Eine nicht offensichtliche, aber funktionierende Möglichkeit, Ihre Versandzeit zu verkürzen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Um die Zeit zu optimieren, die Sie mit Ihrer E-Mail verbringen, versuchen Sie nicht, Ihre E-Mails in eine perfekte Ordnung zu bringen. Alles sei viel einfacher, sagt ein MailChimp-Mitarbeiter. Ein paar einfache Schritte - und Sie brauchen nur eineinhalb Stunden pro Tag, um alle Briefe zu bearbeiten.

Jon Smith vom Support-Team von MailChimp hat die perfekte E-Mail-Formel durch Versuch und Irrtum herausgefunden. Zuerst erstellte er viele Ordner, dann löschte er jeden einzelnen, aber keiner dieser Ansätze funktionierte. Und dann kam er zu einem ganz anderen System.

Trotz der Tatsache, dass die Beantwortung von Briefen fast im Mittelpunkt seiner Arbeit steht, konnte er den Zeitaufwand für verschiedene Aktionen mit der Post auf eineinhalb Stunden pro Tag reduzieren. Er fand heraus, dass selbst wenn der Briefkasten voller Briefe ist, ein paar einfache Aktionen die Dinge ändern können.

Womit Sie Ihre Zeit nicht verschwenden sollten

Wie John sagt, versuchte er zunächst, Briefe zu klassifizieren und legte alle möglichen Ordner an: für Nachrichten des Chefs, für Informationen zu verschiedenen Projekten, Nachrichten, bei denen etwas unternommen werden musste, und so weiter. Er glaubte, dass dies ihm helfen sollte, Zeit zu sparen. Tatsächlich verbrachte er jedoch mehr Zeit damit, sich sein Klassifikationssystem einzuprägen und weniger Zeit mit der Arbeit selbst.

Ich habe zum Beispiel von meinem Chef eine Nachricht über ein Projekt erhalten, an dem ich arbeite, und diese Nachricht forderte auch von mir, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen. In welchem Ordner soll es abgelegt werden? Und wie groß war die Wahrscheinlichkeit, dass ich mich später daran erinnere, wo ich diesen Brief suchen sollte?

John Smith

Also beschloss John, alle Ordner loszuwerden, und in seiner Post herrschte völliges Chaos. Das Fehlen eines Systems war nicht besser als ein übermäßig komplexes System. Dann beschloss John, seine Herangehensweise an die Arbeit mit Post noch einmal zu überdenken. Er beschloss, die Briefe nicht nach dem Thema zu sortieren, sondern nach der Art der Aktion, die sie ausführen mussten. So geht's.

Nicht zu komplizieren

Lassen Sie in Ihrem Posteingang nur die Nachrichten, auf die Sie antworten müssen. Die wichtigsten, wenn Sie sie nicht sofort erkennen können, markieren Sie sie als ungelesen.

Vielleicht erscheint Ihnen das unlogisch, denn die brennendsten Dinge sollten so schnell wie möglich erledigt werden. Das ist es, und manchmal ist es wirklich notwendig, sofort auf solche Nachrichten zu reagieren. Aber indem Sie wichtige Nachrichten als ungelesen markieren, verlieren Sie diese definitiv nicht in der allgemeinen Masse. Außerdem müssen Sie diese E-Mails auf diese Weise nicht verschieben: Sie bleiben in Ihrem Posteingang und erhalten Aufmerksamkeit, bis Sie sie erreichen.

Ich versuche sicherzustellen, dass sich nicht mehr als 60–70 Nachrichten gleichzeitig in meiner Mailbox ansammeln. Dies ist genau die Anzahl von Buchstaben, die ich problemlos in einer Sitzung bewältigen kann.

John Smith

Erstellen Sie einen regelmäßigen Mailing-Plan für sich

John nimmt sich jeden Morgen eine Stunde Zeit, um den Briefkasten zu reinigen. Wie bereits erwähnt, hinterlässt er dringende Nachrichten oft „ungelesen“. John überfliegt schnell Newsletter und interne Unternehmenskommunikation und antwortet auf so viele nicht dringende Nachrichten, wie er innerhalb dieser Stunde verarbeiten kann.

