6 Möglichkeiten, ein Meeting so schnell wie möglich zu beenden und Ergebnisse zu erzielen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Sie müssen wissen, wie man Meetings gut und effizient organisiert. Dies ist nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Aber wenn Sie lernen, den richtigen Zeitpunkt festzulegen, die Umgebung zu nutzen und klare Ziele zu setzen, können Sie Meetings schnell und effizient durchführen.

Stellen Sie sicher, dass das Ziel klar ist

Anstatt zu sagen: "Lass uns das ganze Büro um 11 Uhr zusammenbringen", fragen Sie sich: "Was wollen wir erreichen?"

Sie müssen unbedingt wissen, warum Sie dieses Meeting überhaupt veranstalten:

• um eine Idee zu generieren;
• eine Entscheidung treffen;
• um ein Geschäft abzuschließen;
• um Fragen zu den anstehenden Änderungen zu beantworten.

Vielleicht passt es dir:

• Beschwerden von Mitarbeitern anzuhören (sollte dies in Form einer Gruppensitzung erfolgen?);
• das bereits Beschlossene noch einmal zu besprechen;
• etwas zu tun, das telefonisch oder per E-Mail besprochen oder gelöst werden kann.

Keine großen Versammlungen

Nutze die tolle "Zwei-Pizza-Regel" und lade nicht zu viele Leute zum Treffen ein. Sie müssen ein Team erstellen, in dem jede Person an ihrem Platz ist. Daher sollte das Treffen von so vielen Personen besucht werden, wie Sie zwei Pizzen füttern können.

Es geht nicht nur darum, alle zu ernähren, die zum Treffen gekommen sind. Große Gruppen von Menschen können keine Entscheidungen effektiv treffen. Es gibt sogar ein Konzept. Es tritt in großen Gruppen auf, wenn Einzelpersonen ihre eigene Meinung aus Angst vor Verurteilung durch Kollegen und Führungskräfte nicht äußern können. Kleine Gruppen sind aus dieser Sicht bequemer. Daher sind sie effektiver.

Erst Zeit, dann Timer

Nachzügler sind sehr nervig und störend. Bringen Sie ihnen bei, pünktlich zu kommen.

Wenn sie ihre Zeit nicht schätzen, werden sie auch die Zeit aller anderen nicht schätzen.

Tun Sie dies wie folgt.

Richten Sie eine Besprechungszeit für beispielsweise 08:48 Uhr ein. Überraschenderweise wird dieser Schritt funktionieren und die Leute werden pünktlich ankommen. Wer zu spät kommt, muss ihnen beibringen, dafür zu bezahlen. Und nicht Geld. Lass zum Beispiel singen. Strafen wie diese funktionieren viel besser als Geldstrafen. Innerhalb eines Monats werden Sie vergessen, wie der Gesang Ihrer Untergebenen klingt.

Und natürlich trainieren Sie sich selbst, einen Timer einzustellen. Für jeden Redner, falls vorhanden, und für die gesamte Versammlung im Allgemeinen. Auf diese Weise zieht sich das Meeting nicht in die Länge und Sie wissen, was Sie jede Minute verbracht haben.

Stühle müssen stimmen

Auch das Sitzen in der Halle ist von großer Bedeutung:

• Sitzen im Kreis ist nützlich für Zusammenarbeit, Diskussion, allgemeine Entscheidungsfindung;
• Das Sitzen in Reihen ist sinnvoll, wenn es darum geht, den Wettbewerb und den Wunsch, sich mit Kollegen zu messen, anzuregen.

Wenn Sie ein schnelles und hochproduktives Meeting benötigen, stellen Sie alle Stühle aus dem Raum. Zahlreiche Studien zeigen, dass wir umso nervöser werden, je länger wir stehen. Ich möchte es sofort nehmen und so schnell wie möglich eine Entscheidung treffen. Außerdem kann langes Stehen gut für Ihre Gesundheit sein.

Laptops und Telefone entfernen

Andernfalls werden Sie ständig abgelenkt. Sowohl Sie als auch Ihre Kollegen müssen alles tun, was Sie geplant haben, und das Meeting so schnell wie möglich beenden. Hören Sie also auf, auf Ihren Smartphone-Bildschirm zu starren. Nimm stattdessen einen Stift und ein Blatt Papier heraus. Informationen sind viel leichter zu merken.

Die Agenda wurde nicht "zur Show" erstellt

Daran muss man wirklich arbeiten. Die meisten Meetings sind unproduktiv, weil die Tagesordnung endlos diskutiert wird. Versuchen Sie, die Agenda in Form einer Frage zu formulieren, anstatt das Problem anzugeben.

Nicht "Videoinhalte diskutieren", sondern "Wann werden die Videoinhalte fertig sein?"

Wenn eine Frage gestellt wird, suchen sie automatisch nach einer Antwort. So funktioniert es.