Wie man das GTD-System effektiv im Leben anwendet

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Ein Schritt-für-Schritt-Plan, nach dem Sie diese Produktivitätstechnik leicht in Ihrem Leben umsetzen, Prioritäten setzen und immer Zeit für wichtige Dinge finden können.

Dieses Material ist eine Fortsetzung des Artikels "". Zunächst lohnt es sich, sich damit vertraut zu machen, da dort viele der verwendeten Konzepte ausführlich erklärt werden.

Dieser Artikel ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung von GTD im wirklichen Leben. Beim Schreiben habe ich mich an folgende Grundsätze gehalten:

• Vielseitigkeit. Die hier beschriebenen Ideen sind universell und jeder wird mit ihrer Hilfe ein GTD-System für sich aufbauen, das genau mit den Diensten funktioniert, die er gewohnt ist.
• Einfachheit. Das System soll intuitiv einfach zu bedienen sein. Für die Eingabe und Verarbeitung von Informationen sowie für die Planung der nächsten Schritte sollte ein Minimum an Zeit und Energie aufgewendet werden. Nur dann funktioniert das System langfristig und auch nach langen Pausen: Wenn Sie beispielsweise für einen Monat in den Urlaub fahren, können Sie bei Ihrer Rückkehr Ihre betriebswirtschaftliche Einstellung wiederherstellen.
• Zuverlässigkeit. Das Wichtigste ist, dass Sie sich auf Ihr System verlassen können, nämlich dass Sie nichts Geplantes vergessen, da Sie zur richtigen Zeit eine Erinnerung sehen.
• Konzentration auf das Wesentliche. Das System soll Ihnen dabei helfen, sich sowohl auf das zu konzentrieren, was Sie gerade tun, als auch auf die Dinge, die langfristig wichtig sind.
• Vergnügen. Das Fall- und Aufgabenverwaltungssystem soll Ihnen Freude bereiten. Wenn Sie beispielsweise nach einem anstrengenden Arbeitstag mit dem Telefon in der Hand auf der Couch liegen, kreuzen Sie erledigte Aufgaben von der Liste an und haben richtig Freude daran. Vor allem, wenn es noch durch das Wachstum Ihres Produktivitätsdiagramms visualisiert wird.

5 Hauptstufen des GTD-Systems

Phase 1. Sammeln von Informationen

Es ist notwendig, absolut alle Fälle zu sammeln, auch die kleinsten, dann wird unser Bewusstsein rein und wir werden so produktiv wie möglich handeln.

Deshalb funktionieren Standard-To-Do-Listen nicht, weil die meisten Leute oft nur das Wichtigste aufzeichnen und Hunderte von nicht so wichtigen Aufgaben gar nicht berücksichtigt werden. Aber gerade solche kleinen Aufgaben, die sich regelmäßig an sich selbst erinnern, verbrauchen einen erheblichen Teil der Ressourcen des Gehirns und schaffen zusätzliche Erfahrungen, die zu Müdigkeit und Stress führen.

Eines der wichtigen Prinzipien des GTD-Systems ist es, alle Aufgaben vollständig aus Ihrem Kopf zu entladen und in ein zuverlässiges System zu legen, das Ihnen hilft, sich an wichtige Dinge zur richtigen Zeit zu erinnern.

Sie müssen auch berücksichtigen, dass es eine Mindestanzahl von Körben zum Sammeln eingehender Informationen geben sollte. Idealerweise eine. Dann ist es am einfachsten zu handhaben.

Stufe 2. Informationsverarbeitung

In dieser Phase verarbeiten wir die Informationen, die sich in unserem Posteingang befinden.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie wir in dieser Phase vorgehen können:

• Markieren Sie die Aufgabe als "Aktion" und geben Sie den nächsten Schritt für ihre Erledigung und die Frist an. Sie können die Angabe einer Frist überspringen, wenn Sie noch nicht genau wissen, wann Sie die Aufgabe abschließen müssen.
• Verschieben Sie Informationen in das "Verzeichnis", wenn Sie nichts damit tun müssen, aber es kann in Zukunft nützlich sein.
• Löschen Sie die Informationen und stellen Sie fest, dass es sich um "Papierkorb" handelt: Das heißt, Sie müssen nichts damit tun und sie werden in Zukunft nicht mehr nützlich sein.

