Steuern Sie den "Hydranten", oder wie Sie nicht im Fluss von Informationen und Aufgaben ertrinken

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Mitch Kapor, Gründer der Lotus Corporation, sagte einmal, dass das Abrufen von Informationen aus dem Internet wie das Trinken aus einem Hydranten sei. Matthew Lowry, Experte für Online-Kommunikation, ging dieses Thema weiter und nannte den kontinuierlichen Informationsfluss, der 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche auf PC und Telefon geht und nie endet, „Feuerhose“. Wie Sie nicht im Fluss ertrinken und Ihre Zeit sinnvoll nutzen - lesen Sie in einer angepassten Übersetzung von Lifehacker.

Mit hydrant ist Ihre To-Do-Liste nie leer. Denn der „Hydrant“ist nicht nur Information, sondern eine Fabrik für neue Aufgaben. Einige Punkte auf der To-Do-Liste sind explizit, wie z. B. E-Mails von Ihrem Chef oder Kunden, die Aufmerksamkeit erfordern. Aber viele sind nicht klar ausgedrückt.

Es lohnt sich, diesen Artikel zu lesen und darüber nachzudenken. Ein Beitrag zum Kommentieren. Teilen Sie mit Freunden und Kollegen, was Ihnen gefällt.

Es spielt keine Rolle, wie viele Stunden am Tag Sie in kleinen Unternehmen tätig sind. Die Hauptsache ist, dass sie das Ende und die Kante nicht sehen. Dies ist der "Hydrant".

Und dieses Konzept ist viel breiter als nur eine Liste von Aufgaben. Und leider hat der Tag immer noch 24 Stunden.

Lerche

Wenn Sie wie ich sind, schreiten alle kreativen und herausfordernden Arbeiten am frühen Morgen gut voran. Es gibt viele Gründe - psychologische und physiologische - warum dies so ist. Aber der "Hydrant" ist Ihren inneren Rhythmen zutiefst gleichgültig. Denn während Sie schlafen, nimmt die Informationsmenge weiter zu.

Nach dem Frühstück öffnet man seinen Posteingang, und der Strom aus dem „Hydrant“zerschmettert den Bildschirm, der unter dem Druck von Briefen in der Mail, Accounts bei Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello und Co. stand. Ihr Kalender enthält Besprechungen, Anfragen und Anweisungen von Ihrem Chef, Partnern, Kunden, Subunternehmern, Kollegen. Und was gestern nicht auf der Aufgabenliste stand, brennt heute und bedarf der sofortigen Ausführung.

Der Hydrant wartet nicht auf Sie. Es erfordert lautstark Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.

Plötzlich ist es 11 Uhr und Sie haben den besten Teil Ihres Tages schon verloren.

Wie reagiert man auf diesen Zustand? In der Regel werden zwei Optionen angeboten: entweder das Verhalten ändern oder die Technologie nutzen. Aber warum nicht die Technologie nutzen, um die Grundlage für Verhaltensänderungen zu schaffen?

Wie managen Sie Informationen, Aufgaben und Ideen effektiv? Sie müssen verstehen, dass der Informationsfluss kontinuierlich ist und im Allgemeinen mehrere Flüsse sind: Informationen stammen aus E-Mails, sozialen Netzwerken und Medien, Websites, Zeitungen, während Besprechungen, von Freunden und sogar aus Ihrem Kopf. Es ist unmöglich, alles abzudecken.

Müssen Sie Nachrichten bearbeiten, entscheiden, was mit ihnen geschehen soll: reagieren, verwenden, teilen, zur späteren Verwendung speichern oder löschen? Wann ist es zu tun? Und wie finden Sie die Zeit, damit umzugehen?

Leider funktioniert der Multitasking-Modus nicht, wenn Sie versuchen, alles auf einmal zu tun. Sie haben keine Kontrolle über Ihren Zeitplan, es ist schwierig für Sie, Freizeit zu finden, von der Post abzulenken und sich länger als 5 Minuten auf etwas zu konzentrieren. Wenn ja, sieh dir meine Methode an, die Zeit so zu organisieren, dass sie den ganzen Tag am produktivsten ist - dies könnte der richtige Weg sein.

Drei Techniken und zusätzliche Tools

Tägliches Ritual. In dieser Zeit organisieren und planen wir und konzentrieren uns auf wichtige und kleine Aufgaben.

