So retten Sie einen verschwendeten Tag

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Der Tag neigt sich dem Ende und Sie hatten noch keine Zeit? Ein Algorithmus in vier einfachen Schritten hilft Ihnen, dieses Problem zu lösen.

Ein unvorhergesehener Feueralarm, ein plötzlicher Meteoriteneinschlag, ein Rohrbruch im Haus … Eines ist klar: Heute ist alles schief gelaufen und hat Sie ernsthaft von Ihrer Arbeit abgelenkt. Infolgedessen hatten Sie keine Zeit, etwas zu tun.

Es ist bereits 17:00 Uhr, der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu und die Panik schleicht sich langsam aber sicher ein. Was soll ich morgen dem Chef sagen? Wie macht man alles?

Gehen Sie zunächst von Ihrem Computer weg. Wenn Sie können, verlassen Sie den Arbeitsplatz ganz. Und dann folge diesem Algorithmus.

1. Stellen Sie den Timer ein

Es ist wichtig, den Moment festzuhalten, in dem der Arbeitstag nicht mehr produktiv ist. Allison rät, zu Stift, Papier, Smartphone mit Timer zu greifen und auf genau sieben Minuten einzustellen.

Denken Sie daran, Sie haben absolut keine Zeit, einen gut durchdachten Aktionsplan zu entwickeln. Die einzig richtige Entscheidung im Moment ist, einfach zu versuchen, so hart wie möglich zu arbeiten. In diesen sieben Minuten sollten Sie sich fünf Dinge überlegen, die Sie am nächsten Arbeitstag erledigen müssen.

Je mehr Zeit Sie damit verbringen, Ihren verlorenen Arbeitseifer wiederzugewinnen, desto länger werden Sie in einem Zustand der Irritation und Unzufriedenheit sein, ganz zu schweigen von ruiniertem Ehrgeiz. Und das ist völlig unproduktiv.

Es ist notwendig, sich von Anfang an begreifen zu lassen, dass es nicht möglich sein wird, auf den richtigen Weg zurückzukehren, und auch die zaghaftesten Hoffnungen darauf zu unterdrücken. Statt vergebliches Bedauern, konzentrieren Sie Ihre Energie auf engere Aufgaben.

2. Planen Sie fünf kleine Aufgaben

Sieben Minuten sind also vergangen und Sie haben eine Liste mit fünf Elementen. Dies sind genau die Dinge, die Sie in naher Zukunft tun müssen. Sie können nicht mehr als 20 Minuten für jeden von ihnen aufwenden. So lange kann sich unser Gehirn möglichst effizient auf eine Aufgabe konzentrieren und die Aufmerksamkeit wird nicht auf Kleinigkeiten verstreut.

Die Schönheit dieses Ansatzes liegt darin, dass ein großes Projekt oder Ziel bewusst in mehrere Phasen zerlegt wird, die Mikroaktionen beinhalten, also Teilaufgaben, die notwendig sind, um das gewünschte Ziel zu erreichen.

Mehrere miteinander verbundene Mikroaktionen = ein großes Projekt.

Für die Mikroaktion ist ein sehr kurzer Zeitraum vorgesehen und muss daher in diesem 20-Minuten-Fenster von Ihnen vollständig abgeschlossen werden. Denken Sie daran, dass Mikroaktionen von großer Bedeutung sind, denn sie bringen Sie Ihrem Ziel einen Schritt näher. Und das ist ein ziemlich guter Anreiz.

Beachten Sie, dass es nicht als Mikroaktion angesehen werden kann, wenn Sie einen Anruf tätigen, die Zustimmung einer anderen Person einholen oder zu einer Besprechung gehen müssen, bevor Sie eine Aufgabe beginnen. Das Sammeln von Statistiken für einen Tag ist beispielsweise eine Mikroaktion, und die Verteidigung eines monatlichen Berichts an den Chef nach vorheriger Absprache ist ein ganzes Projekt, das in Unterpunkte unterteilt werden kann.

3. Geplante Aufgaben ausführen

Das Wichtigste am Morgen ist, der Versuchung zu widerstehen, den endlosen Strom von Nachrichten durchzusehen, die in Ihrer E-Mail oder Ihrem Arbeitschat eingegangen sind. Bringen Sie stattdessen die Fünf-Punkte-To-Do-Liste von gestern näher zu Ihnen. Nachdem Sie diese ausgefüllt haben, versorgen Sie sich bis ca. 11:00 Uhr zu 100% mit einer Art "Sicherheitskissen" aus abgeschlossenen Fällen.

Selbst wenn Sie nach dem gestrigen schrecklich unproduktiven Tag nur einen Punkt von Ihrer To-Do-Liste streichen, wird Ihr Gehirn Ihnen dankbar sein und Dopamin freisetzen, das für das "Belohnt-Gefühl" verantwortliche Lusthormon. Dies wird der Anstoß sein, sich zu erholen und in einen Arbeitsrhythmus zu kommen.

4. Machen Sie die Planung zu einer täglichen Gewohnheit

Wir haben die Angewohnheit, unsere Zeit zu planen. Doch allzu oft laufen die Dinge nicht nach dem ursprünglich gedachten Szenario. Wenn Ihre Pläne zu scheitern beginnen und Sie sich in einen rasanten Wirbelsturm völlig unverständlicher Angelegenheiten verwickeln, dann ist das wirklich eine große Belastung für den gesamten Organismus. Leider kann man in den meisten Fällen nichts dagegen tun.

Unser Gehirn hat eine äußerst nützliche Eigenschaft, die Neuroplastizität genannt wird. Es hilft, gewohntes Verhalten basierend auf neu gewonnenen Erfahrungen wiederherzustellen, sowie verlorene Verbindungen nach einer Beschädigung wiederherzustellen. Das Gehirn weiß sich an alles anzupassen, auch an den Alltagsstress.

Alte Nervenzellen können versagen, aber neue werden sie ersetzen. Wenn ein Notfall eintritt, löst normalerweise das Nervensystem selbst diesen Mechanismus aus. Wenn mit beneidenswerter Beständigkeit etwas Schlimmes passiert, dann wird der Spannungszustand für unser Gehirn zur Gewohnheit, und das ist nicht gut. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, diesen Druck ein wenig zu verringern.

Wenn Sie nichts mehr getan haben, können Sie am Ende eines jeden Arbeitstages eine Liste mit fünf Mikroaktionen erstellen, um die Dinge zu glätten und Stress zu vermeiden. Machen Sie eine 7-minütige Planungssitzung zur täglichen Gewohnheit.

Jedes Mal, wenn Sie die nächste Mikroaufgabe erledigen, wird Ihr Gehirn Sie mit einer Dosis Dopamin belohnen. An normalen Tagen hilft dies, die Produktivität zu steigern, und an stressigen Tagen kommt es schnell wieder auf den richtigen Weg.

Es mag seltsam klingen, aber manchmal ist Stress das beste Gegenmittel. Nutze die Situation mit Bedacht.