Spickzettel: So senden Sie eine E-Mail an eine beschäftigte Person

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-13 01:08

Tobias van Schneider, der Chefdesigner von Spotify, sprach in seinem Blog darüber, wie man E-Mails an eine vielbeschäftigte Person schreibt. Schneider erhält täglich über 200 E-Mails und kann sagen, was sie am meisten nervt. Ein großartiger Spickzettel für diejenigen, die oft an vielbeschäftigte Leute schreiben!

Die Ratschläge von Tobias van Schneider sind für alle hilfreich, die vielbeschäftigte Menschen erreichen möchten, und wir teilen sie mit Ihnen.

Obwohl ich mich nicht für einen vielbeschäftigten Menschen halte, erhalte ich täglich mindestens 200 E-Mails. So sehr ich jedem antworten möchte, ich habe einfach nicht genug Zeit, und das ist nicht nur meine Schuld. Oft schreiben mir Leute, die nicht wissen, wie man E-Mails schreibt. Es ist sehr einfach, solche Leute zu bestrafen: Ich antworte einfach nicht auf ihre Post. Wenn sie meine Zeit nicht schätzen, dann werde ich sie nicht schätzen.

Ich möchte denjenigen, die oft an vielbeschäftigte Menschen schreiben und trotzdem auf eine Antwort hoffen, einen Rat geben.

Aufzugspräsentation

In der Wirtschaft gibt es den Begriff "Aufzugspräsentation". Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Unternehmer, der versucht, Investitionen für Ihr Unternehmen zu tätigen. Im Aufzug trifft man plötzlich den Hauptinvestor. Ihre Aufgabe ist es, dem Investor die Idee schnell zu verkaufen, indem Sie alle wichtigen Dinge erzählen. Aber Sie haben ein Zeitlimit – sobald der Aufzug stoppt, wird der Investor gehen.

Wenden Sie das gleiche Konzept auf Ihre E-Mails an. Schreiben Sie die wichtigsten Dinge in Ihren Brief. Ohne Wasser, unnötige Beinamen und unnötige Phrasen. Sie möchten sich verkaufen? Schreiben Sie nicht Ihre Lebensgeschichte, sondern fügen Sie Ihrem Lebenslauf einen Link bei.

Ein Ziel setzen

Die ersten Sätze Ihres Schreibens sollten den Zweck angeben. Zwingen Sie den Gesprächspartner nicht, zwischen den Zeilen nach dem zu suchen, was Sie von ihm wollen. Seien Sie höflich und rücksichtsvoll, aber versuchen Sie, Ihren Brief so schnell wie möglich auf den Punkt zu bringen.

Betrachten Sie sich nicht als Mittelpunkt des Planeten

Es gibt mehrere Dinge, die Sie erreichen möchten, indem Sie einer vielbeschäftigten Person eine E-Mail senden. Entweder willst du dich mit ihm verbinden oder du willst etwas von ihm bekommen. Trotz der Tatsache, dass ich im letzten Absatz empfohlen habe, müssen Sie wissen, wann Sie aufhören müssen.

Wenn du etwas brauchst, sag es mir was, Und danach warum es wird mir nützen. Vielbeschäftigte Menschen sind manchmal bereit, kostenlos zu helfen, aber wenn Sie etwas zurückgeben können, erhöhen sich Ihre Chancen.

Formatiere den Brief

Senden Sie keine Textwand. Verwenden Sie Leerzeichen zwischen den Absätzen. Indem Sie einen schrecklichen und überwältigten Brief senden, schaffen Sie ein Problem für mich und damit für Sie selbst.

Zahlen verwenden

Auf strukturierte E-Mails antworte ich viel besser. Wenn ich einen Brief sehe, in dem die Hauptgedanken in Punkte unterteilt sind, fällt es mir leichter, jeden Punkt einzeln zu beantworten. Je einfacher es mir fällt, den Brief zu beantworten, desto größer sind die Chancen, dass ich ihn beantworte.

Erneut senden

Ich benutze diesen Trick auch. Sollten Sie keine Antwort auf den Brief erhalten, kopieren Sie ihn bitte und senden ihn erneut. Fügen Sie dort keinen zusätzlichen Text hinzu, fragen Sie mich nicht, ob ich einen früheren Brief erhalten habe. Senden Sie einfach das gleiche.

Keine NDA einreichen

Bitte senden Sie keine Pressemitteilungen Ihrer besten, fantastischen und innovativen Produkte und bitten Sie mich zusätzlich um die Unterzeichnung einer NDA (Geheimhaltungsvereinbarung). Denken Sie daran, dass vielbeschäftigte Leute nicht herumsitzen und auf einen neuen Brief von einem unbekannten Unternehmen warten, in dem sie aufgefordert werden, eine NDA zu unterschreiben. Wenn Sie ein wirklich wichtiges Projekt haben, finden Sie eine andere Möglichkeit, es zu beschreiben.

Lohnt es sich Fragen zu stellen

Ja, aber wenn Sie wissen, dass die Person viel zu tun hat, können Sie einen kleinen Trick anwenden.

Teilen Sie Ihre Fragen in mehrere Teile auf und reichen Sie den ersten ein. Nachdem Sie eine Antwort erhalten haben, senden Sie bitte den nächsten Teil usw.

Ich verstehe, dass Sie Antworten auf alle Fragen wollen, aber indem Sie die Fragen in Teile aufteilen, zeigen Sie, dass Sie meine Zeit schätzen.

Kein Jargon

Wenn Sie Jargon-Wörter schreiben, die nur Leute in Ihrem Fachgebiet verstehen, überlegen Sie sich, ob ich sie verstehen kann.

Sei witzig

Die Zeit, die Sie gerne verbracht haben, gilt nicht als verschwendet.

John Lennon

Dafür ist jedes Werkzeug nützlich. Sie sollten den Brief nicht mit einer lustigen Anekdote beginnen, aber das Einfügen eines GIFs an der richtigen Stelle erhöht Ihre Chancen auf eine Antwort.