7 Gmail-Tipps von einem ehemaligen Google-Mitarbeiter

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wenn Hunderte von eingehenden E-Mails und ständige Ablenkungen beim Abrufen Ihrer E-Mails es Ihnen nicht ermöglichen, sich auf Ihre Hauptaktivität zu konzentrieren, dann ist dieser Artikel für Sie. Rudolphe Dutel, ein ehemaliger Google-Mitarbeiter, erklärte, wie man ohne Kopfschmerzen richtig mit Gmail arbeitet.

2011 nahm Rudolf Dutel eine Stelle bei Google an. „Mein erster Tag im Google-Büro war wie die Ankunft von Harry Potter in Hogwarts: Du machst dir große Sorgen, wie ein Schuljunge beim ersten Date, und du weißt nicht, was du tun sollst“, erinnert sich Rudolph. „Deshalb habe ich mich über jeden mir anvertrauten Job und die Möglichkeit, dabei etwas Neues zu lernen, gefreut.“

In den nächsten zwei Jahren sollte er sich intensiv mit der Schulung der Mitarbeiter des Unternehmens für die Arbeit mit dem E-Mail-Dienst Gmail sowie dem Unternehmensvertrieb beschäftigen.

Dütel ist kein Google-Mitglied mehr, er ist jetzt Mitarbeiter von Buffer und Gründer des Remotive-Projekts, einer elektronischen Wochenzeitschrift für Telearbeiter. Einige der Tricks, die er seinen ehemaligen Kollegen beigebracht hat, verwendet er jedoch immer noch.

So trainieren Sie Ihre E-Mail: 7 Killer-Tipps für die Arbeit mit Gmail

Manchmal ist es eine Offenbarung, Ihren Posteingang am Montagmorgen zu öffnen. Es scheint physikalisch unmöglich, den endlosen Strom von Briefen zu sortieren.

E-Mail wird heute nur noch in abgelegenen Dörfern verwendet, wo es weder Strom noch Mobilfunkmasten gibt. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute verbringen wir durchschnittlich ein Drittel unseres Arbeitstages damit, E-Mails zu beantworten.

Der durchschnittliche Facharbeiter verbringt bis zu 28% seiner nützlichen Zeit mit dem Parsen von E-Mails. Das sind ungefähr 13 Stunden pro Woche.

Natürlich möchte ich solchen traurigen Statistiken nicht zustimmen. Außerdem möchte jeder seine Zeit mit etwas Nützlicherem verbringen. Zu diesem Zweck verbrachte Dutel viel Zeit damit, die Fähigkeiten von Gmail, Dienstprogramme und Dienste zu testen und hob die sieben seiner Meinung nach nützlichsten für den täglichen Gebrauch hervor. Vielleicht ist die Arbeitskorrespondenz kein so langes Geschäft.

1. Verwenden Sie die Schaltfläche "Senden abbrechen"

Sind Ihnen nach dem Klicken auf "Senden" schon einmal ein paar nervige Tippfehler in Ihrem Brief aufgefallen? Ich bin sicher, ja.

Von nun an gibt es nichts mehr zu befürchten: Sie haben die Funktion des Versandabbruchs, was eine zwingende Voraussetzung für diejenigen ist, die sich entschlossen haben, die Verwaltung ihrer kostbaren Arbeitszeit ernsthaft in Angriff zu nehmen.

Sie können die Funktion aktivieren, indem Sie im Menü ein Häkchen vor die entsprechende Funktion setzen: „Einstellungen“→ „Allgemein“→ „Senden abbrechen“. Optional kann die Kündigungsfrist auf 10, 20 oder 30 Sekunden eingestellt werden.

Probieren Sie es selbst aus, mir persönlich hat es gefallen!

2. Wenden Sie Vorlagen an, um Zeit zu sparen

Wir schreiben eine große Anzahl von Buchstaben des gleichen Typs, die einander ähnlich sind wie zwei Wassertropfen. Manchmal nehmen wir als Grundlage für neue Briefe diejenigen, die wir bereits an andere geschrieben haben. Dies ist beispielsweise für Verkäufer bequem und kann erheblich Zeit sparen.

Warum also nicht ein paar Vorlagen für diese Art von Nachricht vorbereiten, anstatt das Gleiche immer wieder neu zu schreiben? Schließlich ist es viel einfacher, ein paar Wörter und Sätze zu ersetzen, als neu zu schreiben. Die Hauptsache ist, nicht zu vergessen, es später noch einmal zu lesen.

Bereiten Sie einige Antwortvorlagen vor und speichern Sie sie, die Sie später bei Bedarf verwenden können.

Um die Funktion "Antwortvorlagen" zu aktivieren, gehen Sie im Einstellungsmenü auf den Reiter "Labor".

Dank dieser unglaublich nützlichen Funktion gelang es Rudolph und seinem Bruder, ihre Kontaktdaten manuell in einem Standard-Mailing an die ersten 1.500 Remotive-Abonnenten zu senden.

3. Nutzen Sie die Offline-Zugriffsfunktion

Ein weiterer Trick, den wir von Dutel gelernt haben, ist, mit Gmail ohne Internetzugang weiterzuarbeiten.

Vielleicht möchten sich einige von Ihnen für eine Weile von anderen abkoppeln, um sich ganz kreativen Aufgaben zu widmen. Auf den Ordner „Posteingang“, in dem Sie beispielsweise die technische Aufgabe abgelegt haben, können Sie jedoch in den meisten Fällen einfach nicht verzichten. Wie sein?

Für alle Bahnreisen, Fälle mit kostenpflichtigem oder eingeschränktem Zugang zum WLAN-Netz und andere unvorhergesehene Umstände können Sie die Funktion „Offline“nutzen. Es ermöglicht Ihnen, E-Mails ohne Internetzugang zu lesen, zu beantworten, zu suchen und zu archivieren.

Das ist wirklich sehr praktisch, da Sie in diesem Modus nicht nur mit E-Mails, sondern auch mit Google Drive und Google Docs arbeiten können.

4. Sie haben keine Zeit? Pause

Manchmal landen eingehende Nachrichten einfach nacheinander in der Box, störend und lenken von der Arbeit ab, auf die wir uns konzentrieren. Eins, zwei, vier, zehn neue Buchstaben … Was ist, wenn es etwas Wichtiges gibt?

Die beste Lösung für dieses Problem war laut Dutel die Inbox-Pause-Funktion. Die Bedeutung dieser Funktion ist ganz einfach: Sie unterbrechen den Fluss der eingehenden Korrespondenz, wenn Sie mit etwas Wichtigem beschäftigt sind, und wenn Sie von Sorgen und einem Kalender voller Ereignisse befreit sind, kehren Sie dorthin zurück, als ob Sie sie erhalten hätten in der gleichen Sekunde, indem Sie auf die Seite mit der Registerkarte E-Mail gehen.

5. Abmelden von unnötigen Mailinglisten

Zufälligerweise ist es schwierig, alle Arten von Mailings, die in Ihrem geschäftlichen E-Mail-Postfach landen, vollständig zu beseitigen. Wie werden Sie diejenigen los, die Sie überhaupt nicht interessieren?

Schauen Sie sich Unroll.me an, ein Dienstprogramm, mit dem Sie Ihre E-Mails in wenigen Minuten optimal organisieren können. Nachdem Sie sich für den Dienst angemeldet haben, öffnen Sie die Mailingliste, die Sie abonniert haben. Dann melde dich von unnötigen ab.

6. Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten

Gmail scheint fast alles über uns zu wissen: mit wem wir kommunizieren, nach welchen Bildern wir in der Suche suchen, was wir in den "Dokumenten" speichern. Wir können sagen, dass dies eine Art Flugkontrollzentrum und die Hauptkommandozentrale ist - alle Verbindungen führen hierher, wie die Straßen nach Rom. Das bedeutet, dass zuerst auf die Sicherheit geachtet werden sollte.

Die zweistufige Verifizierung ist die beste Lösung für diese Aufgabe. "Zwei-", denn um Ihre Daten zu schützen, benötigen Sie nicht nur Ihr Passwort für die Mailbox, sondern auch einen einzigartigen Code, den Sie jedes Mal erhalten, wenn Sie versuchen, von einer mobilen Anwendung oder einer SMS-Nachricht auf Ihre Mailbox zuzugreifen.

Rudolph rät auch dazu, auf den 1Password-Dienst zu achten.

Viele andere beliebte Dienste wie Dropbox, Facebook und Twitter verwenden ebenfalls die Bestätigung in zwei Schritten für den Zugriff.

Übrigens, für die Sicherheit Ihrer Daten ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihr Gmail-Konto nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet wird, zum Beispiel auf zwei Computern gleichzeitig.

7. Verwenden Sie informativere Benachrichtigungen

Viele Messenger verwenden mehrere Status für Nachrichten gleichzeitig: „Gesendet“, „Zugestellt“, „Gelesen“. An einigen Stellen, wie beispielsweise Facebook, werden Symbole verwendet, um diese Benachrichtigungen darzustellen.

Für den Gmail-Dienst gibt es eine ähnliche Lösung – Sidekick. Dies ist eine gute Anwendung für diejenigen, die einen Job suchen oder deren Aktivitäten mit dem Verkauf zusammenhängen: Es ist sehr praktisch, den Status Ihrer gesendeten E-Mails abzurufen.

Jetzt wissen Sie etwas mehr über die Sicherheit und Zeitersparnis bei der Arbeit mit Gmail. Wir hoffen, dass Ihnen der Rat eines erfahrenen Spezialisten hilft, produktiver zu werden.