Microsoft Word-Funktionen, die Sie in Ihrer Arbeit anwenden möchten

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Es stellt sich heraus, dass die Leute seit Jahren mit Word arbeiten, aber die grundlegenden Funktionen nicht kennen oder die Neuerungen nicht verfolgen. Es ist Zeit, aufzuholen!

Ein paar Worte darüber, warum ich es mir vorgenommen habe, die nicht ganz einzigartigen Funktionen von Microsoft Word zu beschreiben. Der Artikel reifte langsam in meinem Kopf. Immer wieder musste ich meinen Kollegen und Angehörigen die Fähigkeiten des gleichen Redakteurs beschreiben. Ihre unverhohlene Einsicht, ihre Überraschung über das, was sie sahen, veranlasste mich, dieses Material zu schreiben. Ich hoffe, dass auch Sie etwas Neues für sich lernen werden.

Alle folgenden Tipps funktionieren in Word 2013. Ich empfehle dringend, zu dieser bestimmten Generation des Programms zu wechseln, wenn Sie den Übergang aus irgendeinem Grund verschoben haben.

1. Beginnen Sie überall zu tippen

Die Click-to-Write-Funktion ist nicht neu, aber nicht jeder hat davon gehört. Oft muss man beobachten, wie eine Person viele Male auf den „Enter“-Button klickt, um zum Ende der Seite zu gelangen und dort beispielsweise den Briefausführer eingibt.

Ein doppelter Mausklick kann ein Dutzend Tastenanschläge ersetzen.

Bewegen Sie den Cursor über die gewünschte Druckstelle und machen Sie ein paar schnelle Mausklicks. Word selbst platziert neue Zeilen, Tabulatoren und Serifen für die von Ihnen angegebene Stelle. Dies ist deutlich sichtbar, wenn man sich die versteckten Formatierungszeichen ansieht.

2. Sofort übersetzen

Fragen Sie Ihren Nachbarn, welchen Übersetzer er bevorzugt, und Sie werden höchstwahrscheinlich von Google, Yandex, PROMT, aber kaum von Bing hören. Aus irgendeinem Grund ist der Markenübersetzer von Microsoft in unserer Gegend nicht sehr beliebt. Und das vergebens, denn die Qualität seiner Arbeit reicht für den täglichen Bedarf völlig aus. Natürlich bietet Office eine schnelle Textübersetzung mit Bing. Ich empfehle es auszuprobieren.

Es ist gut möglich, dass Sie aufhören, zwischen Browser und Word zu hetzen und endlos Sätze hin und her zu kopieren und einzufügen.

Es stehen mehrere Dutzend Sprachen und drei Übersetzungsmethoden zur Auswahl. Diese finden Sie auf der Registerkarte "Rezension".

3. Kerning verwenden

Designer wissen, was Kerning ist, und arbeiten oft damit, wenn sie Texte setzen. Einfach ausgedrückt ist Kerning für den Abstand (Abstand) zwischen Buchstaben in Abhängigkeit von ihrer Form verantwortlich. Das Ändern dieser Einstellung kann das gleiche Wort, den gleichen Satz oder den gleichen Absatz im Vergleich zum Standardstatus verkleinern oder erweitern. Ich habe gesehen, wie Leute angefangen haben, einen Teil des Textes zu streichen oder umgekehrt "Wasser zu gießen", nur um ihn in einen bestimmten Rahmen zu passen. Kerning löst solche Probleme auf anspruchsvollere Weise. Natürlich tut es dem Auge weh, grob damit zu spielen, aber kleinere Manipulationen können angebracht sein.

Das Ändern des Kernings ist nützlich, wenn Sie große Schriftarten verwenden, zum Beispiel bei der Vorbereitung von Titelseiten von Büchern, Artikeln oder Berichten.

Drücken Sie die Kombination Strg + D, um das Dialogfeld "Schriftart" aufzurufen, gehen Sie zur zweiten Registerkarte "Erweitert". Hier können Sie mit Kerning spielen. Und noch ein bisschen zum Thema. Nebenbei möchte ich euch ein interessantes Browsergame vorstellen, bei dem ihr das beste Kerning zum Lesen erraten müsst. Genießen!

4. Versteckten Text anwenden

Kann ein leeres Word-Dokument Dutzende oder Hunderte von Megabyte wiegen? Jawohl! Und für viele gibt es eine Trübung des Geistes. Die Leute sehen kein einziges Wort vor ihren Augen, aber sie können nicht verstehen, warum die Datei so groß ist? Böse Viren oder schädliche Hacker? Nein. Es geht um versteckte Informationen. Dies können Grafiken, Bilder und Text sein.

Versteckte Daten werden wie nicht druckbare Zeichen nicht auf dem Bildschirm angezeigt oder gedruckt, sind aber dennoch Teil des Dokuments.

Mit ausgeblendetem Text können Sie:

• Verstecken Sie vertrauliche Informationen vorübergehend.
• Hinterlassen Sie Kommentare oder geben Sie Antworten auf Fragen, die nicht mit dem Haupttext vermischt werden sollten.
• Drucken Sie mehrere Versionen desselben Dokuments, wobei Sie abwechselnd verschiedene Teile davon ausblenden. In diesem Fall müssen Sie sich nicht mit mehreren Kopien der Datei herumschlagen!

Markieren Sie einen Teil oder den gesamten Text, drücken Sie Strg + D und setzen Sie ein Häkchen vor die Option "Ausgeblendet". Das Fragment verschwindet und wird nur in der Anzeige von nicht druckbaren Zeichen angezeigt. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind versteckte Daten mit einer Linie aus schwarzen Punkten unterstrichen.

