So machen Sie mehr im neuen Jahr

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Um zu verstehen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können, müssen Sie zunächst wissen, wofür Sie genau Ihre Zeit aufwenden. Behalten Sie dazu im Auge, was Sie während des Tages tun. Am Abend werden Sie dann sehen, was nicht machbar war und wofür es sich gelohnt hat, mehr Zeit einzuplanen.

Wenn Ihr Arbeitstag hauptsächlich aus verschiedenen Besprechungen besteht (wenn Sie beispielsweise Arzt oder Rechtsanwalt sind), ist dieser Ansatz natürlich nicht besonders geeignet für Sie. Es kann jedoch auch außerhalb der Arbeitszeit genutzt werden, wenn Sie feststellen, dass Ihre Abende und Wochenenden durch das Ansehen von Fernsehsendungen und sozialen Netzwerken unbemerkt vergehen.

Behandle die Zeit wie Essen

Die richtige Verteilung der Zeit wird uns so schwer gegeben, weil Zeit selbst ein sehr vages Konzept ist. Es kann nicht gesehen oder berührt werden, selbst Wissenschaftler streiten noch über seine Natur.

Versuchen Sie also, sich Zeit als etwas Spezifischeres vorzustellen, wie zum Beispiel Essen. Die Tendenz, abgelenkt zu werden, ähnelt dem Heißhunger auf Junk-Food. Übergewicht ist eine Zeitverschwendung. Und die Lösung des Problems (Zeiterfassung) besteht darin, ein Ernährungstagebuch zu führen.

Was ist der allgemeine Nutzen von Ernährungstagebüchern? Erstens kann es für übergewichtige Menschen manchmal ein Schock sein, nur zu wissen, was sie essen. Alle Arten von Snacks und Desserts scheinen nicht gezählt zu werden, bis Sie sie auf dem Papier sehen. Das Verstehen, was man isst, das gesunde Schamgefühl und die Verantwortung, die mit dem Tagebuchen einhergeht, führen dazu, dass man schneller abnimmt.

Die gleichen Überlegungen gelten für die Erfassung der aufgewendeten Zeit. Wenn Sie also Ihre Produktivitätsmuskeln aufbauen möchten, beginnen Sie damit, zu verfolgen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Vorteile der Zeiterfassung

Um Ihre Zeit im Auge zu behalten, müssen Sie die Stunden und Minuten, die Sie an einem Tag, über mehrere Wochen oder sogar Monate, verbracht haben, akribisch aufzeichnen. So paradox es klingen mag, der Prozess selbst braucht auch Zeit.

Sehen wir uns zunächst die Vorteile der Zeiterfassung an und fahren Sie dann mit den Tipps fort, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Dies ist die Grundlage für andere Produktivitätstechniken

Wir beginnen nicht mit dem Krafttraining, ohne das Startgewicht zu bestimmen, das wir heben können. Dasselbe sollte getan werden, wenn Sie versuchen, neue Gewohnheiten zu entwickeln und die Produktivität zu steigern. Wenn wir nicht genau wissen, wie und womit wir unsere Zeit verbringen, können wir die Zeit für verschiedene Dinge einfach nicht richtig berechnen und werden ständig mit uns selbst unzufrieden.

Wenn Sie beispielsweise nicht bemerken, dass Sie eine ganze Stunde am Tag in sozialen Netzwerken verbringen, wie können Sie diese Angewohnheit loswerden? Sie werden einfach denken, dass Sie Ihre To-Do-Listen anders erstellen müssen, um produktiver zu sein. Obwohl Sie nur Facebook oder VKontakte blockieren müssen.

Wenn Sie Ihre aufgewendete Zeit nachverfolgen, können Sie herausfinden, welche Produktivitätsstrategien Sie wirklich benötigen.

2. Sie werden feststellen, dass Sie Ihre Zeitkosten überschätzt haben

Jetzt beschweren sich alle darüber, ständig beschäftigt zu sein und nicht genug Zeit zu haben. Was aber, wenn diese Empfindung ein Wahrnehmungsproblem ist und nicht der tatsächliche Stand der Dinge? Es ist möglich, dass es daran liegt, dass Sie falsch einschätzen, wie viel Zeit Sie für verschiedene Dinge benötigen.

Wenn wir unsere Routinen betrachten, übertreiben wir den Zeitaufwand, der für bestimmte Aufgaben aufgewendet werden muss. Und das hält uns davon ab, ins Geschäft zu kommen oder neue Hobbies zu beginnen. Und manchmal verbringen wir sogar mehr Zeit mit einer Aktion als nötig.

Natürlich erscheinen nicht alle Fälle nur zeitaufwendig. Manche sind wirklich zeitaufwendig. Wenn Sie jedoch Ihre verbrachte Zeit über mehrere Wochen hinweg verfolgen, werden Sie feststellen, dass bestimmte Aufgaben schneller erledigt werden, als Sie dachten. Auf diese Weise haben Sie möglicherweise Zeit für etwas, für das Sie zuvor keine Zeit hatten.

3…. oder unterschätzt

Ebenso oft unterschätzen wir unseren tatsächlichen Zeitaufwand.

