Was ist ein Planungsfehler und wie schätzt man Termine richtig ein?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Sechs Möglichkeiten, wie Sie es bei der Arbeit und im Alltag tun können.

Was ist ein Planungsfehler

In den letzten drei Jahren habe ich fünf Zimmer in meinem Haus gestrichen. Ich begann mit dem Schlafzimmer und plante, es in einer Woche zu erledigen. Der letzte Schliff erfolgte jedoch erst einen Monat später.

Glaubst du, nachdem ich den zweiten Raum begonnen habe, habe ich einen Monat vorgesehen, um ihn zu streichen? Aber nein. Ich war mir sicher: Da ich meine Hand schon gefüllt hatte, würde ich definitiv bis zum Wochenende fertig sein, maximal - bis zum nächsten. Aber ich habe wieder einen Monat gebraucht. Wie bei jedem der anderen Zimmer. Außer der Küche dauerte es noch länger.

Jedes Mal, wenn ich mich darauf vorbereitete, einen anderen Raum zu streichen, erwartete ich, dass in ein oder zwei Wochen alles fertig sein würde. Die Erfahrung sagte mir, dass ich es nie in weniger als einem Monat schaffen würde. Allerdings war es schwer, die Zuversicht aufzugeben, dass es diesmal definitiv schneller gehen wird.

Diese Selbstüberschätzung, die uns dazu bringt, die Zeit, die wir zur Lösung von Problemen benötigen, zu unterschätzen, hat einen Namen: Planungsfehler. Dieses Konzept wurde Ende der 70er Jahre von den Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky eingeführt.

Wissenschaftler erklärten, dass Menschen bei der Planung oft ihre Erfahrungen aus der Vergangenheit ignorieren. In meinem Fall war es die Tatsache, dass ich jedes Mal einen Monat brauchte, um den Raum zu streichen. Normalerweise konzentrieren wir uns nur auf die vor uns liegende Aufgabe: Dieser Raum ist klein, was bedeutet, dass es nicht lange dauert, ihn zu streichen.

Daniel Kahneman spricht ausführlich darüber in dem Buch Think Slow … Decide Fast. Er argumentiert, dass Planungsfehler normalerweise mit zwei Dingen zusammenhängen:

1. Wir berücksichtigen nicht, wie lange es in der Vergangenheit gedauert hat, ähnliche Aufgaben zu erledigen.
2. Wir gehen davon aus, dass es zu keinen Komplikationen kommt, die zu Verzögerungen führen.

Wozu führt eine Fehleinschätzung der Zeit?

Etwas mehr als die Hälfte aller Projekte wird nach Angaben des Project Management Institute termingerecht abgeschlossen.

Aber es ist eine Sache, die Zeit zu unterschätzen, die es braucht, um einen Raum zu streichen (es wird Ihnen nur ein wenig Unannehmlichkeiten bereiten). Es ist ein ganz anderer, den gleichen Fehler bei der Bewertung von Arbeitsaufgaben und Projekten zu machen. Hier können die Folgen viel schwerwiegender sein.

Dies führt im besten Fall dazu, dass Sie oder Ihr Team Überstunden machen müssen. Im schlimmsten Fall - zu fehlendem Budget, kleinen Gewinnen, Unzufriedenheit mit Chefs und Kunden.

So bewerten Sie Aufgaben richtig

Sie müssen aufhören zu planen und einer Intuition vertrauen. Besser spezielle Techniken anwenden.

1. Bauen Sie auf früheren Erfahrungen auf

Die Psychologen Kahneman und Tversky empfehlen: Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, müssen Sie nicht nur beurteilen, was zu tun ist, sondern auch abschätzen, wie viel Zeit normalerweise für solche Aufgaben aufgewendet wird.

Sie müssen beispielsweise eine neue Funktion für eine mobile App erstellen – finden Sie heraus, wie viel Zeit Ihr Team für eine ähnliche Aufgabe aufgewendet hat. Wenn Sie einen Blog-Beitrag mit 4.000 Wörtern schreiben möchten, suchen Sie nach Daten darüber, wie viele Stunden oder Tage Sie das letzte Mal gebraucht haben.

