Rückblick auf Notion - das All-in-One-Produktivitätstool für Arbeit und Leben

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Installieren Sie diese App und vergessen Sie Google Docs, Evernote, Trello und ein Dutzend anderer Programme.

Was ist Begriff?

Notion vereint eine Vielzahl von Tools in einem. Notizen und To-Do-Listen, Dokumente und Tabellen, Kanban-Boards und Wissensdatenbanken – hier finden Sie alles, was wir täglich zu tun haben.

All dies präsentiert der Dienst in Form eines einzigen Arbeitsbereichs. Wie bei LEGO Teilen ist es einfach, die gewünschten Teile hinzuzufügen und Ihr ideales Produktivitätswerkzeug zum Speichern von Ideen, Planung und Zusammenarbeit mit Kollegen zusammenzustellen.

Vergleichen Sie Notion mit einer Mischung aus Evernote, Google Docs, Trello und Todoist. Das Hauptziel der Anwendung ist es, viele Dienste zur Lösung spezifischer Probleme zu ersetzen, um die Arbeit einfacher und bequemer zu machen.

Anstatt Websites zu jonglieren und zwischen Software-Schnittstellen zu wechseln, können Sie mit Notion alle Prozesse in einer sauberen, universellen Umgebung ausführen und unter Kontrolle halten.

Wie funktioniert dieses Tool

Eine komfortable Bedienung bei so vielen Funktionen ist kaum vorstellbar. Tatsächlich ist die Benutzeroberfläche von Notion jedoch noch minimalistischer als die der einzelnen Programme, die es ersetzt.

Alle Inhalte werden hier auf Seiten gespeichert, die aus verschiedenen Blöcken bestehen - die Hauptessenz des Dienstes. Dies können Texte, Listen, Code, Bilder oder Links sein.

Blöcke können jederzeit einfach umgewandelt werden, wodurch eine Aufzählungsliste in eine Checkliste und Text in eine separate Seite, einen Codeblock oder ein Zitat in Sekundenschnelle umgewandelt wird.

Mehrere andere können auf einer Seite gesammelt werden, die sich wiederum in mehrstufigen Dropdown-Listen verstecken kann. Sie können Tabellen, Kanban-Boards, Wikis und Datenbanken hinzufügen.

Dies eröffnet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, alles in die Regale zu stellen. Zur Navigation durch die Datensätze dient eine Sidebar mit Baumstruktur, die alle Inhalte komfortabel anzeigt, sowie eine Schnellsuche mit Tipps.

Wenn Sie eine neue Datei erstellen, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie von einer leeren Seite aus starten oder eine der vielen vorgefertigten Vorlagen für verschiedene Zwecke auswählen können.

Wenn Sie auf klicken

/

Es öffnet sich ein Befehlsmenü, das zum Hinzufügen von Grundblöcken wie Zwischenüberschriften, Listen und Trennzeichen sowie Erinnerungen, Tabellen, Tafeln und Kalendern dient.

Darüber hinaus ist hier das Einbetten von Medien und Dateien verschiedener Dienste möglich, darunter Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma und viele andere.

Beim ersten Kennenlernen von Notion ist das Konzept ziemlich schwer zu verstehen, daher haben die Entwickler eine Live-Version erstellt, die ohne Registrierung direkt im Browserfenster verfügbar ist und genauso funktioniert wie die Anwendung selbst.

Wofür kann Begriff verwendet werden?

Alle Funktionen von Notion werden von den Entwicklern in vier Hauptkomponenten unterteilt: Notizen & Dokumente, Wissensdatenbank, Aufgaben & Projekte und Tabellen & Datenbanken. Ersteres ist als Alternative zu Google Docs und Evernote positioniert und dient der Arbeit mit Texten und Notizen.

Die zweite soll das GitHub-Wiki und Confluence ersetzen und hilft beim Aufbau von Wissensdatenbanken. Der dritte übernimmt die Funktionen von Trello, Asana bzw. Jira und erleichtert die Arbeit mit Aufgaben und Projekten. Letzteres ersetzt schließlich Google Sheets und Airtable und dient der Erstellung von Tabellen und Datenbanken.

1. Notizen und Dokumente

Für das Organisieren von Notizen und das Arbeiten mit Dokumenten bietet Notion alles, was Sie sich wünschen können. Von einem Web-Clipper und praktischen Ausschnitten hinzugefügter Links bis hin zu einem funktionalen Editor mit Unterstützung für Markdown-Markup und Medieneinfügung.

Alle von Ihnen erstellten Inhalte können mit anderen geteilt und in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden. Gleichzeitig stehen Versionskontrolle, Kommentare und Zugriffskontrolle zur Verfügung.