Lernen - Einreihen - Lagerinformationen - Verteilung. Wir übertragen den Fluss vom „Hydranten“auf das Material, mit dem Sie arbeiten können. Wir bilden eine Liste von Aufgaben, eine persönliche Bibliothek mit nützlichen Ressourcen, einen stabilen Feed mit Informationen aus sozialen Netzwerken und den Medien.

Dinge bis zum Ende erledigen. Wir verwalten die Liste der Aufgaben und unsere eigene Zeit.

Arbeite nach deinen inneren Rhythmen

Nur Sie können Ihre eigenen Produktivitätsverbesserungen herausfinden – alles, was ich tun kann, ist, meine eigenen zu teilen.

Ich teile mir die beste Zeit ein, um die wichtigsten Aufgaben zu lösen

Morgens, wenn mein Gehirn in Bestform ist, nehme ich mir 2-3 Stunden Zeit für die wichtigste Aufgabe und werde durch nichts anderes abgelenkt. Untersuchungen haben gezeigt, dass Arbeiter, die mindestens alle 3 Minuten abgelenkt sind – oder von sich selbst abgelenkt werden – mindestens 20 Minuten brauchen, um sich wieder der anstehenden Aufgabe zu widmen.

Es lohnt sich, den Tag mit einer schwierigen Aufgabe zu beginnen, auch wenn es in der menschlichen Natur liegt, mit etwas Leichterem zu beginnen. Im Laufe des Tages werden sicherlich unvorhergesehene Umstände eintreten, zusätzliche Besprechungen - und die wichtigsten Aufgaben werden nicht erledigt.

Ich zeige Pausen an

Wie dem auch sei, normalerweise lässt die Konzentration nach 60-90 Minuten nach, so dass ich die morgendliche Arbeitszeit in zwei Teile unterteile und eine kurze Pause einlege, in der ich den Arbeitsplatz verlassen muss.

Wissenschaftler behaupten, dass ein sitzender Lebensstil zu Herzproblemen, schlechter Körperhaltung und einigen Krebsarten führt.

Selbst wenn Sie nur 30 Minuten an einem Ort sitzen, verlangsamt sich Ihr Stoffwechsel um 90%.

Abends

Nach dem Mittagessen sinkt das Energieniveau dramatisch, weshalb viele Menschen es vorziehen, während dieser Zeit etwas zu schlafen. Nach dem Mittagessen versuche ich:

• Menschen treffen: Ich bin mir sicher, dass ich meinen Job in so einem Moment kaum gut machen kann und Kommunikation gibt einen zusätzlichen Energieschub;
• kleine, einfache und organisatorische Aufgaben bewältigen.

Morgen- und Abendritual

Sie müssen entscheiden, was genau Sie während dieser Zeiten tun möchten. Dies bedeutet, dass Sie E-Mails öffnen, einige der Nachrichten in eine Liste von Aufgaben übersetzen und Zeit für sie neben anderen Projekten finden müssen.

Das Problem ist, dass die Nachrichten, die Ihre E-Mails überfluten, echte Vampire sind, die sich von Ihrer Zeit ernähren. Das Auseinandernehmen erfordert mehr Zeit und Mühe, als Sie denken. Und das Schlimmste ist, dass ein Teil von Ihnen, egal wie nervig es auch sein mag, immer Ihren Posteingang überprüfen möchte.

Die Lösung besteht darin, dass diejenigen, die eintreten, als gefährliche Tiere behandelt werden, die die meiste Zeit in einem Käfig gehalten werden müssen, aber dennoch von Zeit zu Zeit, damit sie nicht von alleine entkommen.

Ich beschäftige mich zweimal täglich mit eingehender Arbeit - während der Morgen- und Abendrituale. Ich gewöhnte mich so an eine solche Ordnung, dass die Arbeit mit dem Incoming für den Geist zur gleichen automatischen Aufgabe wurde wie für den Körper das Bedürfnis zu essen und zu trinken.

Zwischen diesen beiden Zeiten mache ich mir keine Sorgen, ob etwas mit der Post angekommen ist und ob ich etwas Wichtiges vergessen habe – ich vertraue meinem System. Nachdem ich den Briefkasten geschlossen habe, gehe ich mit einem frischen Kopf zur Arbeit.

Und da das Morgenritual meist nur von kurzer Dauer ist (die meisten organisatorischen Dinge bleiben für das Abendritual übrig), achte ich mehr auf die Wichtigste Aufgabe.