5. Verwenden Sie vor dem Speichern die Funktion „Dokumenteninspektor“

Old Word kann die Datei nicht öffnen oder wird sie falsch angezeigt? Jeder und jedem bekannt! Diese Art von Ärger um mich herum passiert mit erschreckender Regelmäßigkeit, da viele Organisationen und Personen immer noch mit Office 2003 arbeiten. Daher lohnt es sich, vor dem Senden und / oder Speichern eines Dokuments, es auf Kompatibilität mit früheren Versionen von Word zu überprüfen. Dafür ist der „Dokumenteninspektor“zuständig.

Er weiß auch, wie man eine Lesbarkeitsprüfung für Menschen mit Behinderungen durchführt und vor allem versteckte Eigenschaften und Daten in einem Dokument findet.

Die Funktion erkennt beispielsweise das Vorhandensein von Makros, eingebetteten Dokumenten, unsichtbaren Inhalten und anderen potenziell problematischen Dateielementen.

6. PDF bearbeiten

Die Fülle an Möglichkeiten ist nicht immer von Vorteil. Die Arbeit mit PDF ist ein Paradebeispiel dafür. Manchmal verirren sich die Leute schon bei der Auswahl des Tools, mit dem sie die PDF-Datei bearbeiten möchten. Hier gibt es den klassischen Adobe Reader und den alternativen Foxit Reader, sowie jeden mehr oder weniger modernen Browser und viele weitere Online-Dienste. Eine der erfolgreichsten Methoden liegt jedoch an der Oberfläche - das ist der Held unseres Artikels.

Word 2013 öffnet sich nicht nur, sondern ermöglicht es auch, den Inhalt eines PDF-Dokuments zu bearbeiten.

Der Editor wandelt Texte, Tabellen, Listen, Grafiken und andere Elemente in eine DOCX-Datei um, wobei die Formatierung des Originals so genau wie möglich beibehalten wird. Es sollte beachtet werden, dass er sich als sehr, sehr würdig herausstellt. Sie können einem Word-Dokument auch PDF-Dateien als einbettbares Objekt hinzufügen. In diesem Fall wird nur die erste Seite des PDFs oder das Dateilink-Symbol angezeigt.

7. Video einfügen

Es ist kein Geheimnis, dass das langfristige Betrachten von trockenem Text schnell die Aufmerksamkeit reduziert und zum Verlust des Interesses beim Leser führt. Daher verdünnen fast alle Studenten, Referenten und Büroangestellten die Linien mit Diagrammen, Tabellen, Grafiken und anderen visuellen Tricks. Allerdings verwenden nur wenige ein viel leistungsfähigeres Werkzeug - Video.

Word kann Bing-Suchvideos in ein Dokument einbetten, YouTube-Videos hinzufügen und Codes von verschiedenen Websites einbetten.

Und machen Sie sich keine Sorgen über die endgültige Dateigröße. Das Dokument speichert das Video selbst nicht, sondern stellt nur seine Verknüpfung in visueller Form her. Zum Betrachten ist natürlich eine Internetverbindung erforderlich.

8. Gemeinsam am Dokument arbeiten und Änderungen kommentieren

Erinnern Sie sich an die Worte des Klassikers: "Was man nicht tut - machen wir gemeinsam"? Sie sind bis heute relevant. Aber nicht jeder versteht es, die gemeinsame Arbeit richtig zu organisieren. Leider ist es immer noch möglich zu sehen, wie eine Person einen Text mit einer beliebigen Farbe hervorhebt, danach in Klammern ihre Überarbeitung oder Einwände hinzufügt und das Dokument zurückschickt. In solchen Momenten beginnt ein nervöses Zucken des Augenlids. Mit der neuesten Word-Version können Sie eine öffentliche Datei bequem mit Anmerkungen versehen und Änderungen daran vornehmen. Dies sollte verwendet werden!

Word 2013 ermöglicht es, auf Kommentare anderer zu antworten, was den Editor zu einem großartigen Werkzeug für Diskussionen in der Gruppenarbeit macht.

Verbringen Sie ein paar Minuten damit, die Registerkarte „Überprüfen“zu erkunden, teilen Sie Ihre neuen Fähigkeiten mit Ihren Kollegen und Sie werden die Leichtigkeit der Zusammenarbeit spüren.

9. Vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit Tabellen

Lassen Sie mich raten, fügen Sie immer noch Tabellenzeilen und -spalten ein, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und zum entsprechenden Menüpunkt navigieren? Es ist viel einfacher!

Platzieren Sie Ihren Cursor direkt über / darunter (links / rechts), wo Sie eine Zeile oder Spalte hinzufügen möchten. Word schlägt Ihnen umgehend vor, die Tabelle zu vergrößern.

Die neueste Version des Editors hat übrigens einige neue Funktionen für die Tabellengestaltung bekommen. Aktualisieren Sie Ihr Wissen.

10. Teile des Dokuments zu Blöcken zusammenfassen

Um ehrlich zu sein, gibt es einige Mitarbeiter, die bereit sind, über 100 Seiten eines Dokuments umzublättern, nur um die Zeit totzuschlagen. Wer schnell in großen Dateien navigieren möchte, muss mehrere Tastenkombinationen für eine blitzschnelle Navigation beherrschen oder seine Werke richtig strukturieren.

Durch die Verwendung von Überschriften unterschiedlicher Ebenen können Sie Elemente des Dokuments reduzieren, an denen Sie gerade nicht arbeiten.

Platzieren Sie den Cursor neben der Überschrift, und das Programm fordert Sie auf, den Inhalt des Blocks auszublenden. So passen selbst die umfangreichsten Werke auf wenige Seiten.

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