2. Wissensdatenbank

Ohne Kenntnisse in Notion ist es einfach, ein benutzerfreundliches und gut lesbares Wiki zu erstellen. Erstellen Sie dazu einfach eine leere Seite und platzieren Sie andere darauf. Ihre Kopfzeilen fungieren als Links und sie können alles enthalten, einschließlich anderer Unterseiten.

Auf der Hauptseite können Sie Abschnitte hinzufügen und das Wiki selbst lässt sich leicht mit anderen Wissensdatenbanken verlinken. Jede Seite kann jedoch mit Covern und Emojis gestaltet werden, die neben dem Titel erscheinen und die Navigation erleichtern.

3. Aufgaben und Projektmanagement

Es gibt viele Möglichkeiten, Aufgaben zu organisieren. Einfache Dinge sind mit Checklisten und verschachtelten Listen schneller und komplexe Projekte mit Kanban-Boards einfacher.

Letztere sehen und funktionieren genauso wie in Trello und ermöglichen sogar die Übertragung von Projekten von dort mit einem Klick. Darüber hinaus gibt es Straßenkarten, einen Kalender und einen Wochenplaner.

4. Tabellen und Datenbanken

In Bezug auf Tabellen kann Notion Google Sheets und Excel ersetzen, jedoch nur für nicht sehr komplexe und grundlegende Dinge. Wenn Sie jedoch keine ausgefeilten mathematischen Formeln benötigen, reichen die integrierten Funktionen aus.

Tabellen können von Grund auf neu erstellt, aus anderen Anwendungen importiert und in Dokumente eingefügt und auf Seiten platziert werden.

Welche Szenarien gibt es für die Verwendung des Tools?

Der häufigste Anwendungsfall für Notion ist das Erstellen von Notizen und das Schreiben von Texten, aber es gibt noch mehr Anwendungen dafür.

Allein in der eingebauten Galerie gibt es 20 vorgefertigte Vorlagen für unterschiedliche Bedürfnisse, die nahezu jede Aufgabe abdecken. Dank des Konzepts des Konstrukteurs können Sie jedoch immer eine einzigartige Vorlage für Ihre Ziele sammeln.

Das Schöne an Notion ist, dass Sie Ihr Leben und Ihre Arbeit organisieren können, indem Sie alle täglichen Prozesse in einem einzigen, komfortablen Service kombinieren.

Neben den offensichtlichen Notizen, dem Task-Manager, dem Projektmanagement und den Wissensdatenbanken bietet die App eine Menge anderer Anwendungsfälle. Um die Möglichkeiten zu verstehen, hier einige interessante Optionen als Beispiel:

• Repository - Sammeln Sie Ideen, Links zu Artikeln, Videos und andere Informationen, die später verarbeitet werden müssen.
• Ziele - Legen Sie fest, was Sie erreichen möchten, und überprüfen Sie die Liste, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
• Hausarbeit - schreiben Sie Pläne auf, speichern Sie Ideen für Renovierung und Verbesserung, die Sie mögen.
• Reisen - Sammeln Sie Informationen über bevorstehende Reisen und Orte, die Sie besuchen möchten.
• Finanzen - Kontrollieren Sie Einnahmen, verfolgen Sie Zahlungen und Ausgaben.
• Redaktionskalender - Planen Sie Beiträge für Ihren Blog oder Kanal.
• Trainingsprotokoll - Verfolgen Sie Ihre Aktivitäten, verfolgen Sie den Fortschritt, führen Sie ein Ernährungstagebuch.

Was ist mit der Synchronisierung und dem Vorhandensein von mobilen Anwendungen?

Notion ist auf allen Plattformen verfügbar und funktioniert sowohl in Apps als auch im Browser. Neben Desktop-Clients für Mac und PC gibt es auch mobile Versionen für iOS und Android, die ähnliche Funktionen bieten.

Alle Inhalte werden in Notions eigener Cloud gespeichert und zwischen den Geräten synchronisiert und erscheinen beim Bearbeiten fast sofort.

Was sich im Nutzungsprozess herausgestellt hat

Ich habe vor langer Zeit von Notion gehört. Ich habe zweimal eine Mac-App installiert, versucht, sie zu erlernen und zu verwenden, aber beide Versuche waren erfolglos.

Ich arbeite hauptsächlich mit Texten, daher erwartete ich, in Notion Notizen zu machen und Artikelentwürfe zu schreiben. Bei kurzen Notizen, wie auch bei To-Do-Listen, ging es leicht, aber bei den Texten klappte es nicht.