Aufgabenliste

Um Ihren Tag zu organisieren und den Fluss des Posteingangs zu stoppen, der alle Säfte aus Ihrem Leben saugt, müssen Sie Techniken und Werkzeuge verwenden.

Eine dieser effektiven Techniken ist "Lernen - Schlangestehen - Informationsbestand - Verteilung", was einen willkürlichen Fluss in folgendes übersetzt:

• übersichtliche Aufgabenliste,
• eine persönliche Bibliothek mit nützlichen Materialien, die für die spätere Arbeit mit ihnen gespeichert werden,
• eine Sammlung von Materialien, die Sie mit Kollegen teilen können.

Idealerweise sollte dies während der Morgen- und Abendrituale erfolgen. Schauen wir uns diesen Vorgang genauer an.

Studium der Incoming

Ihr Posteingang umfasst alles, von E-Mails und Twitter-Nachrichten bis hin zu Ihren Aufzeichnungen.

Denken Sie zunächst daran, dass keine eingehenden Anrufe eine sofortige Antwort erfordern. Wir alle haben gelernt, schnelle Antworten auf E-Mails zu senden und zu empfangen, aber das ist falsch: Wer dies erwartet, legt Ihnen zusätzliche Verpflichtungen auf.

Zweitens ist es absolut wirkungslos, jede E-Mail zu öffnen und darauf zu antworten. Sie werden produktiver sein, wenn Sie eine Sache tun. Sehen Sie sich zum Beispiel einfach Ihren Posteingang an. Unser Gehirn ist nicht sehr gut darin, mehrere Aufgaben miteinander zu verknüpfen. Wenn die Leute denken, sie könnten problemlos Multitasking betreiben, wechseln sie wirklich nur schnell von einer Aufgabe zur anderen. Dies wirkt sich jedoch negativ auf Wahrnehmung und Konzentration aus.

Wenn Sie also Ihren Posteingang öffnen, schauen Sie ihn sich einfach an. Dies ist das klassische Single-Task-Modell "Get it done":

• Wenn Sie Ihren Posteingang in weniger als zwei Minuten anzeigen können, tun Sie dies;
• wenn dies nicht möglich ist, fügen Sie es der Liste der Aufgaben hinzu, zu denen Sie später zurückkehren müssen.
• Sie können die Datei einfach ignorieren.

Selbst wenn Sie Ihren Posteingang in der Warteschlange direkt nach dem Anzeigen Ihrer Nachrichten öffnen, haben Sie noch Zeit, ihn neu zu erstellen.

Sehen Sie Ihren Posteingang morgens nur dann ein, wenn es unbedingt erforderlich ist.

Wenn Sie sich morgens Nachrichten ansehen, stellen Sie sich die Frage: Sind sie dringend? Wirklich dringende Nachrichten sind Ihr größter Feind, da sie wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für die wichtigste Aufgabe aufwenden möchten.

Andernfalls müssen Sie nur den Punkt "Nachricht am Abend prüfen" in die Aufgabenliste aufnehmen.

Warteschlangen

Platzieren Sie nicht dringende Aufgaben, deren Ausführung länger als 2 Minuten dauert, in einem von zwei Abschnitten der Warteschlange:

1. Lesenswertes: Online-Ressourcen zum Lesen und Nachdenken können hinzugefügt werden. Sie können später und von jedem Gerät aus zu diesen Materialien zurückkehren.
2. Was zu tun ist: Eingehende Nachrichten werden über die Hilfe direkt in die Aufgabenliste umgeleitet.

Natürlich können Sie auch manuell eine Aufgabenliste erstellen, aber Anwendungen finde ich bequemer.

Lesen und Verteilen von Materialien in einer persönlichen Bibliothek

Während des Abendrituals gehe ich zurück zur Aufgabenliste und überprüfe die Materialien in der Warteschlange zum Lesen. Da ich Pocket verwende, kann ich sie während der Fahrt in der U-Bahn, beim Warten auf ein Meeting oder in jedem anderen freien Moment anzeigen. Daher beschäftige ich mich meist schnell mit dieser Liste.

Wenn sich das Material wirklich lohnt, fügen Sie es hinzu - meine Online-Bibliothek mit nützlichen Materialien. Es kann mit Tags versehen werden, sodass Notizen am nächsten Tag, einen Monat oder sogar ein Jahr später leicht zu finden sind. Und ein besonderer Dank geht an Diiogo für die Gelegenheit.

