Wie man To-Do-Listen führt und sich nicht von Unsinn ablenken lässt

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Produktiv zu sein ist nicht einfach. Aber wenn man gekonnt To-Do-Listen erstellt, sich nicht ablenken lässt und sich in die richtige Denkweise einfügt, ist es durchaus möglich, die meisten der geplanten Aufgaben zu erledigen.

Hier sind sieben einfache Tricks, die Business- und Zeitmanagement-Experten empfehlen.

1. Mach dir abends eine To-Do-Liste für den nächsten Tag

Wenn Sie morgens bei der Arbeit keine Ahnung haben, was Sie heute tun müssen, werden Sie den Tag wahrscheinlich damit verbringen, sich mit kleinen unbedeutenden Dingen zu befassen. Versuchen Sie am Abend eine To-Do-Liste zu erstellen, dann wissen Sie am nächsten Morgen genau, was zu tun ist.

Planen Sie für jede Aufgabe eine geschätzte Zeit ein, damit Sie Ihren Zeitplan leichter einhalten können (und vergessen Sie nicht, ein paar Pausen einzuplanen). Sie können die wichtigsten Dinge mit einem Sternchen markieren oder irgendwie hervorheben.

2. Beginne deinen Tag nicht mit E-Mails

Lassen Sie sich morgens nicht durch E-Mails ablenken, beginnen Sie am besten sofort mit dem ersten auf Ihrer Liste. Und nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit, um E-Mails zu analysieren, zum Beispiel um 11:00 und 15:00 Uhr. Auf diese Weise können Sie viel mehr tun.

Und wenn Sie alle Ihre Anrufe und E-Mails sofort beantworten können, schalten Sie Ihr Telefon einfach in den Lautlos-Modus und deaktivieren Sie die Benachrichtigungen.

3. Das Schwierige sofort angehen

Wir beginnen den Tag oft mit kleinen Aufgaben, verschieben das Wichtigste auf später, strecken damit aber nur die unangenehme Vorfreude und erhöhen den Stress. Es ist besser, die Dinge, die Sie nicht sofort tun möchten, anzunehmen und den Stolz zu genießen, wenn Sie fertig sind. Der Rest des Geschäfts läuft nun wie am Schnürchen.

4. Sparen Sie Zeit in Besprechungen

Wenn Sie die Möglichkeit haben, planen Sie gerade genug Zeit für Besprechungen ein, um Zeit zu haben, um alles zu besprechen. Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich teilnehmen müssen.

Verschwenden Sie keine Zeit mit verbalen Erklärungen. Es ist besser, Informationen schriftlich zu erteilen. Hätten sich alle vorab die Grundinformationen aufgeschrieben, wären die Sitzungen selbst nur für die Entscheidungsfindung verwendet worden und hätten nicht so viel Zeit in Anspruch genommen.

5. Machen Sie sich Mut

Wenn wir an uns zweifeln, fangen wir an, Schwierigkeiten zu vermeiden. Versuchen Sie also, sich aufzumuntern und darauf zu vertrauen, dass Sie mit allem umgehen können. Denken Sie an das letzte Mal zurück, als Sie ein komplexes Projekt erfolgreich abgeschlossen haben. Dies erleichtert Ihnen den Einstieg und Sie werden nicht mehr aufschieben wollen.

6. Machen Sie Pausen

Natürlich wollen wir alle unseren Arbeitstag so produktiv wie möglich gestalten und schämen uns manchmal sogar für Pausen. Allerdings sind kurze Pausen notwendig. Sie werden Ihnen helfen, Ihr Gehirn neu zu starten und an Kraft zu gewinnen, sowie mehr zu tun, wenn Sie wieder an die Arbeit gehen.

Um die Pausen nicht zu vergessen, probieren Sie die bekannte Pomodoro-Methode (wir arbeiten 25 Minuten, ruhen 5 Minuten). Oder irgendeine andere Methode. Hauptsache, man hält sich immer daran. Erweiterungen, die den Zugriff auf bestimmte Websites wie Facebook und VKontakte blockieren, helfen ebenfalls.

7. Werfen Sie die To-Do-Liste am Ende des Tages weg

Wenn Sie nicht alles getan haben, was Sie für den Tag geplant haben, lassen Sie diese unvollendete Liste nicht für morgen. Es wird nur Ihre Moral senken. Werfen Sie eine solche Liste weg und erstellen Sie eine neue, in die Sie unerledigte Geschäfte für heute und neue Elemente aufnehmen.