Wie 7 Funktionen eines Organizers mir geholfen haben, die Dinge in Ordnung zu bringen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

MyLifeOrganized (MLO) kann Ihre Lebensqualität dramatisch verändern und Ihnen dabei helfen, Ordnung zu schaffen. Er bietet eine effektive Methodik für das Management von Geschäft und Zeit.

Alle Menschen, die ihr Leben planen oder planen, sind ständig auf der Suche nach der effektivsten Methode zur Verwaltung von Geschäft und Zeit. Und diese Suche kann Jahre dauern. Mit dem Sprichwort "Entweder planst du dein Leben, oder es passiert dir" ist schwer zu argumentieren.

Weißt du, wie sie in der Armee planen? Einmal im Monat sitzen alle Offiziere in der Klasse, wo sie die typischen Aufgaben des Monats, den Plan für den Monat und den Plan für jede Woche in ein spezielles Notizbuch schreiben müssen. All dies ist mit Buntstiften bemalt und vom Einheitskommandanten genehmigt. Danach ist der Plan bis nächsten Monat vergessen, und um ehrlich zu sein, war es nur Show. Und wenn es noch einfacher ist, dann braucht es in FIG niemand. Ich plane das seit 13 Jahren…

Nach dem Ausscheiden aus der Armee wurden meine Frau und ich zum Training „Strategische Planung für das nächste Jahr“eingeladen. Und die größte Entdeckung war, dass alles, was ich für das Jahr geplant hatte, in drei Monaten fertig war. Planung, jetzt "real machbar", ist zu einem festen Bestandteil meines Lebens geworden.

Am Anfang stand alles auf dem Papier. Mit der Entwicklung der Technologie begann er, nach alternativen Optionen für einen Computer und später für mobile Geräte zu suchen.

In dem Buch "Wie man die Dinge in Ordnung bringt" sagte David Allen, dass es keine solche Software gibt, die alle Prozesse des Lebens, des Geschäfts usw. vollständig kontrollieren könnte. Vielleicht war es das zum Zeitpunkt des Schreibens des Buches. Aber nicht jetzt…

Ich habe diese Suche nach effektiven Methoden von dem Moment an aufgehört, als ich sie kennengelernt habe MyLifeOrganized (MLO). Dies hat meine Lebensqualität dramatisch beeinflusst, und jetzt konzentriere ich mich nur noch darauf, die geplanten Aktivitäten abzuschließen.

Wie unterscheidet sich MLO von anderen Veranstaltern?

Hier ist eine Liste der ersten sieben Punkte, die ich heute mit Ihnen teilen möchte.

1. Hierarchie

Das Erscheinungsbild des Hauptorganisatorfensters wird durch keine Vorlagen oder Regeln eingeschränkt. Sie erstellen ein eigenes Strukturdiagramm von Zielen, Projekten und anderen Aufgaben, die schematisch in einer Hierarchie dargestellt und in einem Baum organisiert sind.

Im Laufe von drei Jahren, in denen ich MLO verwendet habe, habe ich viele To-Do-Listen erstellt und mich schließlich auf eine Hierarchie des Lebens festgelegt. Das "Rad des Lebens" ist eine sehr starke psychologische Technik, die vielseitige Entwicklung eines Menschen in allen Lebensbereichen, die es einem Geschäftsmann nicht erlaubt, in persönlichen Beziehungen unglücklich zu sein, und einem guten Familienvater und Vater, ohne Geld zu Hause zu bleiben. Das heißt, mein Diagramm beginnt mit Lebensrichtungen (natürlich ist alles in verschiedenen Farben gemalt):

• Arbeit;
• Unternehmen;
• Haus;
• Familie und Beziehungen;
• Gesundheit und Sport;
• Helligkeit des Lebens;
• persönliche Entwicklung usw.

So kann ich sehen, in welchem Sektor ich mir welche Ziele gesetzt habe, welche noch verschärft werden müssen und wo die Brutalität bei einer jährlichen Belastung liegt. Und trotzdem ist es sehr praktisch, wenn Sie sich auf einen bestimmten Sektor konzentrieren müssen.

