So organisieren Sie Arbeitsplatz und Bürozeit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Alle Arbeit im Büro beginnt mit einem eigenen Arbeitsplatz, aber oft wird diesem Moment nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Der Arbeitsplatz besteht nicht nur aus Möbeln und einem Computer, sondern auch aus Planung, Arbeitsablauf, zusätzlichen Werkzeugen. Dieser Artikel enthält einfache Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsplatz richtig organisieren.

Alles beginnt am Arbeitsplatz.

D. Carnegie

Arbeit beginnt mit dem Arbeitsplatz und seiner Organisation. Ausnahmen gibt es natürlich in Form von kreativen und einzigartigen Persönlichkeiten, für die dieses Thema nicht so wichtig ist. Aber auch sie haben ihr eigenes System der schöpferischen Unordnung, auch wenn sie es nicht zugeben. Die meisten Menschen arbeiten an gewöhnlichen Schreibtischen in gewöhnlichen Büroräumen, und die folgenden Tipps sind für sie gedacht.

Desktop

Die richtige Arbeitsumgebung stimmt den Geist auf den richtigen Rhythmus ein. Sie halten Ihr Haus nicht in Unordnung und wissen genau, wo und was ist. Am Arbeitsplatz ist es genauso: Alles soll an seinem Platz sein und nichts Überflüssiges, das von den Hauptaufgaben ablenken könnte.

Wie fängt alles an, wenn Sie gerade zur Arbeit kommen? Vom Schreibtisch aus. Und normalerweise liegen Papierstapel, verstreutes Briefpapier, Tassen, ein paar nutzlose Souvenirs und Staub auf dem Computer. Und was wird der innere Zustand hinter einem solchen Arbeitsplatz sein? Unmontiert. Sie werden das natürlich nicht denken, aber das Unterbewusstsein hat bereits alles entschieden. Welche Realität auch immer da ist, du bist es auch. Und das Bewusstsein hat diesen Gedanken aufgenommen und deine Stimmung ist weg.

Halten Sie Ihren Schreibtisch jederzeit aufgeräumt. Beginnen Sie Ihren Tag mit Staubwischen, passen Sie die Beleuchtung an, schreiben Sie hilfreiche Informationen auf Aufkleber, waschen Sie Ihre Kaffeetasse, füllen Sie Ihren Kalender aus - machen Sie sich auf den Weg. Diese einfachen Aktionen werden die folgende Arbeit anregen.

Der ideale Arbeitsplatz ist ein Werkzeug für die Arbeit, eine angenehme Beleuchtung, unentbehrliche Schreibwaren und einfache Möbel für den Arbeiter.

Arbeitsweise: stehend oder sitzend? Du entscheidest. Sitzen ist meiner Meinung nach besser, aber Pausen braucht man auf jeden Fall: gehen, ein bisschen aufwärmen, frische Luft schnappen, 2-3 Stockwerke die Treppe hochsteigen. Mein Arbeitsplan: 45 Minuten - eine Aufgabe ohne Unterbrechung, eine 15-minütige Pause, dann 1 Stunde ununterbrochene Arbeit und 15 Minuten Ruhe. So ist der Arbeitstag aufgebaut.

Vergessen Sie nicht Ihr eigenes Schließfach oder Archiv, denn jeder Mitarbeiter hat immer seine eigene Personalakte oder Papierarchiv. Im Schließfach können Sie auch persönliche Gegenstände aufbewahren, die Sie nicht zur Schau stellen möchten. Jedes Regal und jeder Schrank sollte seine Funktion erfüllen und sich nicht mit anderen Elementen überschneiden. Dies macht es bequemer, mit Dokumenten und verschiedenem Zubehör zu arbeiten.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Erstellen Sie Sicherungskopien Ihrer Arbeit, Dokumente, Projekte und Serviceinformationen, die auf Ihrem Arbeitscomputer gespeichert sind, und senden Sie sie an den Server oder den Cloud-Speicher des Unternehmens.