Die Tendenz, den Zeitaufwand beispielsweise für verschiedene Hausarbeiten zu übertreiben, ergibt sich daraus, dass wir solche Aufgaben als belastender empfinden.

Die Zeit für Aktivitäten, die keinen Stress erfordern, vergeht normalerweise wie im Flug. Es sind diese Handlungen, die aus Ihrem Alltag ausgeschlossen werden müssen.

4. Es entwickelt Verantwortungsbewusstsein

Wenn Sie eine Stunde im Internet rumgesessen haben und dann wieder an die Arbeit gegangen sind, ist es gut möglich, dass dies sonst niemandem aufgefallen ist. Es stellt sich heraus, dass diese Stunde einfach in Vergessenheit geraten ist. Ja, du fühlst dich eine Weile schuldig, aber dann vergisst du es einfach und verschwendest am nächsten Tag noch ein oder zwei Stunden.

Aber wenn wir unsere Zeit im Auge behalten, müssen wir diese vergeudete Stunde auch aufschreiben. Hier wird die Reaktion ganz anders sein. Die Aufnahme "Ich war von 12:00 bis 13:00 Uhr im Internet" wird ein viel größeres Schuldgefühl hervorrufen als nur der Gedanke: "Oh, noch eine Stunde ist vergangen." Sie müssen zugeben, dass Sie eine Stunde verschwendet haben.

Wenn ich abends meine Notizen betrachte, möchte ich natürlich sehen, dass der Tag nicht umsonst war. Wenn Sie heute Zeit verschwendet und es aufgeschrieben haben, ist es morgen einfacher, sich nicht ablenken zu lassen.

5. Es hilft Ihnen, mehr zu tun

Wenn Sie Ihre Handlungen für eine Weile analysieren, stellen Sie manchmal fest, dass Sie wirklich nichts zu tun haben. Du verschwendest deine Zeit mit Kleinigkeiten, weil es deinem Job nicht wirklich schadet.

Wenn Sie Ihren Job machen können und noch Zeit haben, aber trotzdem das Gefühl haben, dass der Tag unproduktiv ist, können Sie mehr Aufgaben übernehmen. Wenn Sie für sich selbst arbeiten und Ihren eigenen Zeitplan verwalten können, suchen Sie nach neuen Kunden oder Lieferanten oder entwickeln Sie Ihre Website. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, fragen Sie das Management, ob es neue Projekte gibt, die Sie übernehmen können. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie abgelehnt werden.

6. Dies lehrt Sie, nicht auf mehrere Dinge gleichzeitig gesprüht zu werden

Jeder weiß, dass Multitasking nur ein Hindernis für die Produktivität ist. Und die Idee von Multitasking ist nur ein Mythos. Tatsächlich machen wir nicht mehrere Dinge gleichzeitig, sondern wechseln sehr schnell immer wieder von einer Aufgabe zur anderen. Unser Gehirn ist nicht für Multitasking ausgelegt, daher verpassen wir unweigerlich etwas oder machen es nicht gut.

Wenn wir die Zeit erfassen, behalten wir jede Aufgabe im Auge. Und für jede Aufgabe legen wir einen bestimmten Zeitraum fest, zumindest um die Aufzeichnungen zu erleichtern. Wir sind sogar irgendwie stolz, wenn wir feststellen, dass eine oder zwei Stunden für eine wichtige Aufgabe aufgewendet wurden.

Im Laufe der Zeit entwickeln Sie die Fähigkeit, sich auf eine Sache zu konzentrieren und möchten nicht mehr mehrere Aufgaben kombinieren und von wichtigen Arbeiten abgelenkt werden. Höchstwahrscheinlich werden Sie in der Lage sein, eine halbe oder eine Stunde pro Tag für verschiedene kleine Aufgaben beiseite zu legen und sie alle in einer Sitzung zu erledigen.

So erfassen Sie Ihre Zeit genau und effizient

Hier sind drei wichtige Regeln, die Ihre Zeiterfassung am effektivsten machen:

• Ehrlichkeit … Niemand außer Ihnen wird diese Aufzeichnungen sehen, also verschönern Sie sie nicht. Wenn Sie nicht ehrlich zu sich selbst sind, warum sollten Sie sich dann überhaupt mit diesem Geschäft beschäftigen?
• Konstanz … Es dauert mindestens zwei Wochen, bis Sie sich ein vollständiges Bild davon machen, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Machen Sie sich nur Notizen, wenn Sie in Ihrem normalen Tempo leben (nicht vor Ferien oder Feiertagen).
• Akribie … Denken Sie nicht in Stunden, sondern in Minuten. Schreiben Sie zum Beispiel in der Anfangszeit alle Ihre Aktionen von morgens bis abends minutengenau auf. Dann können Sie zu 5- und später zu 15-Minuten-Intervallen wechseln.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Zeit zu erfassen:

• Zeitintervalle … Zum Beispiel von 9:00 Uhr bis 9:15 Uhr. Stellen Sie alle 15 Minuten einen Timer (zumindest zuerst, dann können Sie das Zeitintervall erhöhen) und schreiben Sie auf, was Sie getan haben.
• Aufgaben … Kümmern Sie sich um Ihre eigenen Angelegenheiten und machen Sie sich jedes Mal eine Notiz, wenn Sie etwas anderes beginnen.

