So verhindern Sie, dass Briefe Sie überfordern

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Es gibt zwei Kategorien von Menschen. Manche haben eine vollständige Ordnung in allem: Buchstaben werden sortiert, Symbole auf dem Desktop werden angeordnet. Andere können ihren Briefkasten nicht ohne Angst öffnen, denn es gibt eine ganze Welle ungelesener Briefe, von denen es jeden Tag mehr werden. Sie sind jedoch leicht zu handhaben.

Ein einfaches Parsen von Briefen wird die Situation nicht korrigieren, wenn der Briefkasten wie ein überfüllter Schrank aussieht, dessen Tür Sie mit geschlossenen Augen öffnen, damit nichts herausfällt. Sie müssen Ihre Herangehensweise an die Arbeit mit E-Mails ändern. Dann können Sie die Zeit, die normalerweise mit einem endlosen Strom neuer Nachrichten verbracht wird, effizienter verbringen - für wichtigere Aufgaben.

Stellen Sie sich zunächst zwei Fragen, um in Gang zu kommen:

1. Warum erhalten Sie viele E-Mails?
2. Was hindert Sie daran, sie schnell zu zerlegen?

Gehen Sie basierend auf Ihren Antworten zur Lösung des Problems und verwenden Sie einige hilfreiche Tipps.

Entscheidungen treffen

Eine Blockade in Ihrem Postfach kann auf ein Problem bei der Entscheidungsfindung hinweisen. Viele Menschen sind einfach nicht bereit, Verantwortung zu übernehmen. Sie verschieben die zu beantwortenden Fragen auf später, um alles in entspannter Atmosphäre zu lösen. Oder sie finden andere Ausreden für sich, nur um jetzt keinen Antwortbrief zu senden.

Um nicht jede E-Mail mit einer Entschuldigung für die verspätete Antwort zu beginnen, dass der Brief unter anderem verloren gegangen ist oder im Spam gelandet ist (und tatsächlich blieb es ein stummer Vorwurf im Posteingang, der geduldig auf den Moment wartete, in dem Sie öffnen werden es wieder), arbeite an dir selbst: triff Entscheidungen.

Machen Sie es sich zur Regel, einen Brief zu öffnen, sofort zu tun, was von Ihnen verlangt wird, und sofort eine Antwort zu schreiben. Und klicken Sie nicht auf das Kreuz, bis die E-Mail gesendet wurde.

Überschüssiges loswerden

Einige Briefe können Sie sich ganz einfach sparen:

1. Melden Sie sich von unnötigen Mailings ab, die Sie schon lange nicht mehr beachten. Dies ist eine Sache von wenigen Sekunden und wenigen Klicks: Ungelesene Briefe mit Werbemitteln sammeln sich nicht mehr im Briefkasten.
2. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken und verschiedenen Webdiensten.
3. Leiten Sie Briefe, die Sie an persönliche Post von Kunden erhalten, an eine andere Mailbox um und geben Sie die Adresse auf der Website Ihres Unternehmens an. Ein anderer Ausweg besteht darin, ein separates Feedback-Formular zu erstellen.

Kurz gesagt, tun Sie alles, damit die Post nicht zu einem schwarzen Loch wird, das wahllos alles aufsaugt: Notwendiges und Unnötiges.

Filter anpassen

Wenn Sie Newsletter benötigen, um sich über die besten Materialien Ihrer Lieblingsmedien oder Rabatte in Online-Shops zu informieren, können Sie diese hinterlassen. Aber mit Filtern aus dem Ordner mit Live-Posteingang entfernen. Der Postdienst, der sie verwendet, schickt selbst Briefe an die erforderlichen Ordner.

Grundlage für die Filterung kann die Absenderadresse oder beispielsweise die im Nachrichtentext enthaltenen Schlüsselwörter sein. Es hängt alles davon ab, welche Art von Briefen Sie aus dem Haupt-Mail-Ordner entfernen möchten.

Finden Sie einen anderen Task-Manager

Das Postfach sollte nicht Ihre klassische Notizbuch-To-Do-Liste oder Ihre Terminplaner-Anwendung ersetzen. Sobald Sie einen Brief und einen neuen Fall erhalten, übertragen Sie ihn aus der Post auf Ihre To-Do-Liste.

Diktieren Sie die Antworten

Wenn Ihnen die Antworten schwer fallen, weil Ihnen das Schreiben von Briefen nicht gefällt, gehen Sie den anderen Weg. Versuchen Sie es mit der Diktierfunktion: Die Technik zeichnet selbstständig auf, was Sie sagen möchten. Und für die am wenigsten konservativen Personen auf Ihrer Kontaktliste können Sie sogar mit Hilfe von Videos antworten, die dem Brief beigefügt sind.

Post nach Plan öffnen

Der Rat ist nicht für jeden relevant, da Sie oft rund um die Uhr erreichbar sein müssen. Dennoch kann es für einige nützlich sein.

Legen Sie Zeitrahmen für den Versand während des Tages fest. Beantworten Sie dann alle Briefe, die während Ihrer Abwesenheit eingegangen sind, auf einmal.

Verwandle keine Post in ein Notizbuch

Telefonnummern, Passwörter, Adressen – all das sollte nicht im Darm des Briefkastens gespeichert, sondern griffbereit sein: im Notizbuch, in der Kontaktliste des Smartphones, auf Aufklebern am Arbeitsplatz. Übertragen Sie die notwendigen Informationen aus der Post dorthin, wo Sie sie leichter finden können: Es ist immer noch nicht sehr bequem, die Suche nach Buchstaben ständig zu verwenden.

Senden Sie auch keine Notizbriefe an sich selbst. Viele Leute tun dies, indem sie Informationen in die Mail schreiben, die man sich merken muss. Fügen Sie Bilder zu Anhängen hinzu, die Sie speichern möchten. Sie sammeln Briefe in der Post mit Links zu Artikeln, die Sie später lesen möchten, wenn die Zeit gekommen ist.

Infolgedessen gibt es so viele solcher Buchstaben, dass sie ihre Bedeutung verlieren. Sie kommen nie wieder zu ihnen zurück, weil sie sich auf der Liste nach unten bewegen - und werden bald vergessen.

Verwenden Sie Tumblr oder Pinterest, um schöne Fotos zu speichern und Notizen in speziellen Anwendungen zu schreiben.

Wenn Sie diese Regeln befolgen, können Sie die Ordnung in Ihrem Postfach aufrechterhalten und den Zeitaufwand für die Arbeit mit Post optimieren.