Was ist das Beste für die Produktivität: Kaizen versus kreatives Durcheinander

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Ob Sie Unordnung lieben oder einen sauberen Arbeitsplatz bevorzugen, spielt keine Rolle. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein kreativer Mensch, der Ihr eigenes kleines, gemütliches, inspirierendes Durcheinander braucht, um bequem zu arbeiten. Damit wichtige Notizen mit schönen Postkarten aus den Ländern, in denen Sie einen unvergesslichen Urlaub verbracht haben, oder Flyern aus dem nächsten Café durchsetzt sind und Ihre Lieblings-Drecks-Tasse immer neben dem Monitor stand.

Was kannst du tun, du bist so ein Mensch. Perfekte Ordnung macht Langeweile und tötet die Lust am Gestalten, und man hat einfach keine Zeit, die Papiere zu sortieren. Stellen Sie sich nun vor, dass Sie plötzlich in den strengen Rahmen des ausgefallenen japanischen Kaizen-Systems geraten.

Was ist Kaizen

Kaizen ist eine japanische Philosophie, die auf kontinuierliche Verbesserung und Veränderung zum Besseren abzielt. Kaizen ist das, was man in einfachen Worten Lean Manufacturing nennen kann. Das richtige Objekt am richtigen Ort in der richtigen Menge. Ordnung, Sortierung, akzeptierte Standards, Wartung und Sauberkeit.

Dokumente, Materialien, Produktionsmittel – all das wird so gespeichert, geordnet und systematisiert, dass jeder Mitarbeiter schnell alles findet, was er braucht. In großen Unternehmen geht es bei Kaizen um Produktionsprozesse und bei Büroangestellten spiegelt es sich in ihrer Arbeitsumgebung wider.

Dies gilt auch für den Arbeitsbereich auf Systemfestplatten (Standarddateinamen) und Büromaterial (Ihr Platz für Papier oder Druckerpatronen) und die Dokumentenablage (standardmäßig signierte Ordner).

Vorteile des Kaizen-Systems

Betrachten wir Kaizen auf Unternehmensebene, dann erweist sich dieses System als nützlich und produktiv. Lassen Sie mich Ihnen ein einfaches Beispiel geben. Ich hatte das Glück, in einer großen Fabrik zu arbeiten, in der Kaizen in vollen Zügen verwendet wurde. So führte beispielsweise der Vorschlag eines Mitarbeiters, vier weitere Kartons auf Paletten zu verladen, dazu, dass durch die kompetente Verteilung der Produkte erhebliche Einsparungen bei der Anmietung eines Lagers möglich waren.

Oder ein Beispiel für die Verwendung von Kaizen im Büro. Der Stauraum für das Papier ist mit einer Skala gekennzeichnet. Wenn die Papiermenge auf eine bestimmte Marke abnimmt, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, eine neue Charge zu bestellen. Dies hilft, eine Situation im Voraus zu antizipieren, in der etwas fehlt.

Was den persönlichen Raum eines Büroangestellten angeht, sollten Sie immer einen sauberen Schreibtisch haben. Alle Dokumentenmappen müssen signiert und auf Konsistenz gebracht werden.

In diesem Fall wissen Sie, wo und wie viel Büromaterial sich befindet. Es ist sehr bequem.

Persönliche Erfahrung mit Kaizen

Ich bin zum ersten Mal auf die Philosophie des Kaizen gestoßen, als ich einen Job bei einem japanischen Unternehmen bekam. Im Büro musste jedes Ding an seinem Platz stehen, gekennzeichnet mit einem grünen Aufkleber. Auf meinem Schreibtisch lag ein Foto von einem Monitor, einer Tastatur und einer Maus, die auf einem leeren Schreibtisch saßen. Und die Bildunterschrift: "So sieht mein Desktop am Ende des Tages aus."

Alles wäre gut, aber in dieser "Sterilität" begann ich plötzlich mich selbst zu vermissen. Da ich ein kreativer Mensch bin, habe ich mich mit den Dingen umgeben, die ich liebe. Ich brauchte "Ordnung in Unordnung": Der Fall, in dem Ihr Tisch von außen wie ein überladener Ort wirkt, Sie aber genau wissen, was und wo.

Es schien mir, dass es lange dauerte, die Arbeitsutensilien an ihren Platz zu bringen. Und eines Tages erwachte in der Seele des benachteiligten Künstlers ein Protest. Und jetzt versteckt sich die geliebte Tasse, die einfach keine Zeit zum Waschen hat, in einer Schublade für persönliche Gegenstände. Und meine Seele freut sich über solch einen Aufstand.

Davor habe ich als Designer in einer kleinen Werbeagentur gearbeitet. Auf meinem Schreibtisch lagen Filmflyer, allerlei lustige Bilder und eine Schüssel Nüsse und sogar ein Anti-Stress-Ball, auf den wir jede Woche ein neues Kostüm aus Papier zogen. Und das war gut.

Aber ist es so gut? Es dauerte ungefähr genauso lange, ein wirklich wichtiges Blatt Papier zu finden, wie es dauerte, die Dinge in Ordnung zu bringen. Sich von einer Zeitung mit einem untätig herumliegenden Horoskop ablenken zu lassen, war an der Tagesordnung, und es brauchte auch Zeit.

Was soll man schließlich wählen?

Meine Entscheidung war einfach: Ich habe den besten von zwei Ansätzen gewählt. Die Systematisierung und Ordnung, die Kaizen bietet, kombiniert mit ihrer Vision und ihren Lieblingssachen.

Die Hauptregel ist, es nicht mit Kaizen oder Unordnung zu übertreiben.

In meinen Schränken, Schubladen und Unterlagen ist alles nach einem klaren System angeordnet. Aber auf meinem Schreibtisch gibt es immer eine Ecke für inspirierende Dinge: Zeichnungen, eine Blume im Topf und einen Elefanten aus Thailand.

Haben Sie keine Angst, sich anzustrengen und wichtige Dinge in den Regalen zu sortieren. Wenn Sie sich ein wenig daran gewöhnt haben, werden Sie verstehen, dass es sehr praktisch ist. Und legen Sie eine separate Ecke für Ihr Chaos beiseite.

Kaizen ist gut, solange Sie nicht mehr Zeit mit Form als mit Inhalt verbringen. Kreatives Durcheinander ist gut, solange es nicht einfach zu Durcheinander wird.

Ich habe drei Dinge an meinen neuen Arbeitsplatz mitgebracht. Zuerst eine Tasse. Zweitens ein Block mit abnehmbaren karierten Blättern anstelle eines Tagebuchs. Drittens eine Blume im Topf, die ich selbst liebevoll George nenne. Zu Ehren von George Harrison. Ansonsten - kompletter Kaizen.