Probieren Sie beide Methoden aus und entscheiden Sie, welche für Sie am besten geeignet ist. Schreiben Sie zunächst alles auf die Minute auf. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Zeit jede Aufgabe tatsächlich in Anspruch nimmt und wie Ihr Tag im Allgemeinen strukturiert ist. Dann können Sie die Zeit in bestimmten Abständen verfolgen. Dies macht es einfacher, Dinge zu planen und zu bemerken, wann Sie am häufigsten abgelenkt sind.

Sie können Ihren Notizen auch kurze Notizen hinzufügen. Geben Sie beispielsweise neben dem Eintrag „Lesen“an, welches Buch oder welche Zeitschrift Sie gelesen haben. Neben dem Punkt "Unterwegs" können Sie das Wetter oder was Sie gehört haben (Podcast, Hörbuch, Musik) markieren und neben dem Eintrag "Mit dem Kind gespielt" ein bestimmtes Spiel erwähnen. So wird aus einer einfachen Zeiterfassung praktisch ein Tagebuch. Sie müssen dies nicht tun, aber es könnte Ihnen gefallen.

Nach zwei Wochen wird die Zeiterfassung zur Gewohnheit. Jetzt müssen Sie nicht alle Ihre Aktionen so sorgfältig aufschreiben. Achte einfach auf die Zeit (zumindest während des Arbeitstages) und schau, ob du das Beste daraus machst. Wenn Sie das Gefühl haben, oft abgelenkt zu sein, gehen Sie zurück zu den Notizen.

Auch wenn Sie nach diesem zweiwöchigen Experiment überhaupt keine Zeit mehr erfassen, versuchen Sie, sich ungefähr einmal im Jahr zu überprüfen, um zu sehen, wie sich Ihre Gewohnheiten ändern.

Digitale Werkzeuge

Es gibt unzählige digitale Assistenten, die automatisch verfolgen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Und obwohl sie nützlich sein können (vor allem, wenn Sie sich mehrere Stunden lang keine Notizen gemacht haben und vergessen haben, was Sie in dem einen oder anderen Moment genau gemacht haben), sollten Sie sich dennoch nicht vollständig darauf verlassen. Nur Sie selbst wissen, was Sie auf einer Site gemacht haben - arbeiten oder herumspielen. Die Anwendung wird dies nicht für Sie feststellen.

• … Dieses Programm läuft im Hintergrund und verfolgt, wie viel Zeit Sie auf verschiedenen Websites und Anwendungen verbringen. Es ist für verschiedene Betriebssysteme geeignet, einschließlich Android. Sie können auch Ziele setzen und Ihr Produktivitätswachstum im Programm verfolgen.
• … Obwohl dieses Programm ursprünglich für Freiberufler gedacht war, sollte es für jeden in Ordnung sein. Es verfügt über praktische Diagramme, die Ihren Fortschritt visuell widerspiegeln.
• (nur iOS). Fügen Sie einfach Ihre üblichen Aufgaben hinzu, klicken Sie beim Start darauf und wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die nächste. Die vorherige Aufgabe wird automatisch abgeschlossen und die Anwendung stellt die Zeit selbst ein.
• … Wie ATracker ist es eine Art Kombination aus digital und analog. Sie verwenden ein digitales Gerät, aber nur zum Führen von Aufzeichnungen. Evernote kann wie ein normales Notizbuch aus Papier verwendet werden.

Analoge Einrichtungen

• … Während der Woche (das sind Ihre 168 Stunden) zeichnen Sie auf, was Sie tun, und teilen Sie den Tag in 15-Minuten-Intervalle ein. Halten Sie Ihren Kalender griffbereit, zum Beispiel auf Ihrem Schreibtisch oder in der Küche. In ein paar Wochen werden Sie verstehen, wofür Sie normalerweise Zeit verbringen und wie Sie Ihre Routine anpassen können.
• Schlichter Notizblock. Kein Wunder, dass dies als Klassiker gilt. Schreiben Sie einfach auf, wenn Sie eine Aktivität beenden und eine andere beginnen, und fügen Sie bei Bedarf Erklärungen hinzu. Wenn Sie beispielsweise beruflich einen Artikel im Internet lesen, markieren Sie ihn entsprechend, anstatt einfach "Artikel im Internet lesen" zu schreiben.

Schlussfolgerungen

Wenn Sie abends durch Ihre Notizen blättern und einen gut verbrachten Tag sehen, werden Sie das Gefühl haben, Ihre Ruhe und Ihren Schlaf wirklich verdient zu haben. Die Erfassung der Zeit wird nicht nur die Art und Weise verändern, wie Sie jede Minute und jede Stunde verbringen, sondern im Allgemeinen auch Ihre Wahrnehmung des Lebens.

Verbringen Sie Zeit mit dem, was wirklich zählt. Verfolgen Sie Ihre verbrachte Zeit. Verändere dein Leben.