9 Tipps, die Ihnen helfen, in Word schneller zu arbeiten

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Auch wenn Sie schon lange mit MS Word arbeiten und sich als Experte bezeichnen, können Sie immer noch produktiver werden.

Mit einigen Techniken sind Sie vielleicht schon vertraut. Aber es stellt sich oft heraus, dass selbst echte Profis einen langen Weg gehen und nicht viele nützliche Tricks kennen.

1. Autotext

Mit dieser Funktion können Sie häufig verwendete Wörter und Sätze schnell eingeben und so viel Zeit sparen. Sie können diesen Rat mit Kollegen teilen und ihnen das Leben erleichtern.

Sie müssen nur den Text schreiben (oder Grafiken erstellen), den Sie häufig in Dokumenten verwenden, und ihn bei Bedarf formatieren. Wählen Sie dann den Text aus und drücken Sie Alt + F3. Geben Sie einen Kurznamen (zB eine Abkürzung) ein und speichern Sie. Geben Sie in Zukunft statt des ganzen Satzes den von Ihnen gewählten Namen ein und drücken Sie F3. Der gespeicherte Text oder das Bild wird automatisch im Dokument angezeigt.

2. Autokorrektur

Autotext reduziert die Zeit, die für das Schreiben von sich wiederholendem Text aufgewendet wird, löst jedoch nicht das Problem von Tippfehlern und Fehlern. AutoCorrect behebt einige häufige Fehler. Word erledigt dies während der Eingabe von selbst. Und noch besser, wenn Sie die Wörter, in denen sich oft Tippfehler befinden, selbst hinzufügen.

Sie wissen beispielsweise, dass Ihnen im Wort „Agentur“immer das „t“fehlt. Öffnen Sie die Einstellungen (Datei → Optionen → Rechtschreibung → Autokorrekturoptionen in den Versionen 2010, 2013, 2016) und geben Sie ein, was Sie ersetzen möchten. Wenn Sie das nächste Mal "Agentur" ohne "t" schreiben, wird Word den Fehler selbst korrigieren. An derselben Stelle können Sie Anführungszeichen – Pfoten durch Anführungszeichen – Weihnachtsbäume, einen Bindestrich mit einem Gedankenstrich usw. hinzufügen oder entfernen.

3. Optionen einfügen

Wenn Sie Text aus dem Internet oder anderen Dateien einfügen, müssen Sie ihn so formatieren, dass er dem Stil Ihres Dokuments entspricht. Natürlich können Sie jedes Mal die Option "Nur Text" wählen, aber Sie werden dies wahrscheinlich oft vergessen. In einem solchen Fall können Sie das unformatierte Einfügen zur Standardoption machen.

Gehen Sie zu „Datei“→ „Optionen“→ „Erweitert“→ „Kopieren, Ausschneiden und Einfügen“und wählen Sie im Punkt „Aus anderen Programmen einfügen“die Option „Nur Text speichern“. Jetzt wird in allen Dokumenten, an denen Sie arbeiten, das Kopieren von Inhalten aus Dateien oder Webseiten diesen so formatieren, dass er Ihrem Text entspricht.

4. Löschen eines Stils

Eine andere Möglichkeit, Textformatierungen zu entfernen, ist die Stilverwaltung. Wählen Sie den gewünschten Inhalt aus und drücken Sie Strg + Leertaste oder wählen Sie Normal auf der Registerkarte Start in der Gruppe Stile.

5. Zusammenarbeit in Echtzeit

Office Online wurde in Office 365 2013 eingeführt. Die Version 2016 bietet noch mehr Funktionen wie Echtzeit-Kollaboration. Dieses Prinzip kennen wohl die meisten Nutzer aus Google Docs.

Speichern Sie das Dokument auf OneDrive oder SharePoint Online. Klicken Sie auf Freigeben und wählen Sie aus, mit wem Sie an dieser Datei arbeiten möchten. Senden Sie eine Einladung an den Co-Autor, damit die ausgewählten Personen Ihnen beitreten können. Jeder, der Zugriff auf das Dokument hat, sieht, wer welche Änderungen vornimmt. So wird die Arbeit an Projekten deutlich effizienter: Niemand muss auf Antworten mit Änderungen und neuen Informationen per Mail warten.

6. Vorlagen

Sie können eine große Anzahl von Vorlagen im Internet finden und herunterladen. Sie können damit beginnen und nach Bedarf bearbeiten - viel schneller als das Projekt neu aufzubauen.

7. Anhang

In der mobilen Anwendung für Android und iOS können Sie Dokumente von Ihrem Smartphone oder Tablet aus erstellen und bearbeiten und Dateien aus dem Cloud-Speicher anzeigen. Verwenden Sie lieber die Word-Anwendung als andere mobile Editoren: So können Sie sich auf die gleiche Formatierung verlassen und haben immer Zugriff auf die neueste Version des Dokuments - in einem Desktop-Programm, in der Browserversion von Word, auf einem Smartphone oder Tablette.

Um zu arbeiten, müssen Sie sich bei Ihrem Konto anmelden. Wenn Sie oder Ihre Organisation über ein Office 365-Abonnement verfügen, müssen Sie in der App nichts bezahlen.

8. Benutzerdefiniertes Tabellenformat

Wenn Sie Tabellen häufig nach Ihren Wünschen formatieren, können Sie den Arbeitsaufwand reduzieren. Erstellen Sie einen Stil und fügen Sie ihn der Gruppe Tabellenstile hinzu. Klicken Sie dann in dieser Gruppe mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Stil und machen Sie ihn zum Standardformat.

9. Überall drucken

Dies mag einigen seltsam erscheinen, aber die meisten Word-Benutzer verwenden die Pfeile auf der Tastatur, wenn sie den Cursor bewegen und an einer neuen Stelle im Dokument schreiben müssen. Aber das geht viel schneller – mit einem Doppelklick. Öffnen Sie ein leeres Blatt und doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle, um dort mit der Eingabe zu beginnen.

Sie sind jetzt bereit, in Word so produktiv wie möglich zu sein!