Wenn Sie alleine arbeiten, können Sie diese Informationen am einfachsten mit einer Zeiterfassungs-App sammeln. Wenden Sie es mit verschiedenen Aufgabentypen an und verwenden Sie später vorgefertigte Berichte.

Für Teamaktivitäten ist eine Projektmanagement-Software praktisch. Die meisten von ihnen verwenden mehrere Methoden zur Datenerhebung, zum Beispiel die Berücksichtigung der tatsächlichen Arbeitszeit und den Aufbau eines Gantt-Diagramms.

2. Bitten Sie jemand anderen, Ihre Aufgabe zu bewerten

1994 veröffentlichte die Zeitschrift der American Psychological Association "Personality and Social Psychology" die Ergebnisse von fünf Studien von Roger Bühler, Dale Griffin und Michael Ross.

Sie bestätigten, dass Menschen oft den von Kahneman und Tversky beschriebenen Planungsfehler machen. Aber es kam noch etwas zutage: Wir schätzen die Kosten unserer eigenen Aufgaben oft falsch ein, können aber recht gut vorhersagen, wie lange es bei einem anderen dauern wird.

Die Forscher baten die Studienteilnehmer, zu schätzen, wie lange es dauert, bis eine andere Person eine bestimmte Aufgabe erledigt hat. Bei der Beantwortung bezogen sie sich häufiger auf vorhandene Erfahrungen. Und selbst wenn er nicht da war, waren ihre Einschätzungen viel rationaler als die Schlussfolgerungen derer, die die Aufgabe ausführen sollten.

Dies liegt daran, dass wir in der Regel sehr optimistisch in Bezug auf unsere Fähigkeiten sind. Und viel objektiver, wenn es um jemand anderen geht. Anstatt also zu versuchen, Aufgaben selbst zu bewerten, bitten Sie einen Freund oder Kollegen, dies für Sie zu erledigen.

3. Erstellen Sie einen Zeitraum und berücksichtigen Sie die Möglichkeit von Verzögerungen

Es gibt berühmte bekannte - Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie kennen. Es gibt auch bekannte Unbekannte – Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie nicht kennen. Aber es gibt immer noch unbekannte Unbekannte - das sind Dinge, von denen wir nichts wissen, von denen wir sie nicht kennen.

Donald Rumsfeld, US-amerikanischer Politiker

Dieses Zitat wird oft im Projektmanagement zitiert. Um die unbekannten Unbekannten zu erklären, von denen Rumsfeld spricht, verwenden Führungskräfte das, was sie einen Unsicherheitskegel nennen. Es wurde entwickelt, um den Zeitraum anzuzeigen, den eine Aufgabe möglicherweise benötigt.

Wenn Sie zum ersten Mal an einem Projekt arbeiten, wissen Sie noch wenig darüber. Daher kann die tatsächliche Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird, stark von der Prognose abweichen. Sie denken, die Arbeit dauert zwei Tage, aber in Wirklichkeit kann es acht dauern. Oder nur ein paar Stunden.

Aber mit fortschreitendem Prozess schrumpft dieser Bereich. Allerdings können Sie erst am Ende genau sagen, wie viel Zeit Sie benötigen – wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Dennoch ermöglicht der Unsicherheitskegel eine genauere Schätzung. Wenn Sie nicht viel über ein anstehendes Projekt wissen, teilen Sie die geschätzte Laufzeit durch vier, um das untere Ende des Bereichs zu finden, und multiplizieren Sie es mit demselben, um die Obergrenze zu bestimmen. Das Ergebnis beträgt beispielsweise 1 bis 16 Tage.

Wenn Ihnen ein so großer Bereich nicht zusagt, verwenden Sie nur die Obergrenze für die Abrechnung - dann dauert die Arbeit voraussichtlich 16 Tage. Dies ist nicht die genaueste Zahl, aber sie ist höchstwahrscheinlich näher an der Realität als Ihre ursprüngliche Vorhersage.

4. Bewerten Sie das Problem in drei Punkten

Diese Methode wird Ihnen helfen, objektiver zu sein. Für jede Aufgabe müssen Sie eine Bewertung abgeben:

• bestes Drehbuch;
• Worst-Case-Szenario;
• wahrscheinlichstes Szenario.

