10 Tricks, damit Ihre Google-Dokumente einfacher und schneller funktionieren

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wir machen Sie auf eine angepasste Übersetzung des Artikels von Saikat Basu aufmerksam, der zehn Tipps für die Arbeit mit Google Docs enthält.

2006 markiert einen Meilenstein in der Google-Geschichte: Das Oxford English Dictionary hat das Wort "google" übernommen. Das Konzept ist ein Begriff geworden. Seitdem im Web suchen bedeutet googeln. Good Corporation hat einen großen Einfluss auf unser Online-Verhalten: Wir befolgen die Geschäftsetikette von Gmail, öffnen jeden Morgen ein Fenster zur Welt, indem wir Chrome starten, und nutzen Google Drive, um produktiv zu sein.

Der Grund für die Popularität von "Google Docs" im Cloud-Arbeitsprinzip. Von allen Tools von Google Drive ist ein Texteditor das wichtigste für alltägliche Aufgaben.

Befolgen Sie die folgenden zehn Richtlinien, um Ihre Google Docs-Erfahrung produktiver zu gestalten.

Bonus: Fügen Sie Google Docs zum Chrome App Launcher in Ihrer Windows- oder Mac-Taskleiste hinzu. Zwei Klicks - und Sie sind in den "Dokumenten".

Schnelle Suche

Sie können eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner schnell und einfach finden, indem Sie einen Schlüsselbegriff in die Suchleiste oben eingeben. Der kleine Pfeil rechts hilft Ihnen, Ihre Suchkriterien zu verfeinern:

• Dateityp (Ordner, Dokument, Foto, PDF usw.);
• mit Google Docs, Google Drawing, Google Sheets und jedem installierten Add-On öffnen;
• Besitzer (ich, nicht ich, irgendjemand).

Eine weitere Sache, die die Suche erleichtert, ist die Verwendung des genauen Zitats für die gesuchte Datei. Google Drive öffnet das Dokument und markiert den verwendeten Suchbegriff. Darüber hinaus können Sie, wie beim Googlen, boolesche Operatoren wie oder verwenden, um den Umfang Ihrer Suche zu erweitern.

Drücken Sie "/", um zum Suchfeld zu gelangen.

Eine vollständige Liste der Suchoptionen von Google Drive finden Sie unter. Vergessen Sie nicht, Ihren Warenkorb zu durchsuchen.

Schneller Sprung zum "versteckten" Befehlsmenü

Google Docs ähnelt anderen Office-Suiten. Es ist vielleicht einfacher als Microsoft Word, aber es gibt auch viele nützliche Befehle im Menü. Drücken Sie Alt + /, um zur Menüsuche zu gelangen. Geben Sie in das sich öffnende Feld ein, wonach Sie suchen, und die Funktion wird gestartet.

Wenn Sie das Menü durchsuchen, finden Sie andere Bearbeitungstools, die in Google Docs verfügbar sind.

Von der Idee in Google Notizen zum Entwurf in Google Docs

ist ein großartiger Service zum Erstellen und Speichern von Notizen. Seine besten Funktionen sind die Möglichkeit, Notizen zu diktieren und Text aus Fotos zu erkennen. Aber wussten Sie, dass Sie eine Notiz mit einem Klick in ein Dokument verwandeln können?

Dank dieses Exports können Sie Ihre Ideen bereits in Google Docs bearbeiten und "polieren". Unverzichtbar für Studenten und Schreibende - es spart viel Zeit.

Analysieren Sie Ihren Wortschatz mit Word Cloud

Texter, Blogger, Studenten und Pädagogen können eine Wortwolke oder Tag-Cloud verwenden, um schnell durch den Inhalt eines Dokuments zu navigieren. Es wird Ihnen auch helfen zu sehen, welche Wörter Sie zu häufig verwenden.

Sie können einen Wortwolkengenerator – zum Beispiel den Tagwolkengenerator – für jedes Dokument mit 50 oder mehr Wörtern verwenden. Das kostenlose Google-Drive-Add-on kann über das Menü Add-ons → Get Add-ons … gefunden und installiert werden.

Sie können die Wortwolke über dasselbe Menü verwenden. Es wird rechts in einem kleinen Fenster angezeigt. Wenn das Dokument nicht fertig ist, fahren Sie mit der Bearbeitung fort und klicken dann von Zeit zu Zeit auf die Schaltfläche Cloud aktualisieren, um die Tag-Cloud zu aktualisieren.

Tag Cloud Generator funktioniert auch mit Tabellen. Der einzige Nachteil besteht darin, dass die Anzeige der verwendeten Wörter nicht skaliert werden kann.

Suchen und einfügen mit einem Klick

Mit dem Recherche-Tool müssen Sie das Dokument, in dem Sie gerade arbeiten, nicht verlassen, um Informationen zu googeln. Schließlich braucht auch das Öffnen eines neuen Tabs im Browser Zeit. Mit diesem integrierten Tool können Sie Informationen finden und in das von Ihnen verwendete Dokument oder die Tabelle einfügen. Öffnen Sie Extras → Recherche (Strg + Alt + Umschalt + I).