Wie viel Energie und Nerven verbrauchen die Menschen wegen der verlorenen Informationen! Der Computer ist abgestürzt, hat sich aufgehängt, jemand hat versehentlich wichtige Daten gelöscht. Wiederholen Sie ihren Fehler nicht und machen Sie Backups. Lassen Sie sich und Ihre Arbeit nicht von den Umständen kontrollieren.

Installieren Sie keine unnötigen Anwendungen, die meisten notwendigen Operationen werden in Standardsoftwarepaketen ausgeführt. Wenn Sie ein bestimmtes Arbeitswerkzeug fließend beherrschen, bitten Sie das Management oder die IT-Abteilung, es zu installieren, und begründen Sie Ihre effektive Arbeit darin.

Ein weiterer einfacher Tipp: Versuchen Sie, in Ihrem elektronischen Raum bei einer Sache zu bleiben. Wenn Sie Yandex-Dienste mögen, wählen Sie sie aus, wenn Google-Dienste - arbeiten Sie mit ihnen. Sie kennen alle Stärken und Schwächen der Tools und können Ihr System auch schnell an einem neuen Ort einrichten. Der Wettlauf um frische Programme ist nicht immer gerechtfertigt.

Erstellen Sie am Arbeitsplatz Ihre persönliche einfache elektronische Hierarchie. Sie sollten Ihre alten Dokumente in kürzester Zeit wiederfinden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie dringend etwas lösen müssen und vergessen haben, wo diese Informationen gespeichert sind.

Scannen Sie alle wichtigen Dokumente. Viele Arbeitskonflikte zwischen den Abteilungen entstanden durch den Verlust wichtiger Papiere.

Planung

Haben Sie bemerkt, dass die Arbeit manchmal zu einem Chaos wird: eine Menge Aufgaben, Gespräche, Besprechungen, Papiere überprüfen. Und du drehst dich endlos darin. Du scheinst zu arbeiten, aber es ist schwer, es Arbeit zu nennen. Dahinter verbirgt sich das allgemeine Bild des Geschehens, und das ist eines der Probleme moderner Produktivität: Es gibt Aktionen, Ergebnisse sind auch da, aber in der Routine sind sie nicht sehr spürbar.

Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, einen Plan mit Aufgaben und Aktivitäten für den Tag, die Woche und sogar für einen Monat zu erstellen.

Die meisten verwenden Notizbücher oder Tagebücher. Ja, das ist gut, aber Papier ist ein "Random Access Memory", es speichert die gesamte Flüssigkeit und die wichtigsten Informationen gehen in der Fülle der Seiten verloren. Ein Notizbuch oder Tagebuch ist bereits eine archaische Art der Planung. Im Tagebuch sehen Sie nicht das ganze Bild der Ereignisse, wissen nicht, wann es besser ist, eine Sache zu tun und wann eine andere, und Sie können auch einige wichtige Ereignisse verpassen. Es gibt keine Möglichkeit, die erforderlichen Daten abzurufen und eine umfassende Analyse durchzuführen. Stellen Sie sich vor, wie viele Seiten Sie durchblättern müssen, um die notwendigen Informationen zusammenzutragen.

Mittlerweile gibt es viele Anwendungen und Online-Dienste für die Arbeitszeitgestaltung. Glauben Sie mir, dies sollte getan werden, wenn Sie unabhängig von der Situation und Stimmung produktiv arbeiten möchten. In der heutigen To-Do-Liste dreht sich alles um effektives Aufgaben- und Zeitmanagement.

Ich verwende das Kontextplanungssystem in der Outlook-Umgebung von Gleb Arkhangelsky. Was mir daran gefällt: die Einfachheit und Effizienz des Tools, eine bekannte Anwendung, die Kombination von Kalender, Aufgaben und Mail in einem Informationsraum, Integration mit Office-Anwendungen. Jeder Mitarbeiter kann in kurzer Zeit in diesem Planungssystem geschult werden.