Die erste Zahl entspricht höchstwahrscheinlich Ihrer ursprünglichen Vorhersage. Die Einschätzung des wahrscheinlichsten Szenarios kann auf empirischen Daten basieren, die Ihnen vorliegen. Und wenn Sie das Schlimmste beurteilen, müssen Sie berücksichtigen, wie lange es dauert, wenn etwas schief geht.

Berechnen Sie mit drei Zahlen den Durchschnitt. Wenn zum Beispiel das beste Szenario drei Tage beträgt, das wahrscheinliche fünf Tage und das schlechteste neun Tage, addieren Sie einfach: 3 + 5 + 9 = 17. Dann teilen Sie diese Zahl durch drei. Es stellt sich im Durchschnitt heraus 5, 67 Tage - dies ist Ihre Prognose der erforderlichen Zeit.

5. Berechnen Sie die Fehlerquote

Steve Pavlina, Autor von Personal Development Course for Smart People, empfiehlt, den Koeffizienten für die Fehlplanung zu berechnen. In Zukunft kann diese Nummer für alle Ihre Aufgaben verwendet werden.

Geben Sie eine Schätzung der Zeit für mehrere Aufgaben an, die Sie in naher Zukunft erledigen müssen. Schreiben Sie Ihre Annahmen auf. Notieren Sie nach Beendigung der Arbeit, wie viel Sie am Ende ausgegeben haben.

Addieren Sie alle geplanten Zeiten zusammen. Machen Sie dasselbe mit dem tatsächlichen. Teilen Sie nun die gesamte tatsächliche Zeit durch die ursprüngliche Schätzung - Sie erhalten das gewünschte Verhältnis.

Sie schätzen beispielsweise, dass es 12 Stunden dauern wird, um mehrere Aufgaben zu erledigen. Am Ende haben wir 15 ausgegeben. Fehlerquote: 15/12 = 1,25 Das bedeutet, dass die Aufgaben 25 % länger gedauert haben als geplant.

Jetzt multiplizieren Sie Ihre anfänglichen Schätzungen immer mit dem resultierenden Fehlerfaktor - und sie werden genauer.

6. Führen Sie zu den unproduktivsten Tageszeiten eine Bewertung durch

Der amerikanische Analysten- und Wirtschaftsliteraturautor Daniel Pink in seinem Buch Timehacking. Wie die Wissenschaft uns hilft, alles pünktlich zu erledigen“in die Forschung zu unseren Chronotypen – inneren Uhren – eingetaucht.

Er untersuchte, wie sie unsere Gefühle im Laufe des Tages beeinflussen. Und ich fand heraus, dass Chronotypen nicht nur unsere körperliche und geistige Aktivität steuern, sondern auch bestimmen, zu welcher Tageszeit wir am kreativsten sind und wann wir zu positiven und negativen Gedanken neigen.

Pink zitiert Recherchen von Scott Golder und Michael Macy, die die Stimmung der Menschen auf Twitter analysiert haben. Sie fanden heraus, dass Benutzerbeiträge in Zeiten geringer Produktivität normalerweise nicht sehr positiv sind.

Bei den meisten Menschen tritt dieser Rückgang mitten am Tag kurz nach dem Mittagessen auf. Laut Golder und Macy ist es unwahrscheinlich, dass Sie in dieser Zeit gute Laune haben. Dies kann Ihnen helfen, Selbstüberschätzung und Optimismus zu vermeiden und dadurch effektiver zu planen.

Das Wesen der letztgenannten Methode besteht also darin, Aufgaben bei sinkender Produktivität zu bewerten. Dies ist etwa sechs Stunden nach dem Aufwachen der Fall. Aber Sie können einfach warten, bis das Gefühl der Zerstreuung und Müdigkeit kommt.

Überprüfen Sie anhand der Ergebnisse der Arbeit, ob Sie der Realität nahe gekommen sind, indem Sie Ihre Zeit auf diese Weise planen.

Das genaue Verständnis des Planungsfehlers hilft Ihnen, die Aufgaben richtig einzuschätzen. Sie können Ihre Neigung, Ihre eigenen Fähigkeiten zu überschätzen, möglicherweise nicht kontrollieren. Aber wenn Sie erkennen, wie sich übermäßiger Optimismus auswirkt, und versuchen, diesen Einfluss zu reduzieren, werden Sie Ihre Zeit viel besser einteilen.