Das Tag l8r (also später - aus dem Englischen. "Later") stellt die Ressource in eine andere Warteschlange, die ich bei der nächtlichen Überprüfung der Aufgabenliste aufrufe.

Außerdem speichert Diigo automatisch eine Kopie jedes Textes, den ich dem Notizfeld hinzufüge. Ich kann diese Notiz bearbeiten, Bemerkungen und Ideen einfügen, die sich als nützlich erweisen, wenn ich Material mit jemandem teilen möchte.

Teile das

Einige Tags in Diigo ermöglichen es Ihnen, Ihr Asset überall zu veröffentlichen. Dafür dank der Magie:

• mit dem Like-Tag wird das Material als zitierter Beitrag an meinen Tumblr gesendet,
• Wenn Sie das Tweet-Titel-Tag auswählen und der Post-Link an Twitter gesendet wird,
• Sie können Tags für andere Konten anpassen: LinkedIn, Facebook …

Dank dieser Methode wird der gesamte Strom vom "Hydranten" an die Aufgabenliste und die persönliche Bibliothek gesendet und die ausgewählten Ressourcen können wiederum geteilt werden. Und das alles ohne die Aufmerksamkeit zu verlieren.

Abendritual

Da ich mich morgens auf meine kreative Arbeit konzentrieren möchte, ist das Abendritual der Grundstein der Tagesplanung.

So starte ich das Abendritual

Bis nach dem Mittagessen:

• Ich habe meine wichtigste Aufgabe am Morgen bereits erledigt;
• In meinem Posteingang sammelten sich ungelesene Nachrichten an, die ich erhielt, als ich mit der wichtigsten Aufgabe beschäftigt war;
• Die Warteschlange in der Aufgabenliste enthält die Aufgaben, die ich morgens dort hinstelle, und die Standardaufgaben, die ich jeden Tag während des Abendrituals erledige.

Aktuelle tägliche Aufgaben

Wie bereits erwähnt, umfasst das Abendritual Aufgaben wie:

1. Sicht. Dies ist eine vollständige Überprüfung von allem: Ich beschäftige mich mit allem, was möglich ist, auch mit Materialien, deren Bearbeitung länger als 2 Minuten dauert.
2. Lesen, verteilen, teilen. Arbeiten mit all den coolen Sachen, die ich in den letzten 24 Stunden hinzugefügt habe.
3. Überwachen Sie die Aufgabenliste. Ich öffne meine Aufgabenreihe und, basierend auf dem Fortschritt bei der Arbeit an der Wichtigsten Aufgabe, gehe ich:

• Ich entscheide, was ich heute Abend mache und was ich auf morgen verschiebe,
• entscheiden, welche Aufgabe morgen früh die wichtigste Aufgabe sein wird, und bestimmen, wie viel Zeit dafür aufgewendet werden muss,
• Ich nehme Ruhezeiten in den Zeitplan auf (oder verschiebe sie auf später oder irgendwann).

Es gibt noch ein paar weitere laufende Dinge zu tun, wie das Beantworten von gestern erhaltenen E-Mails oder den Überblick über die Finanzen und vieles mehr. Einige von ihnen erscheinen nur an einem besonderen Tag. Ich checke zum Beispiel jeden Mittwoch und Samstag den oben genannten Diigo.

Wöchentlicher Check

Jeden Montag müssen Sie den Punkt "Liste der Ziele für die Woche erstellen" in die Aufgabenliste aufnehmen. Deshalb behalte ich jede Nacht während der Woche diese Ziele im Auge: Es wird mir nützlich sein, wenn ich entscheiden muss, was ich heute tun und was ich später machen soll.

Jeden Freitagabend gehe ich diese Ziele mental noch einmal durch und bewerte sie kritisch.

Und erst dann kommt die Ruhezeit

Da es am Abend einfacher ist, meinen Zeitplan zu verwalten und schwierige Aufgaben zu bearbeiten, werde ich tagsüber wahrscheinlich damit beschäftigt sein, Aufgaben und Materialien zu überprüfen und der Warteschlange hinzuzufügen. Trotzdem bleibt Ihr Posteingang für mindestens einen halben Tag geschlossen.

Mein Tag endet mit der Aufgabe "Lernen - Anstehen - Informationsbestand - Verteilung", damit ich ohne viel Unerledigtes in einen neuen Tag starten kann.