So verwalten Sie E-Mails: 10 Tipps von TED-Mitarbeitern

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

TED-Mitarbeiter Michael McWaters teilte in seinem Blog 10 Tipps mit, um seinen Posteingang aufgeräumt zu halten.

Wer, wenn nicht TED-Redakteure und -Manager, kann über Methoden zum Umgang mit überlasteter Post sprechen. Demnach gehen täglich Hunderte von Briefen in das Unternehmen ein, und der Zähler der eingehenden E-Mails hat bei manchen Mitarbeitern schon längst die Tausender-Marke überschritten.

Michael McWaters, TED UX Architect, bietet 10 Lösungen für dieses Problem.

Sie werden in Zukunft nicht mehr Zeit haben als jetzt

Michael bemerkte, dass viele Leute das Mailen auf später verschieben, weil sie glauben, dass sie irgendwann in der Zukunft mehr Zeit dafür haben werden. Wird nicht. Ihr Beschäftigungsniveau wird wahrscheinlich in der nächsten Woche, im nächsten Monat oder im nächsten Jahr bleiben. Sie können sich sogar darüber freuen. Aber es wird die gleiche Zeit für die Post geben. Also fang gleich an mit ihr zu arbeiten.

Versuche von vorne anzufangen

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

1. Nehmen Sie sich etwas Zeit und bereinigen Sie Ihre Post in mehreren Schritten. Je nachdem, wie viele E-Mails Sie haben, brauchen Sie bis zu zehn Durchgänge, um sie zu löschen. Wenn dies schwierig ist, teilen Sie die Arbeit in mehrere 15-Minuten-Blöcke auf.
2. Gehen Sie pleite. Nehmen Sie sich drei oder vier Stunden Zeit und machen Sie Ihren Posteingang zum Ideal für Sauberkeit und Ordnung.

Nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit

Für Michael ist dies der schwierigste Teil des Plans. Sie müssen täglich mehrmals mit Ihrer Post arbeiten. Er empfiehlt, alle vier Stunden 15 Minuten einzuplanen und sich nur auf Ihren Posteingang zu konzentrieren.

Wenn der Buchstabe nicht sehr wichtig ist - löschen

Es besteht die Versuchung, jeden mehr oder weniger wichtigen Brief in einen separaten Ordner zu schicken, um ihn später zu bearbeiten. Aber wenn der Brief gerade nicht Ihre Aufmerksamkeit verdient, löschen Sie ihn.

Melden Sie sich von jedem unnötigen Mailing ab

Ich sündige oft, indem ich einfach E-Mails aus Mailings lösche, die mich nicht interessieren. Michael ist kategorisch:

Wenn der Newsletter für Sie nicht interessant ist, löschen Sie den Brief nicht nur, sondern melden Sie sich auch ab.

Am Ende jedes Briefes befindet sich ein Button „Abmelden“bzw. Abmelden. Verwenden Sie es wie angewiesen. Und je öfter, desto besser. Sie können auch den Dienst Unroll.me nutzen, über den wir hier gesprochen haben. Es wird Sie automatisch von unnötigen Mailings abmelden.

Wenn sich die Nachricht noch in Ihrem Posteingang befindet, lesen Sie sie

Wenn der Brief verifiziert wurde und Sie sich nicht abgemeldet und nicht sofort gelöscht haben, dann lesen Sie ihn. Wenn es kurz ist, lesen Sie es sofort. Wenn es lang ist, senden Sie die E-Mail an den zuvor erstellten Leseordner und kehren Sie dorthin zurück, wenn Sie mehr Freizeit haben. Michael glaubt, dass, wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, der Mindestprozentsatz aller Briefe in diesen Ordner fällt.

Beantworten Sie kurze E-Mails besser gleich

Wenn die von Ihnen gesendete E-Mail eine schnelle Antwort erfordert, antworten Sie bitte … sofort. Warte nicht. Löschen Sie die E-Mail, nachdem Sie Ihre Antwort gesendet haben. Wenn der Brief eine Kopie enthält, die an einen anderen Empfänger gesendet wurde und dieser Ihre Antwort nicht kennen muss, entfernen Sie ihn von den Empfängern.

E-Mails an Kollegen weiterleiten, wenn diese kompetenter antworten können

Leiten Sie die E-Mail mit einer kleinen Erklärung um und löschen Sie sie aus Ihrem Posteingang.

Beschäftige dich mit dem Sortieren

Jeder E-Mail-Dienst bietet Benutzern die Möglichkeit, Ordner zu erstellen. Es ist das beste Werkzeug für den Umgang mit überlasteten E-Mails. Ich habe einen Ordner für Arbeit, Fotos, Studium und andere Dinge erstellt. Michael schlägt vor, Ordner "Projekte", "Andere", "Später antworten" zu erstellen. Hauptsache, Sie fühlen sich wohl.

Wählen Sie die richtige Anwendung

Für mich ist Mailbox zu einer solchen Anwendung geworden. Auch Michael hat sich für ihn entschieden. Aber es gibt viele Möglichkeiten. Sie können bei der Suche nach Lifehacker das Wort "mail" und den Namen des Betriebssystems eingeben, für das Sie einen Client suchen. Ich verspreche Ihnen, dass Sie etwas Passendes finden werden.

Ergebnis

Wenn Sie den Artikel nicht lesen konnten (erzählen Sie uns warum), dann ist hier eine kurze Liste aller Schritte:

1. Zerlegen Sie Ihren Posteingang in wenigen Runden.
2. Entscheiden Sie, was mit dem Brief geschehen soll, sobald er ankommt.
3. Reinigen Sie Ihre Post von Zeit zu Zeit.
4. Melden Sie sich von unnötigen Mailings ab.