Wie man Arbeitsaufgaben richtig delegiert

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Kategorische Anordnungen, Unachtsamkeit gegenüber den Interessen der Mitarbeiter und mangelnde Dankbarkeit sind nicht die effektivste Vorgehensweise bei der Aufgabenverteilung im Team.

Eine gute Führungskraft ist nicht jemand, der alles auf seinen Schultern trägt, sondern jemand, der in der Lage ist, ein starkes, effektives Team zusammenzustellen und Verantwortung, auch ungeplante, kompetent zu verteilen.

Delegation, also das Delegieren von Aufgaben von einem Mitarbeiter an einen anderen, trägt dazu bei, das Engagement im Team zu erhöhen, und Manager, denen dies gelingt, bringen ihrem Unternehmen im Durchschnitt 33 % mehr Umsatz als andere.

Aber nur zu sagen "mach das" ist falsch. Ein ordnender Ton, eine schlecht geplante Aufgabe, fehlende Erklärungen - all dies kann zu Ablehnungen führen und somit nicht zum besten Ergebnis führen.

Lauren Landry, Expertin der Harvard Business School, sprach über die Regeln, die dabei helfen, effektiv zu delegieren und die Leistung zu verbessern.

1. Beurteilen Sie die Fähigkeiten der Mitarbeiter

Es gibt Aufgaben, die nicht delegiert werden können. Sie sind beispielsweise ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Aufgaben. Oder ein anderer Mitarbeiter verfügt nicht über die Kenntnisse und Qualifikationen, um solche Aufgaben zu erfüllen. Oder umgekehrt, sie sind viel einfacher als die, die er normalerweise tut. Zum Beispiel wäre es, gelinde gesagt, unangemessen, einen Vertriebsleiter oder Auditor zu bitten, einen Meister für die Reparatur einer Bürokaffeemaschine zu finden.

Im Allgemeinen sollten Sie sich fragen, bevor Sie jemandem etwas anvertrauen:

• Wird eine Person diese Aufgabe bewältigen? Hat er genug Zeit oder wird es seine anderen Aufgaben beeinträchtigen?
• Verfügt der Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse und Fähigkeiten? Oder müssen Sie ihn so lange auf den neuesten Stand bringen, dass es einfacher ist, es selbst zu machen oder einen anderen Spezialisten zu finden? Nehmen wir an, Sie müssen einen Bericht über die Arbeit des Teams an einem Projekt erstellen, aber der Kollege, dem Sie dies anvertrauen möchten, hat dies noch nie getan, was bedeutet, dass das Geschäft langsam und mit einem Knarren voranschreitet, und Sie können muss alles neu machen.
• Wird diese Aufgabe dem Mitarbeiter helfen, einige Fähigkeiten zu verbessern und Erfahrungen zu sammeln? Dies ist optional, aber es wäre schön.
• Gibt es einen Mitarbeiter, der besser damit umgehen kann?

2. Versuchen Sie, die Interessen und Bedürfnisse aller zu berücksichtigen

Sie müssen beispielsweise ein Teambuilding für das gesamte Team organisieren, aber dafür gibt es keinen speziellen Mitarbeiter. Aber es gibt eine Person, die kommunikationsstark ist und Erfahrungen in der Organisation von Events, Schulungen und Personalführung sammeln möchte. Sie können ihm diese Aufgabe anbieten.

Oder das Unternehmen bleibt vorübergehend ohne einen SMM-Spezialisten, aber es gibt jemanden, der sich mit den Algorithmen der sozialen Netzwerke auskennt und sich gerne im Marketing versuchen würde.

Dies ist natürlich nicht immer möglich. Es gibt langweilige Aufgaben, die niemand mag. Dennoch wird es nicht überflüssig sein, das Team kritisch zu bewerten und darüber nachzudenken, wem die neue Aufgabe nützen könnte.

3. Stellen Sie die Aufgabe richtig ein

Erklären Sie bei der Ansprache eines Mitarbeiters, warum Sie ihm die Aufgabe anvertrauen wollen, wie sie für das Unternehmen und für ihn persönlich von Nutzen sein kann. Achten Sie darauf, seine Stärken zu loben und aufzulisten, die Ihre Wahl beeinflusst haben. Höflich sein.

