Wie man aufhört, Zeit mit nutzlosen Aktivitäten zu verschwenden

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Um produktiver zu sein, zwingen Sie sich nicht, sich zu konzentrieren. Nehmen Sie einfach kleine Anpassungen an Ihrem Arbeitstag vor.

1. Führen Sie so wenige Meetings wie möglich durch

Wir verbringen bis zu vier Stunden pro Woche in Meetings. Mehr als die Hälfte davon ist Zeitverschwendung. Versuchen Sie, wenn möglich, die Anzahl der Besprechungen zu reduzieren.

• Berücksichtigen Sie die Anzahl der Teilnehmer. Laden Sie sicherheitshalber keine Kollegen zu einem Meeting ein. Lassen Sie sie ihre Zeit besser damit verbringen, ihre Arbeit produktiver zu erledigen.
• Persönliche Gespräche können oft ein guter Ersatz für Besprechungen sein. Viel einfacher ist es, zunächst mit dem zuständigen Mitarbeiter die Details des Projekts zu besprechen und erst dann die Idee dem gesamten Team vorzustellen.
• Bevor Sie ein formelles Meeting planen oder daran teilnehmen, überlegen Sie sorgfältig, welche Informationen Sie mit Ihren Kollegen teilen möchten. Grundlegende Informationen können meist auf andere Weise kommuniziert werden, zum Beispiel durch Verlinken auf ein Dokument, Schreiben in einem Chat oder auch einfach nur mündlich bei einer Tasse Kaffee. Dann können die Mitarbeiter auf Ihre Informationen reagieren, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.

2. Ändern Sie die Interaktion mit Kollegen

Natürlich hilft Kollaboration in der Regel, die Produktivität zu steigern. Aber es ist nicht so einfach. Den Daten zufolge wird jeder Mitarbeiter im Schnitt sieben Mal pro Stunde abgelenkt. Und 80 % dieser Ablenkungen sind kleine, unbedeutende Dinge.

Anstatt also eine Frage zu stellen, sobald sie Ihnen in den Sinn kommt, lenken Sie Ihre Kollegen nicht ab. Machen Sie eine Liste und fragen Sie dann alle auf einmal, wann der Mitarbeiter frei ist. Außerdem kommt es oft vor, dass wir nach einiger Zeit selbst die Antwort auf unsere Frage finden oder verstehen, dass uns die ersten drei Fragen einfach zu einem großen vierten geführt haben.

Wenn Sie abgelenkt sind, müssen Sie keine komplexe Kommunikation mit Kollegen gestalten. Beispielsweise reicht das Tragen von Kopfhörern in der Regel aus, um „Bitte nicht stören“zu signalisieren. Wenn das nicht funktioniert, ziehen Sie in einen anderen Teil des Büros, wo Sie ungestört sind. Die meisten Kollegen werden sich an diese Signale gewöhnen und werden Sie nicht stören, wenn Sie beschäftigt sind.

3. Reduzieren Sie den E-Mail-Fluss

Das Problem liegt nicht in der E-Mail selbst, sondern in der Art und Weise, wie wir sie verwenden. Während frühere E-Mails viele Informationen enthielten, sind sie jetzt eher wie SMS. Ein typischer Brief enthält jetzt zwischen 5 und 43 Wörter – kurze Informationen und einfache Anschlussfragen. Solche Briefe vermehren sich schnell in Ihrem Posteingang und drohen, Sie buchstäblich in einem Strom ungelesener Nachrichten zu ertränken.

Überlegen Sie vor dem Versenden einer E-Mail, ob es bequemer ist, eine andere Methode zur Übermittlung von Informationen zu verwenden.

So können Sie beispielsweise mit Hilfe verschiedener Instant-Messenger schnell Kurznachrichten versenden und darauf ohne unnötige Formalitäten wie E-Mail antworten. Und in den Kommentaren zu Dokumenten mit Open Access können gleich mehrere Personen ihre Vorschläge für ein Projekt hinterlassen, anstatt die Postfächer ihrer Kollegen damit zu überladen.

4. Arbeite von zu Hause aus und schlafe ausreichend

Ein ausgeruhter Mitarbeiter schafft in sechs Stunden oft mehr als ein schläfriger Mitarbeiter in allen zehn. Daher wird die Arbeit von zu Hause aus für viele zur idealen Option. Und dank moderner Kommunikationsmittel müssen sich die Mitarbeiter nicht im selben Raum aufhalten, um ein Problem zu lösen.

Indem Sie sich von mehreren Stunden für den Transport befreien, können Sie ausreichend schlafen, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

Natürlich ist in einigen Tätigkeitsbereichen eine engere Kommunikation mit den Kollegen erforderlich, aber ein oder zwei Arbeitstage pro Woche zu Hause sind für Vertreter aller Berufe nützlich. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf Ihr eigenes Projekt zu konzentrieren und einfach auszuschlafen. Wichtig ist, einen Wochenrhythmus zu finden, der zu Ihnen und Ihrem Team passt.

5. Machen Sie häufige Pausen

Die Pausen sind genauso wichtig wie die Arbeit selbst. Ein einfacher Tätigkeitswechsel reicht jedoch oft nicht aus. Zum Aufladen müssen Sie alle anderthalb Stunden vom Tisch aufstehen.

Längere Pausen, wie ein Mittagessen mit Freunden oder ein Spaziergang, sind für Kreative hilfreich. Diese Pause braucht es, um aus einem unproduktiven Nachmittag einen kreativen Durchbruch zu machen.

Sie werden nicht ruhen, wenn Sie jede halbe Stunde für ein paar Minuten abgelenkt sind. Es ist besser, den Arbeitsplatz mehrmals täglich für mindestens zehn Minuten zu verlassen.

Während diese Pausen tatsächlich Ihre Arbeitszeit reduzieren, sind Sie in der restlichen Zeit effizienter. Ein wirklich produktiver Arbeitstag ist nur durch Ruhe und Erholung möglich.