Produktivitätsgeheimnisse vom Schöpfer des beliebten Aufgabenverwaltungsdienstes Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Der Todoist-Autor Amir Salihefendic hat sein eigenes Produktivitätssystem entwickelt, das ihm seit 9 Jahren hilft, seine Ziele stressfrei zu erreichen. Heute wird Amir über sein System und seine Integration mit Todoist sprechen.

Die meisten Menschen versuchen nicht, ihren Workflow zu rationalisieren, die Dinge von selbst laufen zu lassen und das Beste zu hoffen. Aber wenn man ein System hat, kann man zwischen vielen Aufgaben manövrieren, Prioritäten setzen und sich nicht überfordert fühlen.

Ich habe mein Produktivitätssystem Systemist genannt. Ich habe es erfunden – und Todoist basiert darauf – im Jahr 2007. Damals lebte ich in einem Hostel in Aarhus (Dänemark) und studierte Informatik. Ich hatte zwei Teilzeitjobs und viele persönliche Projekte. Ich fühlte mich überfordert und desorganisiert. Das änderte sich, als mir die systemistische Idee in den Sinn kam.

Was hat mir dieses System geholfen?

1. Gründung von Doist Ltd. und ein Produkt zu entwickeln, mit dem Menschen erstaunliche Ergebnisse erzielen können.
2. Die Aufgaben des Gründers und des CEO erfolgreich zu vereinen. Ich habe Zeit für alles und fühle mich nicht überfordert. Das Unternehmen beschäftigt 50 Mitarbeiter, und kaum einer von ihnen hat mich erschöpft gesehen.
3. Identifizieren Sie täglich vorrangige Aspekte des Workflows und erinnern Sie sich immer an wichtige E-Mails, Termine und Projekte.
4. Genießen Sie das Leben außerhalb der Arbeit: Zeit mit Ihrer Frau verbringen, Reisen, Selbstbildung und Sport, Gesundheitsvorsorge.

Die Balance zwischen Arbeit und Privatleben ist der Schlüssel zur persönlichen Leistungsfähigkeit.

Systemist funktioniert am besten in Verbindung mit Todoist. Sie können jedoch alle anderen Aufgabenverwaltungsprogramme und -dienste verwenden. Die Grundprinzipien des Systems sind viel wichtiger als die spezifischen Werkzeuge.

6 Systemistische Prinzipien

1. Überall bewerben

Das System ist das System, um es überall und überall einzusetzen. Sie müssen von jedem Gerät und überall auf den Planer zugreifen können.

Wir haben hart daran gearbeitet, Todoist weltweit verfügbar zu machen. Ich empfehle, es (oder eine andere ähnliche Anwendung) sofort auf allen Geräten und Plattformen zu installieren, die Sie haben: Telefon, Tablet, Laptop, Browser usw.

2. Bewerben Sie sich in allem

Das System funktioniert, wenn es alle Aspekte des persönlichen und beruflichen Lebens abdeckt. Dies wird Ihnen Freiheit geben. Sie haben alles Wichtige im Griff und vergessen Dinge wie das Treffen mit einem Kunden oder den Kauf eines Geschenks für einen geliebten Menschen nicht mehr.

Fast alle meine Aktivitäten sind gestrafft. Konkret habe ich systematisiert:

1. Anstehende Veranstaltungen (Meetings innerhalb und außerhalb des Unternehmens).
2. Komplexe Projekte, zersplittert in viele kleine Etappen.
3. Repetitive Aufgaben zur Steuerung langfristiger Projekte.
4. E-Mail (wenn ich den Brief nicht sofort beantworten kann, übersetze ich ihn mit der Hilfe in eine Aufgabe).
5. Fehlerberichte, wenn deren Behebung an mich gebunden ist.
6. Freigabeliste (mit Kollegen geteilt).
7. Einkaufsliste (mit meiner Frau geteilt).
8. Webseiten, auf denen ich nicht sofort handeln kann. Zum Beispiel eine Produktseite von Amazon.com (noch nicht entschieden, ob ich kaufen möchte oder nicht), eine Filmseite in IMDb, die ich mir ansehen möchte, oder ein Artikel, den ich später lesen möchte. Für all das verwende ich.
9. Gesundheitsaufgaben (wöchentliche Fitness- und Jogging-Workouts).

3. Brechen Sie große Aufgaben in machbare kleine auf

Eine kleine Aufgabe ist einfacher zu erledigen. Teilen Sie daher große Projekte immer in kleine Teilaufgaben auf, die in einer Stunde (oder weniger) abgeschlossen werden können. Erstens wird es Ihnen helfen zu verstehen, wie viel Zeit Sie für dieses oder jenes benötigen. Und zweitens werden Sie Fortschritte sehen.