Hier einige Tipps zur Gestaltung Ihrer Arbeitszeit:

• Planen Sie flexibel, im Kontext, nicht starr in der Zeit.
• Lernen Sie zu verstehen, was wichtig ist und was nicht.
• Trennen Sie sich leicht von unbedeutenden Dingen.
• Schätzen Sie die Qualität der verbrachten Zeit, nicht die Zeit selbst.
• Sagen Sie nein zu sich selbst und anderen, wenn es nötig ist.
• Beginnen Sie Ihren Tag mit herausfordernden und unangenehmen Aufgaben.
• Legen Sie bei der Planung von Aufgaben und Projekten bei der Arbeit Fristen fest.

Ein mächtiger psychologischer Trick besteht darin, eine erledigte Aufgabe durchzustreichen oder ein Häkchen davor zu setzen. Dies gibt Ihnen zusätzliche innere Energie, um großartige Ergebnisse zu erzielen. Sie werden sehen, dass nicht alles umsonst ist.

Arbeiten mit Post

Wie organisiere ich die Arbeit mit E-Mails?

Zuerst müssen Sie damit die Betriebszeit einstellen, um die Anzahl der Interrupts zu reduzieren. Am besten tun Sie dies morgens, wenn sich Aufgaben zu bilden beginnen, und nachmittags, wenn Sie überprüfen müssen, wie die Dinge sind.

Zweitens sollten Sie mehrdeutige Briefe nicht gleich beantworten. Sie müssen an alles denken: Einspruch, Erstellung einer Antwort, zusätzliche Informationen. Versuchen Sie, die Subjektivität so gering wie möglich zu halten. Vergessen Sie schnelle Antworten, wie es früher jeder in sozialen Netzwerken getan hat.

Drittens, den Text des Briefes nicht mit Informationen überladen, die nur für den Absender selbst verständlich sind. Versuchen Sie, kurz und prägnant zu antworten, und wägen Sie jedes Wort ab. In unserem digitalen Zeitalter ist dies sehr wichtig: Niemand ist daran interessiert, durch einzigartige Schlussfolgerungen zu waten.

Und schließlich die Netiquette nicht vergessen: Adressierung des Empfängers, Schreibstil, Fallinformationen, Kontaktdaten. Erfahren Sie, wie Sie einen Brief schreiben, analysieren, was Sie geschrieben haben und wie Sie sich bewerben.

Zusatzwerkzeug

Eine weitere Sache, die Ihre Arbeit effizienter macht, ist das Whiteboard. Ein unverzichtbares Werkzeug, insbesondere wenn die Abteilung ein Brainstorming macht oder ein ernstes Problem mit Zwischenstufen löst.

In meiner beruflichen Laufbahn war der Vorstand ein unverzichtbares Attribut des Arbeitsumfelds. Es ist auch nützlich, um Papier zu sparen. Sie werden nicht glauben, wie viele Blätter Sie damit verbringen, Ihre Ideen und Lösungen zu erklären.

Dank visuellem Denken (jeder hat es) können Menschen gemeinsam an der Tafel zeichnen, ihre Gedanken erklären und die besten Lösungen für ein Problem vorschlagen. Jeder kann alles sehen und verstehen.

Ich möchte hinzufügen, dass Musik mir bei meiner Arbeit hilft. Es wirkt sich positiv auf meine Produktivität aus, insbesondere wenn ich mit repetitiven Aufgaben am Computer arbeiten oder ein großes Paket von Dokumenten erstellen muss. Im Allgemeinen ist es gut, den Morgen mit positiver Musik zu beginnen. Aber Sie sollten es nicht für alle einschalten, denken Sie daran: Sie arbeiten nicht alleine, für jemanden wird die Musik nur stören.