege einer Aufgabenliste nur dann sinnvoll, wenn Sie die ungefähre Ausführungszeit neben jedes Element schreiben. Ja, in der Realität kann es Abweichungen geben; Ja, an manchen Tagen geht es schief, aber meistens funktioniert dieser Ansatz. Nachdem Sie die ungefähre Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe angegeben haben, werden Sie unbewusst danach streben, dieser zu entsprechen, und dies ändert die Spielregeln radikal. Probieren Sie es aus und Sie werden erstaunt sein, wie mächtig Ihre Todo-Liste werden kann.

3. Priorisieren

Dieser Punkt ist einfach und klar. Wir erledigen zunächst wichtige Angelegenheiten, kleine und nicht dringende – wenn wir Zeit haben. Es bleibt nur noch, Ihre Liste zu priorisieren und richtig zu machen. Schließlich gibt es sehr dringende Angelegenheiten, die für Sie aber völlig unwichtig sind. Und es passiert umgekehrt. Daher bieten wir Ihnen folgende Priorisierung an:

• wichtige und dringende Angelegenheiten;
• wichtig, aber nicht dringend;
• dringend, aber nicht sehr wichtig;
• nicht dringend und unwichtig.

4. Bewerten

Und die letzte Regel auf dieser Liste, aber nicht zuletzt wichtig, ist die Notwendigkeit, die Erfüllung Ihrer Liste zu analysieren und zu bewerten. Versuchen Sie nicht, die erledigte Aufgabe sofort zu verstecken und für immer zu vergessen. Versuchen Sie, sich am Ende jeder Woche ein paar Stunden und am Ende des Monats vielleicht sogar einen ganzen Tag Zeit für eine Bestandsaufnahme zu nehmen. Holen Sie sich die durchgestrichenen Elemente aus dem Archiv und bewerten Sie, was Ihnen deren Umsetzung gegeben hat.

• Wie gut und schnell haben Sie Ihren Job gemacht?
• Hätte man es besser machen können, oder hätte es sich vielleicht gar nicht gelohnt?
• Wie weit sind Sie Ihrem Ziel näher gekommen?
• Was muss getan werden, um einen Schritt weiter zu gehen?

Nachdem Sie diese und ähnliche Fragen beantwortet haben, bekommt Ihre Liste für Sie eine ganz andere Bedeutung. Es wird von einem einfachen Notizbuch „um nichts zu vergessen“zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Entscheidungsfindung, Planung und Analyse von Leistungen.