13 Dinge in der Geschäftskorrespondenz, die einfach nur nervig sind

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wenn Sie die andere Person nicht verärgern wollen, tun Sie dies nicht.

1. Fehlende Begrüßung

Sie schreiben keinen Geschäftsbrief zum Vergnügen, Sie brauchen etwas vom Adressaten. Daher ist es richtig, es mit einem höflichen Akt zu beginnen - einer Begrüßung. Darauf zu verzichten ist, als würde man mit dem Fuß die Tür zum Büro eines anderen öffnen.

Wie nicht

Es ist besser so

2. Der Satz "Guten Tag"

Wenn Sie keinen Geschäftsbrief direkt aus den 2000er Jahren schreiben, wählen Sie eine modernere Formulierung. Es spielt keine Rolle, dass Sie nicht genau vorhersagen können, wann die andere Person die Nachricht lesen wird. Die Option "Guten Tag" ist die neutralste Option, aber Sie können auch den Zeitraum verwenden, in dem Sie den Brief senden. Und überlassen Sie die "gute Tageszeit" halbtoten Foren aus der Vergangenheit.

Wie nicht

Es ist besser so

3. Umgang mit Fehlern

Es ist erstaunlich, wie viele Fehler in einem so kurzen Text gemacht werden können. Erstens haben viele die durch Kommas getrennte Regel wörtlich genommen. So entstehen Meisterwerke wie "Dear Anton Mikhailovich". Ein Appell ist nicht nur ein Name, sondern auch von ihm abhängige Wörter.

Überprüfen Sie zweitens sorgfältig den Namen des Adressaten. Rufen Sie nicht Alekseev Alexandras, Marin Marias an und entziffern Sie die Initialen.

Wie nicht

Es ist besser so

4. Abkürzungen und einsilbige Antworten

Business Writing erfordert, dass Sie in ganzen Sätzen kommunizieren. Dieser Ansatz hat einen praktischen Vorteil: Der Gesprächspartner muss nicht erraten, was Sie meinen, da Sie alle Nuancen aufdecken und keine Möglichkeit geben, Wörter falsch zu interpretieren. Und Ihr "OK" kann alles bedeuten. Außerdem sparen Schnitte nicht viel Zeit.

Wie nicht

Es ist besser so

5. Humor und Metaphern

Ein Geschäftsbrief sollte keinen Interpretationsspielraum lassen. Alle Wörter werden in ihrer direkten Bedeutung verwendet und implizieren keine unterschiedlichen Interpretationen. Ansonsten warten Sie auf eine zusätzliche Korrespondenzrunde, in der Sie erfahren, wer was im Sinn hat. Und es kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

Wie nicht

Es ist besser so

6. Ausrufezeichen

Ausrufezeichen werden in literarischen Texten nicht oft verwendet, weil sie starke Gefühle ausdrücken sollen. Ein Geschäftsbrief ist keine Plattform, um sich auszudrücken, auch wenn Sie dem Gesprächspartner wirklich sagen möchten, was Sie davon halten.

Sie meinen vielleicht nichts Besonderes, aber für den Gesprächspartner wird das Ausrufezeichen ein Signal sein, dass er wahrscheinlich etwas falsch macht. Behalten Sie also sowohl Ihre Sinne als auch die Tastenkombination Shift + 1 unter Kontrolle. Ein Ausruf ist nur im Umlauf angebracht.

Wie nicht

Es ist besser so

7. Eine Fülle von Bürokraten

Der Wunsch, sich formaler auszudrücken, führt oft zu monströsen Konstruktionen, deren Bedeutung nur schwer zu erkennen ist. Verwenden Sie komplexe Sätze nicht zu oft und schreiben Sie einfacher.

Wie nicht

Es ist besser so

8. Feststelltaste

Es lohnt sich nicht, Zeilen in Großbuchstaben hervorzuheben. Im Internet symbolisiert es immer noch das Schreien. Niemand mag es, angeschrien zu werden. Um die Botschaft klar zu machen, machen Sie es einfach.

Wie nicht

Es ist besser so

9. Satz "Danke im Voraus"

Danke, natürlich kann man nicht in die Tasche stecken, aber frühe Dankbarkeit bringt den Gesprächspartner in eine missliche Lage. Ein wohlerzogener Mensch wird sich verpflichtet fühlen, Ihrer Bitte nachzukommen, auch wenn er versteht, dass er dies nicht tun sollte. Und Sie werden für Wurfprobleme in Erinnerung bleiben.

Wenn der Gesprächspartner noch angespornt werden muss, beschreiben Sie besser, wie es für ihn von Vorteil ist, auf Ihre Anfrage zu reagieren.

Wie nicht

Es ist besser so

10. Seltsame Betreffzeile oder gar kein Betreff

Es ist unsicher, unverständliche Briefe zu öffnen, daher läuft eine Nachricht ohne Betreff Gefahr, im Spam zu landen. Natürlich wird ein Mensch sehr wütend, wenn er entdeckt, dass unter den Worten "Zina, Gummi" ein wichtiges Dokument vor dem Leiter des Reifenwerks Zinaida versteckt war.

Wie nicht

Es ist besser so

11. Vertrautheit

Sie sollten nicht von Ihrem Geschäftsstil abweichen, auch wenn der Adressat Ihr bester Freund ist. Zunächst muss er möglicherweise einen Brief an seinen Chef oder Auftragnehmer weiterleiten. Zweitens kann der Brief versehentlich in dritte Hände geraten und ihn kompromittieren, und gleichzeitig Sie.

Drittens müssen Sie zwischen privat und beruflich unterscheiden. Unternehmensinteressen fallen nicht immer mit persönlichen Interessen zusammen. Es lohnt sich, sich Spielraum zu lassen, um freundschaftliche Beziehungen zu pflegen, ohne Zugeständnisse in Verhandlungen zu machen.

Wie nicht

Es ist besser so

12. Fehlende Korrespondenzgeschichte

Wenn Sie aktiv mit jemandem chatten, weiß der Adressat, worum es in dem Gespräch geht, und kann durch Drehen des Mausrads bequem zum Anfang des Dialogs zurückkehren. Aber wenn Sie gelegentlich Briefe per E-Mail austauschen, kann der Gesprächspartner vergessen, wer Sie sind und was Sie von ihm brauchen.

Machen Sie es der Person leicht: Erinnern Sie die Person in einem Absatz daran, worüber sie spricht.

Wie nicht

Es ist besser so

13. Unangemessener Umgang mit Nachrichten-Threads

Mail-Dienste und -Agenten ermöglichen Ihnen die Arbeit mit Nachrichten-Threads. Es ist ein wirklich nützliches Werkzeug, wenn es richtig gehandhabt wird. Aber nicht jedem gelingt es.

Vielleicht sind Sie bereits Opfer eines Massenmailings geworden, dessen Teilnehmer nicht direkt dem Autor, sondern allen antworten. Als Ergebnis füllt ein uninteressantes Gespräch Ihren Posteingang und Sie kommen auf Bestrafungen für diejenigen, die nicht den richtigen Button finden. Gleichzeitig gelangen Informationen, die nicht für neugierige Blicke bestimmt sind, oft in das allgemeine Informationsfeld.

Die Medaille hat auch eine Kehrseite: Wenn in einem wichtigen Gespräch einer der Teilnehmer nicht jedem, sondern nur einer Person antwortet. Und der Empfänger muss viel Zeit damit verbringen, Briefe zu verschicken, anstatt seinen Job zu machen.