Wenn die Stunde des Mailens zu Ende geht, schließt John Smith den Briefkasten nicht, sondern schenkt ihm viel weniger Aufmerksamkeit. Wenn neue Nachrichten eintreffen, scannt er schnell deren Inhalt und Absendernamen, um sie zu priorisieren. Wenn eine Nachricht beantwortet werden kann, ohne andere Aktivitäten für längere Zeit zu unterbrechen, tut es John. Aber er fängt nicht wieder an zu mailen.

Gegen Ende des Arbeitstages nimmt sich John weitere 30 Minuten Zeit, um sich ausschließlich der Arbeit mit der Post zu widmen. Zu diesem Zeitpunkt ist er mit Briefen beschäftigt, die von ihm verlangen, etwas zu unternehmen: Zustimmung geben, eine detaillierte Antwort schreiben oder eine Entscheidung treffen. Dann achtet er auf die Nachrichten, die er als ungelesen markiert hat.

Ich könnte viel mehr Zeit damit verbringen, mit der Post zu arbeiten, aber solche Zeitbeschränkungen helfen mir, mich besser zu konzentrieren und produktiver zu sein.

John Smith

E-Mails nach Art der Antwort klassifizieren

Für einige Nachrichten hat John trotzdem separate Ordner erstellt. Bestimmte Briefe, die er nicht als ungelesen markiert, verteilt er nur in zwei Richtungen. Nachrichten, die eine Aktion oder Antwort von einem Kollegen erfordern (nicht unbedingt dringend), legt John in den Ordner "To Do". Es ist für E-Mails, die am nächsten Tag oder später in der Woche bearbeitet werden können.

Auch weniger dringende Briefe wandert John in den Ordner "Lesen". Darüber hinaus verwendet es spezielle Filter, die den Newsletter automatisch in diesen Ordner legen. Die Installation der Filter dauert nur wenige Minuten, aber dieser einfache Schritt erspart Ihnen später viel Zeit und Mühe.

Wenn Sie diese Methode verwenden, erhalten Sie drei aktive Ordner, die sich in der Dringlichkeit der Beantwortung von Nachrichten unterscheiden: Posteingang mit ungelesenen Nachrichten, Aufgaben und Gelesen.

Nachrichten archivieren

Für alles andere verwendet John Smith die Nachrichtenarchivierungsfunktion. Dies hilft ihm, den Briefkasten und den Kopf von unnötigen Aufgaben zu befreien.

Sobald ich die Nachricht lese und die notwendigen Maßnahmen ergreife, sei es eine Unternehmensnachricht oder ein Newsletter, den ich abonniert habe, archiviere ich sie.

John Smith

Enthält eine Nachricht wichtige Informationen, die John zum späteren Nachschlagen aufbewahren möchte, markiert er die archivierte Nachricht mit einem Sternchen, damit sie schneller gefunden werden kann.

Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie sich entscheiden, einen Beitrag zu löschen

John verwendet selten die Funktion zum Löschen von Nachrichten. Dies ist eine Lektion, die er aus der echten Praxis gelernt hat. Eines Tages löschte John eine Nachricht von einem Kollegen, die Informationen enthielt, die er zu diesem Zeitpunkt nicht für wichtig hielt. Nachdem dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hatte, benötigte John Informationen aus diesem Brief. Dann merkte er, dass er in Schwierigkeiten steckte.

Danach habe ich angefangen, nur die Briefe zu löschen, die mir in Zukunft definitiv nicht mehr nützen werden. Seien Sie nicht beleidigt, liebe Kollegen, die mir süße Gifs mit Katzen schicken, aber das sind die Nachrichten, die im "Papierkorb" landen.

John Smith

Um zu diesem System zu gelangen, versuchte John Smith viele verschiedene Ansätze, die ihm nicht effektiv genug waren. Er testete die Methoden, die andere Leute verwendeten, aber sehr bald erkannte er, dass er etwas anderes ausprobieren musste. John kam zu dem Schluss, dass jedes System nur dann funktioniert, wenn es gut zu den Bedingungen Ihrer speziellen Arbeit passt.

Probieren Sie diese Methode aus oder finden Sie etwas Eigenes. Vielleicht finden Sie einen Weg, noch weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen.