10 Tipps zum einfacheren Arbeiten mit Dateien in Dropbox

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Erfahren Sie, wie Sie gelöschte Dokumente wiederherstellen, wichtige Ordner schnell finden und Scans direkt in die Cloud hochladen.

Dropbox ist längst kein einfacher Cloud-Dienst mehr und hat sich zu einem echten Ökosystem für die Zusammenarbeit an Projekten entwickelt. Aber es basiert immer noch auf Dateispeicherung, deren Fähigkeiten ständig erweitert werden. Nutzen Sie sie in vollen Zügen.

1. Dateien sofort teilen

Bisher hatte Dropbox ein separates System zum Hochladen von Dateien: Sie mussten einen dedizierten öffentlichen Ordner verwenden. Es ist jetzt viel einfacher.

Fahren Sie mit der Maus über die Datei und klicken Sie auf "Teilen" - damit haben Sie die Möglichkeit, einen Link zu erstellen. Jeder, der über den Link verfügt, kann diese Datei anzeigen. Und wenn Sie mit anderen Personen an einem Dokument oder Ordner arbeiten, fügen Sie sie über dasselbe Fenster mit Namen oder E-Mail-Adressen hinzu.

2. Gelöschte Dateien wiederherstellen

Wenn Sie versehentlich eine Datei aus Dropbox löschen, können Sie sie innerhalb von 30 Tagen problemlos wiederherstellen. Und mit einem Dropbox Professional-Abonnement erhöht sich diese auf 120 Tage.

Öffnen Sie den Abschnitt "Dateien" und klicken Sie links auf "Gelöschte Dateien". Markieren Sie die gewünschten Elemente und klicken Sie rechts auf die blaue Schaltfläche "Wiederherstellen".

3. Zu früheren Versionen von Dateien zurückkehren

Autoren und Redakteure werden diese Funktion zu schätzen wissen. Es ermöglicht Ihnen, ältere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen.

Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Datei und wählen Sie Versionsverlauf. Sie sehen eine Liste aller Optionen und können herausfinden, wann und von wem die Änderungen vorgenommen wurden. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Version und klicken Sie rechts auf "Wiederherstellen".

4. Dateien anfordern

Sie können jeden bitten, Dateien zu Ihrem Speicher hinzuzufügen – sogar jemanden, der kein Dropbox-Konto hat. Öffnen Sie im linken Bereich Dateianforderungen und klicken Sie auf Dateianforderung erstellen.

Schreiben Sie in die erste Zeile, was Sie genau brauchen, und wählen Sie in der zweiten einen Ordner aus. Danach muss nur noch der Link an den gewünschten Benutzer gesendet werden.

5. Markieren Sie wichtige Dateien und Ordner für den schnellen Zugriff

Wenn Sie viele Dateien in Dropbox speichern, müssen sie wahrscheinlich organisiert werden. Markieren Sie die gewünschten Artikel und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche "Stern". Sie werden jetzt oben auf dem Bildschirm auf der Startseite angezeigt.

6. Speichern Sie Dateien für den Offline-Zugriff

In den mobilen Dropbox-Apps können Sie selbst mit einem Basiskonto Dateien für die Offline-Nutzung speichern. Um Ordner speichern zu können, benötigen Sie ein Dropbox Professional-Abonnement.

Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei und wählen Sie Automatischer Zugriff. Modus . Jetzt kann es über die Anwendung auch ohne Zugriff auf das Web verwendet werden.

7. Sparen Sie Speicherplatz auf Ihrem Computer mit selektiver Synchronisierung

Um zu verhindern, dass große Dateien aus der Cloud Speicherplatz auf Ihrem Computer belegen, aktivieren Sie die selektive Synchronisierung im Dropbox-PC-Client. Auf diese Weise können Sie nur bestimmte Ordner auf Ihrer Festplatte speichern und nicht den gesamten Inhalt Ihres Kontos.

Um die Funktion zu aktivieren, öffnen Sie die Anwendungseinstellungen und klicken Sie auf der Registerkarte "Synchronisierung" auf die entsprechende Schaltfläche. Aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Ordner, die Sie mit Ihrem Computer synchronisieren möchten, und klicken Sie auf "Aktualisieren".

8. Erstellen Sie direkte Download-Links

Wenn Sie etwas teilen, öffnet der Link zuerst die Dropbox-Website, bevor Sie die Datei herunterladen können. Diese Einschränkung kann umgangen werden: Es genügt, dl = 0 im Link durch dl = 1 zu ersetzen. Jetzt, nachdem Sie darauf geklickt haben, wird die Datei sofort heruntergeladen.

9. Schützen Sie Dateien mit 2-Schritt-Verifizierung und Passcode

Wenn etwas Geheimnisvolles in der Cloud gespeichert ist, sollte das Konto geschützt werden. Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten, damit der Dienst zusätzlich zum Kennwort einen Sicherheitsschlüssel benötigt. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und öffnen Sie den Reiter „Sicherheit“.

Sie können auf Ihrem Telefon einen vierstelligen Zugangscode aktivieren, den Sie bei jedem Aufruf der Anwendung eingeben müssen. Die Option befindet sich in den Einstellungen in der Kategorie Erweiterte Funktionen.

10. Laden Sie Scans von Dokumenten direkt in Dropbox hoch

Sie können Dokumente direkt über die mobile Dropbox-App scannen. Klicken Sie einfach auf das Plus am unteren Bildschirmrand und wählen Sie das entsprechende Element aus. Sie können das Bild erstellen, das Format sowie den Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert wird.

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