Erzählen Sie uns von der Aufgabe im Detail. Haben Sie ein klares Ziel und einen klaren Zeitplan. Geben Sie alle erforderlichen Dokumente und andere Informationen an. Es ist sehr gut, wenn alle notwendigen Materialien klar und strukturiert sind, damit der Mitarbeiter nicht viele Stunden damit verbringen muss, herauszufinden, was was ist.

4. Sorgen Sie für normale Kommunikation und eine angenehme Atmosphäre

Lassen Sie die Person wissen, dass Sie immer da sind, um zu helfen, Vorschläge zu machen und Fragen zu beantworten. Warnen Sie, dass er, wenn er aus irgendeinem Grund nicht zurechtkommt oder die Frist versäumt, mit Ihnen sprechen kann und Sie sich gemeinsam etwas einfallen lassen.

Fragen Sie, was er braucht, um die Aufgabe zu erledigen. Möglicherweise müssen Sie ihm zusätzliche Informationen zukommen lassen oder ihn beispielsweise aus dem aktuellen Geschehen entlassen.

Es ist wichtig, freundlich zu bleiben, damit der Mitarbeiter nicht wirklich zögert, Sie zu kontaktieren, wenn etwas schief geht.

5. Seien Sie auf der sicheren Seite

Wenn Sie eine Aufgabe selbst erledigen, haben Sie die volle Kontrolle über die Situation. Wenn jemand anderes den Job übernimmt, kann es zu einer Million Problemen kommen, die zu schlechten Ergebnissen oder verpassten Fristen führen können.

Überlegen Sie im Voraus, was Sie bei einer ungünstigen Entwicklung der Ereignisse tun werden. Seien Sie bereit, die Aufgabe selbst zu übernehmen oder schnell an eine andere Person auszulagern.

Versuchen Sie, diese Situationen nicht als Misserfolg zu betrachten, sondern als Erfahrung, die Ihnen hilft, Ihr Team, seine Fähigkeiten und das Niveau der Organisation besser zu verstehen.

6. Seien Sie geduldig

Ja, es gibt Dinge, die sind schneller selbst zu tun, als jemandem anzuvertrauen und dann Zeit damit zu verbringen, Fragen zu beantworten und das Ergebnis zu überwachen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie kein menschliches Orchester sind, und für eine effektive Arbeit müssen Sie Ihr Team entwickeln, den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, etwas Neues zu tun, kompetenter zu werden und auch aus Ihren Fehlern zu lernen.

Das bedeutet, dass Sie geduldig sein müssen, wenn jemand zu viele Fragen stellt oder eine Aufgabe langsamer als erwartet bewältigt.

7. Feedback geben und um Feedback bitten

Wenn die Aufgabe erledigt ist, sagen Sie dem Mitarbeiter unbedingt, wie Sie seine Arbeit bewerten: Was Ihnen gefallen hat und wofür Sie bereit sind, ihn zu loben, welche Punkte verbessert werden könnten, was dafür getan werden sollte und worauf Sie in der Zukunft.

Seien Sie richtig. Schwöre nicht, erhebe nicht deine Stimme, entwerte oder kritisiere nicht ohne Grund. Beginnen Sie mit Lob und sprechen Sie dann sanft darüber, woran gearbeitet werden muss.

Wenn die Aufgabe für die Person neu und schwierig war, fragen Sie sie, wie sie daran gearbeitet hat. Was war einfach und was nicht, was war interessant und was gar nicht, wie schätzt er das Ergebnis selbst ein, was er gerne verbessern möchte und wie er es vorhat.

8. Vergiss nicht, Danke zu sagen

Und das nicht nur eins zu eins, sondern auch öffentlich, vor allem, wenn die Aufgabe nicht einfach war. Loben Sie die Person vor dem gesamten Team, geben Sie ihm einen zusätzlichen freien Tag, markieren Sie als den besten Mitarbeiter, wenn das Unternehmen dies praktiziert.

Sie sollten sich auch nicht die Früchte der Arbeit anderer aneignen. Anstatt zu sagen „Ich habe das Teambuilding organisiert“oder „Ich habe den Bericht erstellt“, ist es besser zu betonen, dass Sie alles gemeinsam vorbereitet haben und Ihr Kollege viel geholfen hat. Menschen schätzen es, für ihre Verdienste anerkannt zu werden, wodurch sie sich stärker engagieren und dem Unternehmen gegenüber loyal sind.