Stufe 3. Organisation der Aktivitäten

Alle Aktionen durchlaufen den nächsten Trichter.

Filter 1 - "Clipping"

Stellen Sie sich die Frage: Soll ich diese Aktion wirklich tun? Im Zweifelsfall löschen.

Filter 2 - "Delegation"

Stellen Sie sich die Frage: Wenn das getan werden muss, muss ich es dann wirklich persönlich tun? Wenn nicht, delegieren wir und geben den Verantwortlichen, das Endergebnis, Zwischenkontrollen (Knotenpunkte) und den Termin an.

Wenn die Aktion von Ihnen ausgeführt werden soll, gehen Sie zum nächsten Filter.

Filter 3 - "Aktion"

Stellen Sie sich eine Frage: Wird diese Aktion länger als 2-5 Minuten dauern? Wenn nicht, tun Sie es jetzt und befreien Sie Ihren Kopf. Wenn ja, melden Sie sich bitte an.

Aktionen im System können die folgenden Typen haben.

"Die folgenden Aktionen" - einfache Aufgaben, die aus einer Aktion bestehen (anrufen, schreiben, gehen usw.). Die Aktion "Winterreifen auf Rädern wechseln" besteht beispielsweise aus folgenden einfachen Aktionen: Autoservice anrufen und anmelden, Termin im Kalender festlegen und rechtzeitig zu einem Autoservice fahren.

Es ist zweckmäßig, solche Aktionen nach Ort und Umständen in Listen zusammenzufassen (kontextbezogene Listen). Es könnte die In Store-Liste sein, in der Sie alles auflisten, was Sie kaufen müssen, wenn Sie im Geschäft sind, oder die In-the-Chair-Liste, in der Sie Dinge und Aufgaben hinzufügen, die Sie abends nach der Arbeit in Ihrem Lieblingssessel erledigen können. Oder eine Liste mit „Cheffragen“, in der Sie alle Fragen, die Sie an Ihren Chef haben, aufschreiben, um sie dann auf einmal zu lösen.

Normalerweise zeichne ich all diese Aktionen entweder im "Google Kalender" (Termine und Ereignisse) auf oder in Todoist, einem Cloud-Dienst, mit dem es bequem ist, Aufgaben zu organisieren.

"Projekte" - Aufgaben, deren Ausführung mehr als einen Schritt erfordert. Um das Projekt auf den Weg zu bringen, müssen Sie die ersten Schritte zur Umsetzung beschreiben und in einem zuverlässigen System daran erinnern. Dadurch wird das Projekt zu einer Kette einfacher Aktionen, von denen jede in den nächsten fünf Minuten ausgeführt werden kann und das Ergebnis liefert.

Ich poste Projekte auf Trello-Karten. Die Karte ist ein idealer Behälter für Projekte, in denen Sie Folgendes platzieren können:

• Beschreibung und Zweck des Projekts;
• Links zu anderen Dokumenten über das Projekt;
• die Namen der Verantwortlichen;
• Termin;
• Checklisten mit den folgenden Schritten;
• Kommentare zum Projekt;
• notwendigen Dateien und so weiter.

Verzögerte Aktionen … Wenn wir die nächsten Aktionen ohne zusätzliche Ereignisse oder Informationen nicht planen können (z. B. warten wir darauf, dass ein Freund die Telefonnummer eines Autoservices sendet, bei dem es möglich ist, Reifen gewinnbringend zu wechseln), setzen wir solche Aktionen in das Feld "Verschoben". " aufführen. Optional können Sie eine Erinnerung einrichten, um etwas zu überprüfen.

Solche To-Do-Listen können auch als kontextuelle Listen strukturiert sein. Erstellen Sie beispielsweise eine Liste mit Aufgaben, die Sie Ihrem Assistenten zugewiesen haben.

Liste "Irgendwann" enthält Aufgaben, die jetzt kein aktives Handeln erfordern, die wir aber in Zukunft erfüllen möchten.