Auf der rechten Seite wird ein Suchfeld angezeigt. Dort können Sie mit einem Klick einen Link zum Angebot setzen, indem Sie ihn manuell eingeben oder einfach markieren.

Verfügbare Zitierformate sind MLA, APA und Chicago.

Darüber hinaus sind schön gerahmte Zitate nur eines der Merkmale des Recherchetools. Sie können auch auf Statistiken in Tabellen verweisen. Wenn Sie die Suche verwenden, können Sie die SERP auch personalisieren, um Ihre Google+ Beiträge, Ihre E-Mails usw. anzuzeigen. Dafür gibt es spezielle Filter.

Text schnell an verschiedenen Stellen formatieren

Google Docs verfügt über ein Paint-Formatierungstool, mit dem Sie Formatierungsvorlagen erstellen und auf beliebige Textabschnitte anwenden können. Wählen Sie ein Wort, einen Satz oder einen anderen Text aus, bearbeiten Sie ihn: Stellen Sie Größe, Schriftart und mehr ein. Klicken Sie dann auf Paint-Format. Danach können Sie die angegebenen Formatierungsparameter auf ein anderes Fragment anwenden, Sie müssen nur darauf klicken.

„Pfff! Es funktioniert nur einmal! - Skeptiker werden sagen. Wenn Sie die angegebenen Formatierungsparameter mehr als einmal anwenden müssen, klicken Sie zweimal auf das Symbol Paint-Format. Drücken Sie diese Taste erneut, um die Magie zu stoppen.

Nutzung lizenzfreier Bilder

Google Docs enthält eine Google Bilder-Suche, mit der Sie schnell ein Bild finden und in ein Dokument einfügen können. Aber es gibt noch zwei weitere reichhaltige Bildquellen - LIFE und Stock Photos. Bilder aus dem LIFE-Archiv haben eine Lizenz, die das Recht gibt, das Werk auch kommerziell zu nutzen, jedoch muss die Urheberschaft angegeben werden. Im Jahr 2012 hat Google 5.000 neue Fotos in den Kategorien Natur, Wetter, Tiere, Sport, Essen, Bildung, Technologie, Musik und andere ausgewählt.

Google warnt davor, dass Bilder nur für den persönlichen und kommerziellen Gebrauch in Google Drive verfügbar sind und innerhalb der Richtlinien des Dienstes verwendet werden müssen.

Sie können Bilder über eine URL einfügen. Das Bild wird in Ihrem Dokument gespeichert und ist auch dann verfügbar, wenn das Original aus dem Internet entfernt wird.

Beim Kommentieren jemanden erwähnen

Die Zusammenarbeit in Google Docs basiert auf Kommentaren. Abgesehen davon gibt es eine schnelle Möglichkeit, die Aufmerksamkeit einer Person auf einen bestimmten Kommentar zu lenken. Markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“(Einfügen → Kommentar). Geben Sie im sich öffnenden Kommentarfeld "@" oder "+" ein und beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der gewünschten Person.

Google Docs wählt automatisch eine Person aus Ihrer Gmail-Kontaktliste aus und informiert sie per E-Mail. Wenn diese Person keine Berechtigung zum Anzeigen dieses Dokuments hat, müssen Sie ihr Zugriff gewähren.

Tastenkombinationen für mathematische Formeln

Google Docs verfügt über einen praktischen Editor für mathematische Ausdrücke: Einfügen → Gleichung. Damit können Sie nicht nur mathematische Ausdrücke eingeben, sondern auch bequem mit Kollegen daran arbeiten.

Verwenden Sie Verknüpfungen, um den Vorgang zu beschleunigen. Wenn Sie beispielsweise "alpha" gefolgt von einem Leerzeichen und einer Klammer eingeben, wandelt Google Text & Tabellen dies in α um. Sie können auch einfach hoch- oder tiefgestellt hinzufügen, indem Sie "^" bzw. "_" eingeben. Geben Sie für Brüche "frac" ein.

Vollständige Liste der Tastenkombinationen für mathematische Ausdrücke. Für komplexere Formeln verwenden Sie die kostenlose Google Drive Chrome-Erweiterung g (math).

Andere Tastenkombinationen, um Zeit zu sparen

Drücken Sie "Strg + /" und Sie sehen eine große Liste von Vorlagen für die schnelle Dokumentenverwaltung. Viele der Navigationstasten entsprechen denen von Gmail. Darüber hinaus können Sie Ihre eigenen Verknüpfungen erstellen.

Gehen Sie zu Extras → Einstellungen → Automatische Ersetzung.

Sie können damit häufig verwendete Wörter, E-Mail-Adressen, Abkürzungen oder sogar Wörter, die Sie ständig falsch schreiben, automatisch einfügen.

Außerdem muss im Einstellungsdialog die Option "Automatische Linkerkennung" und "Automatische Listenerkennung" aktiviert sein.

Natürlich könnten Sie argumentieren, dass der schnellste Weg, ein schönes Dokument zu erstellen, die Verwendung ist. Aber die beschriebenen kleinen Tricks helfen, die Arbeit mit ihnen zu beschleunigen.

Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, welche Tricks Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit Google Docs anwenden.