Wichtig ist, dass die Aufgabe machbar ist. Sie müssen in der Lage sein, das umzusetzen, was Sie auf Ihre To-Do-Liste gesetzt haben.

4. Priorisieren

Ich mache jeden Tag 15 bis 25 Aufgaben. Sie sind im Moment die wichtigsten.

In Todoist ist es ganz einfach, Prioritäten zu setzen. So mache ich es:

1. Legen Sie unbedingt die Frist fest, bis zu der der Fall abgeschlossen sein muss. Ich stelle mir wichtige Aufgaben für heute oder morgen, ich schreibe unwichtige für die Zukunft auf.
2. Ich gebe die Prioritätsstufen an. Es gibt vier davon in Todoist. Der Dienst sortiert Aufgaben automatisch nach Wichtigkeit.
3. Um die Bedeutung der Aufgabe weiter zu betonen, verwende ich Tags wie @high_impact. Mit ihnen ist es bequem, den Überblick zu behalten, wie viele wichtige Aufgaben an einem Tag erledigt werden.

5. Leere deine To-Do-Liste jeden Tag

Bevor ich anfing, die Posteingangsregel 0 zu verwenden, war meine E-Mail chaotisch. Ich fühlte mich jedes Mal schrecklich, wenn ich den Schutt beseitigen musste.

Um Aufgaben zu verwalten, verwende ich eine ähnliche Regel - "0 Aufgaben in der To-Do-Liste".

Wenn Sie keine Zeit hatten, alles zu tun, was Sie für den Tag geplant hatten, verschieben Sie die verbleibenden Aufgaben nicht auf den nächsten Tag. Setzen Sie stattdessen Ihre To-Do-Liste zurück und erstellen Sie einen neuen Plan. Auf diese Weise können Sie eine Bestandsaufnahme vornehmen, verstehen, wo Sie sich befinden, und neue Prioritäten setzen.

6. Holen Sie sich immer Feedback

Die meisten Zeitmanagementsysteme konzentrieren sich auf das, was getan werden muss, und nicht auf das, was bereits getan wurde. Aber was bringt es Ihnen, wenn Sie Ihre Fortschritte nicht sehen und nicht verstehen, wie produktiv Sie sind?

Daher haben wir erstellt. Es ermöglicht Ihnen, die persönliche Leistung zu verfolgen, zu visualisieren und zu verbessern.

Todoist Karma ist wie ein Minispiel: Du erledigst Aufgaben, sammelst Punkte und siehst die Farbkarten wachsen. Es ist sehr aufregend, besonders für Zeitmanagement-Neulinge. Um es noch interessanter zu machen, können Sie nicht nur tägliche, sondern auch wöchentliche Ziele setzen sowie die Ergebnisse in sozialen Netzwerken teilen und so die Verantwortung erhöhen.

Zusätzliche Tipps

Arbeiten mit E-Mail

1. Überprüfen Sie Ihre E-Mails zweimal täglich. Zum Beispiel morgens und nachmittags.
2. Zielen Sie auf einen leeren Posteingang.
3. Beantworten Sie den Brief wenn möglich sofort. Wenn nicht, übersetzen Sie es in eine Aufgabe und geben Sie das Fälligkeitsdatum und die Priorität an.
4. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf allen Geräten. Dies wird Ihnen helfen, Ablenkungen zu vermeiden.

Mit Messengern arbeiten

Messenger sind Produktivitätskiller, sie sind nervös und lenken ab. Untersuchungen zeigen, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter durchschnittlich mehr als zwei Stunden pro Tag mit Ablenkungen und Pausen verbringt. Dies bedeutet, dass sich die Arbeitswoche um mehr als 10 Stunden erhöht, da das Arbeitsvolumen nicht abnimmt.

1. Kombinieren Sie die Korrespondenz in Messengern mit dem Surfen im Internet. Wenn Sie nur arbeiten müssen (Bericht schreiben, Layout zeichnen usw.), schließen Sie die Chat-Anwendungen.
2. Nachrichten stapelweise verarbeiten: Messenger öffnen, alles lesen, allen antworten und wieder schließen.
3. Deaktivieren Sie Messenger-Benachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon.

Laut Salihefendik hilft ihm dieses System, fokussiert, vernünftig und gesund zu sein.

Schreiben Sie in die Kommentare, was Sie über Systemist denken, und teilen Sie auch Ihre Produktivitätsgeheimnisse.