Warum eine Checkliste für Sie bei der Arbeit ein Muss ist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Eine Checkliste scheint eine sehr altmodische Methode zu sein, um Ihren Arbeitsablauf zu organisieren, da es so viele moderne Techniken gibt. Aber wir sind bereit, Sie zu überzeugen, indem wir ein wissenschaftliches Experiment, die Meinung eines Doktoranden und die Erfahrung des Sängers der Gruppe Van Halen als Argumente verwenden.

In der modernen Welt haben wir einen beispiellosen Zugang zu Informationen. Wir können viel lernen, indem wir einfach nach dem richtigen Suchbegriff fragen oder Online-Enzyklopädien öffnen. Trotzdem bekommen wir bei dieser Flut von Informationen auch viele Schwierigkeiten.

Wir wissen heute mehr denn je, aber es gibt ein Problem damit, die Theorie in die Praxis umzusetzen, ihr Wert und Nützlichkeit zu verleihen.

In vielerlei Hinsicht hat uns das Informationszeitalter weit weniger praktisch und weise gemacht. Lassen Sie uns viel wissen, aber wir verlieren leicht die Konzentration, wir werden von der Hauptsache abgelenkt, wir lassen die Aufmerksamkeit zerstreuen. Außerdem verlieren wir schnell die Grundlagen, wesentliche Hintergrundinformationen und machen aus eigener Kompetenz Fehler.

Laut dem Chirurgen und Gesundheitsforscher Atul Gawande, M. D., sollten die Menschen ihr Wissen optimal nutzen.

Atul Gawande US-amerikanischer Chirurg, Journalist, Schriftsteller

Wir können Fehler aufgrund von Unwissenheit vergeben. Wenn eine Person in einer bestimmten Situation nicht wusste, was sie tun sollte, sind wir froh, dass sie sich bemüht hat, das Problem zu lösen. Aber wenn er wusste, wie er vorgehen sollte, diese Informationen jedoch nicht richtig anwendete, ist es schwierig, nicht wütend zu werden.

Fehler, die aufgrund der festen Überzeugung „Ich weiß am besten, was zu tun ist“gemacht werden, sind oft die schmerzhaftesten. Sie haben nicht Ihr Bestes gegeben und sind gescheitert, sondern sind bewusst der Selbstüberschätzung gefolgt und haben versagt. Atul Gawande glaubt, dass dies ähnlich ist, wie ein einfacher Fehler eines erfahrenen Chirurgen zum Tod eines Patienten führt.

Wie gehen wir mit diesem Informationsmeer um? Wie kann man Wissen am besten nutzen und Raum für Wunder lassen? Anhand einer Checkliste spürt man, so Dr. Gawande, seine eigene Kraft und Kompetenz.

Dr. Gawande untersuchte sorgfältig die Wirkung von Checklisten auf Chirurgen bzw. auf die Zahl der Infektionsfälle von Patienten während der Operation. Trotz der Tatsache, dass an dem Experiment angesehene und kompetente Chirurgen beteiligt waren, liefen alle auf die eine oder andere Weise Gefahr, während der Operation einen Fehler zu machen.

Die den Chirurgen vorgelegte Checkliste war kurz und einfach. Es las:

Waschen Sie ihre Hände mit Seife und Wasser.
Wischen Sie die Haut des Patienten mit einem Antiseptikum ab.
Legen Sie sterile Verbände auf den Körper des Patienten.
Setzen Sie einen Hut, eine Maske, ein steriles Kittel und Handschuhe auf.

Medizinstudenten lernen diese Schritte auswendig, sie sind offensichtlich, einfach und notwendig. Aber ein Mensch ist keine Maschine, und er kann eine der Aktionen vergessen. Das Überspringen eines Schrittes kann zu einer Infektion führen, was zusätzliche Behandlung, finanzielle Kosten und im schlimmsten Fall den Tod des Patienten bedeutet.

Überraschenderweise machten die Ärzte, sobald diese Checkliste vor den Augen der Ärzte erschien, weniger Fehler. Die Zahl der Infektionen ging um 66 % zurück. Es hat viel Geld gespart, aber was noch wichtiger ist, es hat über tausend Leben gerettet.

Natürlich ist eine Checkliste nicht nur für Ärzte, sondern auch für jeden von uns nützlich, um Gedanken zu strukturieren, Handlungen zu rationalisieren und sich die notwendigen Informationen zu merken.

Vielleicht finden Sie es beleidigend, eine Checkliste zu schreiben, um nichts zu vergessen. Schließlich sind Sie schlau genug und können sich auf Ihr eigenes Gedächtnis verlassen. Aber das Hauptziel einer Checkliste ist Disziplin, die Ihnen hilft, den beabsichtigten Weg zu gehen und Fehler zu vermeiden.

Warum eine Checkliste erstellen?

Die Checkliste hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie grundlegende und einfache Informationen nicht vergessen. Dr. Gawande glaubt, dass die Checkliste eine Art „kognitives Netzwerk“schafft, das uns vor unseren eigenen Unzulänglichkeiten schützt – den Grenzen von Erinnerung und Aufmerksamkeit. Die Checkliste sorgt dafür, dass Sie in dem Moment, in dem Ermüdung oder Faulheit näher rückt, gängige Wahrheiten nicht vergessen.
Die Checkliste macht den Kopf frei und gibt ihm die Möglichkeit, an wirklich schwierigen Aufgaben zu arbeiten. Sobald Sie aufgehört haben, sich um einfache und triviale Dinge zu kümmern, haben Sie die Möglichkeit, sich auf schwierige Entscheidungen zu konzentrieren. Dies funktioniert besonders gut in Fällen, in denen ständig unerwartete oder ungeplante Situationen auftreten und es eher schwierig ist, sich selbst zu kontrollieren.
Die Checkliste hilft, diszipliniert zu sein. Dies ist wichtig, wenn es um Routineaufgaben geht. Wenn wir uns daran gewöhnen, etwas von Tag zu Tag zu tun, verlieren wir leicht Begeisterung und Aufmerksamkeit, machen Fehler und Fehleinschätzungen. Wenn Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz zu wohl fühlen, Sie entspannen und Ihre Aufmerksamkeit abgelenkt wird, hilft Ihnen die Checkliste, jede Minute wachsam zu bleiben.
Die Checkliste spart Zeit. Sie müssen nicht mehr über jeden Ihrer Schritte nachdenken: Sie haben bereits alles auf einem Blatt Papier beschrieben. Wenn jetzt eine Entscheidung getroffen werden muss, ist Zeit die wertvollste Ressource. Eine Checkliste hilft Ihnen, wertvolle Sekunden zu gewinnen.

Ja, eine Checkliste ist nicht die originellste Möglichkeit, Ihren Arbeitsablauf zu kontrollieren. Gleichzeitig erweist sich dieses einfache Tool als unglaublich wertvoll für diejenigen, die Fehler reduzieren und die Qualität ihrer Arbeit verbessern möchten.

So erstellen Sie eine effektive Checkliste

Es gibt gute Checklisten und schlechte Checklisten. Wie erstellen Sie also eine Checkliste, die Ihnen den Einstieg erleichtert?

Konzentrieren Sie sich nur auf einfache Dinge. Der Zweck einer guten Checkliste besteht darin, die notwendigen Informationen zu vermitteln. Keine Details. Die Checkliste ist kein Leitfaden, kein Rundgang durch Ihren Workflow. Dies ist ein Diagramm, das Ihnen hilft, sich an die wichtigsten Dinge zu erinnern. Eine gute Checkliste sollte fünf bis zehn Punkte haben.
Die Checkliste sollte einfach und praktisch sein. Verwenden Sie klare Worte, die die Aufgabe genau beschreiben. Wenn Sie zusätzliche Zeit benötigen, um sich genau zu erinnern, was die einzelnen Punkte bedeuten, ist Ihre Checkliste schlecht.
Entscheiden Sie, wann Sie pausieren möchten. Wann werden Sie Ihre Checkliste verwenden? Wann gehen Sie zum nächsten Punkt über? Wie überprüfen Sie, ob der Artikel abgeschlossen ist? Wählen Sie einen Zeitpunkt aus, zu dem Sie die Checkliste durchgehen, und stellen Sie sicher, dass alles erledigt ist und Sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren können.
Definieren Sie den Typ Ihrer Checkliste. Wenn es sich beispielsweise um ein Rezept handelt, lesen Sie jeden Schritt und befolgen die Anweisungen. Dies ist ein Read-Do-Typ. Und wenn Ihre Checkliste Arbeitsaufträge für heute enthält und Sie erledigte Aufgaben daraus einfach streichen, dann ist dies der Typ "gemacht - bestätigt". Dieser Schritt wird Ihnen helfen, Ihre Arbeit mit Ihrer Checkliste zu rationalisieren und sich besser zu kontrollieren.
Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Checkliste zu überarbeiten und zu aktualisieren. Fühlen Sie sich frei, es zu überarbeiten und neue Aufgaben oder Änderungen vorzunehmen. Sie müssen experimentieren, damit Ihre Checkliste wirklich effektiv ist.

Der letzte Schritt ist besonders wichtig. Ihre Checkliste ist nicht in Stein gemeißelt, sie ist offen für sich ändernde Umstände.

Keine braunen M&M's

David Lee Roth, Sänger von Van Halen, hat eine merkwürdige Angewohnheit. Der Rocker Rider sieht angemessen aus: Er listet die technischen Anforderungen an die Ausrüstung auf. Doch einer der Punkte schockiert regelmäßig die Mitarbeiter von Konzertsälen, Stadien und Musikclubs: Irgendwo in der Mitte der Liste steht eine M&M-Schale, die kein einziges braunes Bonbon enthalten soll.

Diese Reiter wirken wie Checklisten: Mitarbeiter bewegen sich von Punkt zu Punkt und erfüllen die Ansprüche des Musikers. Wenn David Lee Roth einen Job annimmt, interessiert ihn vor allem eine Schüssel Süßigkeiten. Kannst du erraten warum?

Während die Bitte, alle braunen M & Ms zu entfernen, verrückt klingt, kann David Lee Roth es erklären. Wenn das Stadionpersonal braune Bonbons in der Schüssel zurücklässt, bedeutet dies, dass es dem Fahrer nicht Aufmerksamkeit schenkt. Wenn David auf ein solches Dragee stößt, überprüft er alles andere: ob die Instrumente gut angeschlossen sind, ob die Ausrüstung richtig eingestellt ist, ob seine Anforderungen an Räumlichkeiten und Ausrüstung berücksichtigt werden. Und wenn es keine braunen Bonbons gibt und die Bauarbeiter auch einen so seltsamen Wunsch respektieren, kann der Musiker sicher sein: Alles andere wurde auch gemacht.