Warum für die wichtigsten Dinge nicht genug Zeit und Energie bleibt und was man dagegen tun kann

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Die Dringlichkeitsfalle ist schuld. Wir finden heraus, wie es funktioniert und wie man sich nicht darauf einlässt.

Wie oft haben Sie am Ende eines harten, arbeitsreichen Tages gemerkt, dass Sie sich stundenlang wie ein Eichhörnchen im Rad zu drehen und viele Probleme gelöst haben, sich aber nicht wirklich wichtigen Projekten gewidmet haben? Wie oft haben Sie sich versprochen, sich mit persönlichen Dingen zu befassen, die für Sie von Bedeutung sind: Sport, Kreativität, Studium, aber monatelang nicht einmal damit anfangen konnten? Wenn Ihnen das passiert ist, sind Sie, wie die meisten Menschen, in die Falle der Dringlichkeit geraten.

Was ist die Dringlichkeitsfalle

Untersuchungen der Johns Hopkins University School of Business haben gezeigt, dass wir in den meisten Fällen interessante und wichtige Aufgaben zugunsten dringender Aufgaben aufgeben. Und wir sind buchstäblich dazu veranlagt, bedeutende Projekte auf später zu verschieben, indem wir zunächst diejenigen übernehmen, die, wie es uns scheint, jetzt erledigt werden müssen.

Dies wird als Dringlichkeitsfalle bezeichnet. Es führt zu Stress, emotionaler Erschöpfung und seltsamerweise zu Geldverlust. Forscher haben herausgefunden, dass wir dazu neigen, eine Aufgabe zu übernehmen, die dringender erscheint, auch wenn wir dafür weniger bezahlen als für eine Aufgabe mit einer kürzeren Frist. Dies geschieht aus mehreren Gründen.

Warum tappen wir in die Dringlichkeitsfalle

1. Wir leiden, wenn wir die Aufgabe nicht erfüllen können

Das wurde bereits 1927 herausgefunden und dann mehr als einmal bestätigt: Menschen fühlen sich unwohl, wenn ein unerledigtes Geschäft über ihnen schwebt. Diese Eigenschaft des Denkens wurde Zeigarnik-Effekt genannt. Und da dringende Aufgaben in der Regel klein genug sind und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, können wir sie nicht verschieben, denn dann wird der nächste Punkt auf der To-Do-Liste nicht durchgestrichen. Und wir packen diese kleinen Aufgaben an, lösen sie einzeln und können nicht aufhören. Wie bei einer Packung Chips: Bis Sie alles gegessen haben, werden Sie sich nicht beruhigen.

2. Wir stecken in einem Tunnel fest und sehen nichts herum

Das heißt, wir sind von kurzfristigen Angelegenheiten so überfordert, dass wir buchstäblich nicht mehr ausatmen können, unseren Zeitplan von außen betrachten und bewerten, was wirklich wichtig ist und was nicht. Diese Situation lässt sich mit dem Tunnelblick vergleichen: Wir sehen nicht das komplette Bild, sondern nur einen Ausschnitt, der gerade im Mittelpunkt unserer Aufmerksamkeit steht.

3. Wir können den Arbeitstag nicht richtig organisieren

Wenn die Prozesse durch Ihr Verschulden oder durch das Verschulden des Managements nicht debuggt werden, beginnen Routineaufgaben buchstäblich Zeit und Mühe zu verbrauchen. Nehmen wir an, Sie sind zu faul, Vorlagen für Dokumente und Briefe zu erstellen - und verbringen jedes Mal viele wertvolle Stunden damit, mit Dokumentationen oder eingehender Post zu arbeiten. Oder Ihr Projektmanager hat nicht mit dem Kunden vereinbart, alle Änderungen auf einmal vorzunehmen, und Sie müssen unzählige Male von neuen Kommentaren abgelenkt werden.

4. Es scheint uns, dass eine Katastrophe eintreten wird, wenn wir eine dringende Aufgabe ignorieren

Ein böser Anführer oder Kunde wird kommen und er wird viel fluchen, Ihnen wird das Geld entzogen, der Himmel wird zu Boden fallen, wir alle werden sterben.

All diese Benachrichtigungen über neue Nachrichten, Anrufe, Bearbeitungen, zusätzliche kleine Bestellungen erwecken die Illusion, dass sie nicht verschoben werden können. Obwohl es tatsächlich nicht so viele wirklich brennende Aufgaben gibt.

So vermeiden Sie, in der Dringlichkeit gefangen zu werden

1. Beginnen Sie Ihren Tag mit wichtigen und nicht dringenden Aufgaben

Die klassischen Zeitmanagement-Bücher sagen, dass man als erstes „den Frosch essen“sollte. Das heißt, eine kleine und nicht sehr angenehme Aufgabe zu beseitigen. Dieser Ansatz ist logisch: Nach einem schwierigen Anruf oder der Beantwortung langweiliger Briefe fühlen wir uns als Gewinner und nehmen auf dem Vormarsch andere Dinge auf.

Aber es besteht die Gefahr, dass auf den ersten "Frosch" der zweite folgt, dann der dritte, der vierte … Und nun ist es Abend, die "Frösche" sind unermesslich gefressen, aber die Hände haben das wirklich Wichtige nicht erreicht Aufgaben. Daher können Sie das Gegenteil versuchen: Beginnen Sie den Tag mit dem Wichtigeren, aber nicht Dringenden, und gehen Sie erst dann zu all diesen kleinen Aufgaben über.

2. Lerne, eine Pause einzulegen

Beeilen Sie sich nicht, sofort auf neue Nachrichten zu reagieren und kleine Aufgaben und Anfragen auszuführen. Atme ein und aus und schätze, wie dringend dies wirklich ist. Wenn die Aufgabe leidet, verschieben Sie sie, indem Sie das größere und wertvollere Projekt priorisieren.

3. Versuche in Blöcken zu arbeiten

Sagen wir 40 Minuten für wichtige Aufgaben und 15 Minuten für dringende Aufgaben. Stellen Sie einen Timer ein, damit die kleine Routine Sie nicht zu sehr nervt, und sobald es piept, kehren Sie zu den großen Dingen zurück. Höchstwahrscheinlich kann ein Anruf oder ein Brief die nächsten 40 Minuten warten.

4. Dinge kombinieren

Viele kleine Dinge können getan werden, während Sie mit der U-Bahn fahren, an der Post anstehen und auf ein Kind aus einer Zeichenstunde warten. Es ist unwahrscheinlich, dass in solchen Momenten eine Dissertation, ein Buch, ein Bericht oder ein Plan erstellt werden kann, aber es ist durchaus möglich, schnell auf Nachrichten zu antworten, einige Formulare auszufüllen und kleinere Änderungen vorzunehmen.

5. Denken Sie daran, dass dringende Aufgaben niemals enden werden

Es ist ein sehr großer Fehler zu glauben, dass Sie jetzt mit all dieser Routine schnell aufräumen: Termin beim Arzt machen, Briefe beantworten, Ihrem Kind neue Turnschuhe bestellen, ein Zeugnis ausfüllen - und dann, leichten Herzens, Sie nimmt wichtige Arbeit und persönliche Projekte auf: aktualisieren Sie Ihr Portfolio und Ihren Lebenslauf, lesen Sie ein Buch in einer Fremdsprache, suchen Sie nach Informationen für die Recherche. Das wird leider nicht so sein. Kleine Dinge werden weiterhin auf Sie fallen, bis Sie die Kontrolle über sie übernehmen.