Es kann sein:

• Bücher, Videoschulungen und Kurse, die Sie kaufen möchten;
• nützliche Fähigkeiten, die Sie beherrschen möchten;
• Orte, die Sie besuchen möchten;
• Dinge, die Sie kaufen möchten.

Sie müssen sich diese Liste regelmäßig ansehen, sich Notizen machen und sie in Ziele umwandeln, auf die Sie hinarbeiten.

Stufe 4. Regelmäßige Überprüfung

Damit das System funktioniert, ist es notwendig, die Hauptaufgaben und Projekte regelmäßig zu überprüfen, um nicht mehr relevante zu löschen und die neuen nach Priorität zu sortieren und an die Arbeit zu senden.

Befolgen Sie diese Tipps, um diese Überprüfung regelmäßig durchzuführen:

• Planen Sie für die Überprüfung 30-60 Minuten ein (zunächst einmal pro Woche ist ausreichend).
• Erstellen Sie eine Checkliste oder planen Sie für eine solche Überprüfung, in der die Reihenfolge festgelegt ist, was nach was kommt. Dieser Plan sollte nicht zu kompliziert sein und die Überprüfung sollte nicht zu lange dauern, oder Sie werden es einfach nicht regelmäßig tun.

Unten ist ein Beispiel für meine wöchentliche Übersichts-Checkliste. Ich habe es im Format eines Spickzettels mit einer Abfolge von Aktionen erstellt, der die Dienste / Dokumente darstellt, die ich mir ansehe. Sie können es mit einer regulären Liste anordnen oder ein für Sie bequemes Freihanddiagramm zeichnen.

Drucken Sie vier dieser Checklisten pro Monat aus. Nehmen Sie während der wöchentlichen Überprüfung einen davon in die Hand und kreuzen Sie die ausgefüllten Punkte aus der Liste an. Diese einfache Übung wird Sie motivieren, diese Überprüfungen weiterhin durchzuführen.

Stufe 5. Aktionen

Wenn der Plan für die Woche erstellt ist, dann gilt es zu handeln. Vermeiden Sie einen der größten GTD-Anfängerfehler, wenn Sie zu viel Zeit damit verbringen, Aufgaben zu organisieren, anstatt sie tatsächlich zu erledigen.

Hier sind einige Tipps, um Ihre Aktionen effektiver zu machen.

1. Machen Sie einen Plan für den Tag basierend auf dem Plan für die Woche. Teilen Sie Ihren Tag in Blöcke auf, machen Sie 2-3 Blöcke für wichtige Aufgaben und ein paar Blöcke für andere Aufgaben. Die Dauer der Blöcke beträgt durchschnittlich 60–120 Minuten. Fügen Sie freie Zeit zwischen Blöcken für unvorhergesehene Aufgaben ein.
2. Arbeiten Sie mit dem Pomodoro-System, dafür können Sie einen Timer auf Ihrem Telefon einstellen. Die Essenz ist einfach: Machen Sie alle 25-30 Minuten Arbeit eine Pause von fünf Minuten und nach dem dritten Arbeitsblock eine längere Pause (15-30 Minuten). Insgesamt sind es drei Blöcke à 30 Minuten, mit Pausen von fünf Minuten, gefolgt von einer langen Pause von 15-30 Minuten. Sie können 2-4 solcher Zyklen pro Tag durchführen, je nachdem, wie oft Sie abgelenkt sind.
3. Versuchen Sie bei Blockaden mit wichtigen Dingen, sich nicht von anderen Personen und Fremdgeräuschen ablenken zu lassen (dazu können Sie spezielle Musik zur Konzentration in den Kopfhörern einschalten).
4. Ermitteln Sie, wann Ihr Energielevel am höchsten ist (zum Beispiel von 7 bis 9 Uhr morgens) und erledigen Sie in dieser Zeit die wichtigsten Dinge, die Sie Ihren persönlichen Zielen näher bringen.
5. Planen Sie nicht zu viele wichtige Dinge für den Tag ein: 1-3 ist genug. Es ist wichtig, dass Sie am Ende des Tages, nachdem Sie sich die durchgestrichenen Aufgaben in Ihrem Plan angesehen haben, zufrieden sind und denselben realistischen Plan für morgen erstellen.