3 Tipps, um Meetings immer pünktlich zu beenden

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Lernen Sie, mehr aus Ihren Meetings herauszuholen, indem Sie sie um nur 5-10 Minuten verkürzen.

Wenn es mehrere Termine für den Tag gibt, kann ein langes Meeting alle Pläne durcheinanderbringen. Unternehmer Patrick Ewers bietet drei Strategien an, um dies zu vermeiden.

1. Vor dem Meeting: Verkürzen Sie die Dauer des Meetings

Meistens dauern Besprechungen eine halbe oder eine Stunde. Am bequemsten ist es, solche Zeitintervalle in den Kalender einzutragen. Aus diesem Grund stellt sich jedoch heraus, dass ein Treffen unmittelbar nach dem anderen beginnt. Als Ergebnis gibt es viele Unannehmlichkeiten.

Ersetzen Sie halbstündige Meetings durch 25-Minuten-Meetings und stündliche Meetings durch 50-Minuten-Meetings. Sie werden Zeit haben, alles wie zuvor zu tun. Aber zwischen zwei aufeinander folgenden Meetings bleibt wenig Zeit für die Vorbereitung oder die Lösung dringender Probleme.

Um keinen der Teilnehmer zu beleidigen, warnen Sie vor den Änderungen. Erwähnen Sie bei der Terminvereinbarung einfach, dass Ihre Besprechungen jetzt 25 oder 50 Minuten dauern.

2. Während des Meetings: Erinnern Sie das Publikum an den Zweck des Meetings und fassen Sie zusammen

Die ersten Protokolle der Sitzung sind äußerst wichtig. Verwenden Sie sie, um alle daran zu erinnern, warum Sie hier sind und wie lange das Meeting dauern wird. Erwähnen Sie, dass Sie etwa 50 Minuten Zeit haben, um alle Themen zu besprechen, und die letzten fünf werden für die Zusammenfassung verwendet. Dann wird es niemanden wundern, dass Sie nach 45 Minuten begonnen haben, das Meeting zu schließen. Höchstwahrscheinlich werden andere Teilnehmer Ihnen sogar dankbar sein, denn so sparen Sie nicht nur Ihre Zeit, sondern auch ihre.

Stellen Sie eine Erinnerung ein oder, die in 45 Minuten klingelt, und legen Sie das Telefon auf den Tisch, damit sich alle an die Zeit erinnern und nicht abgelenkt werden. Wenn der Alarm ertönt, beenden Sie das Meeting, wo immer Sie sind.

Wenn Sie keine Zeit hatten, alle Probleme zu lösen, planen Sie in den verbleibenden fünf Minuten ein neues Meeting für den nächsten Tag. Und auch:

• wiederholen, wer die Verpflichtung eingegangen ist;
• die wichtigsten Ergebnisse kurz auflisten;
• vereinbaren Sie die nächsten Schritte;
• Teilen Sie etwas Positives mit, z. B. was Ihnen in diesem Meeting gefallen hat.

3. Nach dem Meeting: Lassen Sie das vergangene Meeting kurz Revue passieren und bereiten Sie sich auf das nächste vor

Nach einem 50-minütigen Meeting sollten Sie 10 Minuten frei haben. Verbringen Sie die ersten fünf mit der Analyse der Hauptpunkte des vorherigen Treffens, um nichts zu vergessen. Schreiben Sie auch einen Briefentwurf an alle Teilnehmer, um sie an ihre Verpflichtungen zu erinnern. Dies erhöht den Wert der aufgewendeten Zeit und bietet darüber hinaus etwas noch Wertvolleres - ein Gefühl der Vollendung.

Verbringen Sie die zweiten fünf Minuten damit, sich auf das bevorstehende Meeting vorzubereiten. Wenn Sie die Mitglieder bereits kennen, erinnern Sie sich:

• welche Themen müssen diskutiert werden;
• welche vorherigen Aufgaben mussten erledigt werden;
• Was wissen Sie über die Teilnehmer: ihre beruflichen und persönlichen Interessen.

Wenn Sie die Person, mit der Sie sich treffen, nicht kennen, suchen Sie nach Informationen über ihn: Geben Sie den Namen und die Position an, sehen Sie sich die Profile in sozialen Netzwerken an. Und überlegen Sie, mit welchem Satz Sie das Gespräch beginnen.