Übrigens, in einer solchen Hierarchie wird die Aufgabe erst dann in der To-Do-Liste aktiv, wenn alle ihre Teilaufgaben abgeschlossen sind, und hierfür ein besonderer Dank an den in MyLifeOrganized integrierten internen To-Do-To-Do-Listenerstellungsalgorithmus.

2. Automatische Planung Ihrer Angelegenheiten

Das coolste MLO-Feature, das ich bei keinem Organizer gesehen habe, ist die automatische Sortierung deiner To-Do-Liste unter Berücksichtigung der Priorität der Aufgabe, die durch das Startdatum, Fälligkeitsdatum, Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe festgelegt wird. Im "Schema" legen Sie Ihre Aufgabenparameter fest, und das war's! Das Programm stellt dann eine geordnete To-Do-Liste für Sie zusammen.

Wenn Sie ein Anhänger der manuellen Aufgabensortierung sind, gibt es so etwas für Sie …

3. Flexibilität. Funktioniert so, wie Sie es möchten: Filter, Ansichten, Fokus, automatische Formatierung

Die Flexibilität der Einstellungen und Funktionen dieses Organizers ist einfach erstaunlich. Im Vergleich zu den Kampfkünsten ist MLO ein "Oktagon ohne Regeln", in dem buchstäblich alles erlaubt ist. Hauptsache, all dies ist effektiv und führt zum gewünschten Ergebnis!

Jede Art von Planung (GTD, Covey, "Autofocus" und andere)! Verwaltung der aktuellen Angelegenheiten! Ziele erreicht!

Sie können:

• Erstellen Sie Ihre eigenen Arten von Aufgaben und Listen, die nur Ihre Fantasie in Ihrem Kopf zeichnen kann.
• Färben Sie Ihr System mithilfe der automatischen Formatierung (Symbole, Farben, Füllung gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln).
• Konzentrieren Sie sich mit Hilfe des Fokus auf eine bestimmte Richtung, ein Ziel, ein Projekt.
• Passen Sie die Liste der aktiven Aufgaben mithilfe von Filtern an alle erforderlichen Bedingungen (Kontexte, Fristen, Ausführungszeit, erforderlicher Aufwand, Einhaltung anderer Parameter) an.
• Alles, was Sie mit den Funktionen dieses Programms tun können. Aber die Hauptsache ist, dass all dies nur bei Bedarf verwendet werden kann. Brauchen Sie eine einfache To-Do-Liste - bitte. Das Programm wird nicht mit Einstellungen überladen, die im Moment unnötig sind.

Ich bin ein starkes Visual! Daher ist für mich alles, was mit "Sehen" zu tun hat, sehr wichtig für die Wahrnehmung. Und hier geht es nicht einmal um die Schönheit Ihres Systems, sondern darum, dass mir all dies eindeutig hilft, effektiver zu sein.

In MLO ist all dies über die Funktionen zur automatischen Formatierung verfügbar. Und vor allem gibt es keine festen Regeln, sondern nur meine Fantasien:

• Alle wichtigen Aufgaben sind rot und fett hervorgehoben.
• Mit Hilfe von Flags delegiere ich Aufgaben und kontrolliere diese vollständig (Aufgabe stellen, unter Kontrolle halten, auf Erledigung warten) sowie die mir vom Management zugewiesenen Aufgaben ausführen und kontrollieren (sie werden von mir erwartet)).
• Ordner verschiedener Abschnitte haben für mich unterschiedliche Farben, und Sie können sehen, ob sich in diesem Ordner Aufgaben befinden oder nicht. Es ist sehr praktisch und spart Zeit bei der Arbeit mit Aufgaben und Ordnern.
• Ich habe meine Icons bestimmten Aufgabengruppen (Anrufe, Drucken) etc. zugeordnet.

Wie sie sagen, ist es besser, einmal zu sehen als hundertmal zu hören, daher hier ein Bildschirm meines persönlichen Arbeitsdiagramms in seiner ganzen Pracht:

4. Abhängigkeiten

Es gibt Aufgaben, die nicht ausgeführt werden können, bis eine andere Aufgabe abgeschlossen ist:

• Wir können ein Bild erst aufhängen, wenn wir eine Schraube mit Dübel gekauft und uns von einem Nachbarn einen Locher ausgeliehen haben.
• Wir können keinen Brei kochen, bis wir Getreide und andere Zutaten gekauft haben.