Ich habe wirklich die volle Unterstützung für Markdown vermisst und noch mehr - die Einstellungen für die Schriftdarstellung: Im Editor gibt es nur drei Schriftarten, zwei Schriftgrößen und Ränder.

Ich glaube, es macht keinen Sinn, es zu verwenden, ohne alle Prozesse auf Notion zu übertragen, da das ganze harmonische Konzept eines einzigen Raums zusammenbricht. Daher verwende ich weiterhin Bear, in dem ich Texte schreibe, Notizen mache und einfache Listen führe.

Aber gleichzeitig behalte ich Notion genau im Auge und warte, bis weitere Einstellungen erscheinen. Dennoch ist die Anwendung sehr mächtig und vielversprechend, und die Idee eines universellen Tools reizt mich.

Unser Chefredakteur hat es besser gemacht. Er nutzt Notion gerne und sagt hier, was er dazu sagt.

Damit Notion funktioniert, müssen Sie mehrere Stunden damit verbringen, es einzurichten: Vorlagen studieren, sich mit Mechaniken befassen, Videos auf YouTube ansehen, Anwendungsfälle entwickeln. Es ist stellenweise lang und mühsam.

Aber! Sobald Sie Notion für sich selbst anpassen, beginnt das Märchen: Andere Anwendungen für Notizen und Aufgaben werden nicht mehr benötigt. Tabellen, Checklisten, Textformatierungen mit Blöcken – hier gibt es so viele versteckte Features, dass es einfach wegbläst, wenn man etwas Neues findet.

Nach einem Monat war mir der Platz ausgegangen, aber dank des Empfehlungsprogramms und ein paar Posts habe ich ein zweijähriges Abonnement.

Wie viel kostet Notion

Notion kann kostenlos genutzt werden, aber im Großen und Ganzen ist diese Option nur für Bekannte geeignet. Im kostenlosen Account funktioniert die Synchronisation und alle Funktionen stehen zur Verfügung, und der Haken liegt in der Begrenzung auf 1.000 Inhaltsblöcke.

Für den Anfang reicht das, aber wenn Sie alle Prozesse in die Anwendung übertragen, ist das Limit schnell vorbei.

Ein kostenpflichtiges Abonnement entfernt alle Einschränkungen und öffnet auch den Versionsverlauf, die Zugangseinstellungen und den vorrangigen technischen Support. Wenn Sie sich für eine Jahresmitgliedschaft anmelden, kostet ein persönliches Konto 4 US-Dollar pro Monat, und wenn Sie in einem Team arbeiten, müssen Sie 8 US-Dollar pro Person ausgeben.

In diesem Fall werden nach der Registrierung und Installation der Anwendungen 15 Dollar berechnet, die für die Zahlung des Abonnements ausgegeben werden können. Zusätzliche Boni werden für das Einladen von Freunden gewährt - in diesem Fall erhalten Sie 5 US-Dollar und ein Freund - 10 US-Dollar.

Übrigens, wenn Sie möchten, registrieren Sie sich über den Link, wenn nicht, dann gibt es unten einen nicht verweisenden.

Was ist das Endergebnis?

Notion ist wirklich ein mächtiges Werkzeug, mit dessen Möglichkeiten Sie persönliche und berufliche Angelegenheiten regeln können. Der Service spart Zeit und hilft, produktiver zu sein, da Notizen, Dokumente, Fälle und Projekte in einem einzigen Bereich gesammelt werden. Tatsächlich gibt es keine Analoga mit gleichen Funktionen.

Aber schmeicheln Sie sich nicht, denn Notion ist nur ein Werkzeug und wird Ihnen nicht die ganze Arbeit abnehmen. Mit seiner Hilfe können Sie Erfolge erzielen, aber nur für diejenigen, die es gewohnt sind, alles in die Regale zu stellen und bereit sind, Zeit damit zu verbringen, ihre Platten zu organisieren.

Profis

• Vielseitigkeit - ersetzt viele verschiedene Anwendungen und Dienste.
• Zusammenarbeit - Sie können Dokumente veröffentlichen und auch Nichtregistrierten Zugriff auf Links gewähren.
• Benutzerfreundliche Oberfläche - trotz der Fülle an Funktionen alles auf einen Blick.
• Plattformübergreifend - Zugriff von jedem Gerät aus möglich.

Minuspunkte

• Komplexität - Aufgrund der Vielzahl an Funktionen ist es nicht so einfach herauszufinden, was und wie zu tun ist.
• Schwache Typografie - Die Einstellungen für die Schriftartanzeige sind sehr spärlich, fast nicht vorhanden.
• Mangelnde Lokalisierung - zusammen mit der Schwierigkeit, sie zu meistern, wird dies für einige ein Problem sein.