Und es gibt viele ähnliche Beispiele. MyLifeOrganized berücksichtigt all diese Abhängigkeiten, organisiert und zeigt übersichtlich.

Darüber hinaus können Sie nicht nur die Abhängigkeit einer Task von einer anderen konfigurieren, sondern auch das Zeitintervall festlegen, nach dem die nächste Task aktiv wird.

5. Übersicht

Es gibt Aufgaben und Ideen, die im Moment nicht erledigt werden können. Diese Themen in GTD werden als Irgendwann / Vielleicht kategorisiert und es wird empfohlen, im wöchentlichen Rückblick überprüft zu werden, damit Sie keine wichtige Idee zur richtigen Zeit verpassen.

Für solche Aufgaben gibt es in MyLifeOrganized eine separate "Übersicht"-Ansicht, in der Sie die Häufigkeit einstellen können, mit der Sie diese anzeigen möchten (im Speicher aktualisieren, um eine Entscheidung zu treffen oder mehr zu verschieben).

Stimmen Sie zu, nicht alle Ideen, Träume und Aufgaben für die Zukunft erfordern eine wöchentliche Erinnerung an sich selbst.

• Was ich eines Tages kaufen möchte, richte ich im Programm ein, um einmal im Monat das Gehalt zu sehen.
• Die Orte, die ich besuchen / entspannen / reisen möchte, richte ich zur jährlichen oder halbjährlichen Besichtigung ein.

6. Parsen

Um schnell Aufgaben mit bestimmten Eigenschaften auf einmal eingeben zu können, verfügt das Programm über eine Analyse der Texteingabe.

Was ist das?

Es genügt, bei der Eingabe der Aufgabe "Aufgabe morgen um 10:00 ausführen, erinnern um 5 @ Arbeit" zu schreiben und Alt + Eingabetaste zu drücken, und das Programm selbst weist der Aufgabe "Aufgabe ausführen" das Startdatum und den Fälligkeitstermin zu Datum, Erinnerung setzen, höchste Wichtigkeit und den nötigen Kontext zuweisen.

Und dies ist nur ein Beispiel, und es gibt eine Vielzahl solcher Optionen in MLO.

Hier sind Beispiele aus dem MyLifeOrganized-Referenzhandbuch für korrekte Eingaben, die in eine bestimmte Zahl und Zeit umgewandelt werden können:

• morgen um 15:00;
• in 5 Tagen;
• Freitag (der nächste zukünftige Freitag);
• Di 11:20;
• 26. Januar;
• nach 3 Wochen 14:00;
• nach 30 Minuten;
• 2 Monate später;
• heute in 1 Stunde 25 Minuten;
• In einem Jahr.

7. Erinnerung vor Ort

Erinnerungen auf Android- und iOS-Geräten können nicht nur zeitgebunden, sondern auch ortsspezifisch sein.

Erinnern Sie sich an David Allens Beispiel für Taschenlampenbatterien? Gut, sagen sie, damit das System an leere Batterien im Laden erinnert und nicht zu Hause, wenn man eine Taschenlampe braucht.

MyLifeOrganized erinnert Sie also genau im Laden daran.

Ausgabe

Dieser Organizer kann mit einer persönlichen Sekretärin verglichen werden, die ständig bei Ihnen ist, alle Probleme Ihres Lebens vollständig regelt und Sie rechtzeitig an alles erinnert.

In diesem Artikel habe ich mich nur auf die sieben wichtigsten Punkte dieses Organizers für mich konzentriert. Ich bin sicher, dass Sie, wenn Sie die Funktionalität dieses Programms beherrschen, so effektiv und effizient wie möglich arbeiten und nie etwas vergessen werden.

Wenn Sie mit Ihrem gebrauchten Organizer plötzlich keine Planungsfragen lösen können oder individuelle Anforderungen an Ihren Planer haben, schreiben Sie dies in die Kommentare zu diesem Artikel.

Ich werde Ihnen beweisen, dass in dieser Richtung nichts unmöglich ist!

Viel Glück und maximale Ergebnisse.

mylifeorganisiert