Persönliches Kanban: So lernen Sie, die Arbeit pünktlich zu erledigen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Die Hauptsache über die japanische Methode der Arbeitsorganisation in Fragen und Antworten.

Was ist dieses unverständliche Wort - "Kanban"?

Personal Kanban ist eine interaktive Karte Ihrer Beschäftigung. Eine der gebräuchlichsten und kostengünstigsten Optionen ist ein Sticky Board, mit dem Sie die Arbeit pünktlich erledigen können.

Das Wort „Kanban“selbst wird aus dem Japanischen als „Billboard“übersetzt. Es kam zu uns aus dem Toyota-Werk, wo das Produktionsorganisationssystem so genannt wird.

Wie kann ein Sticky Board Ihnen helfen, Fristen einzuhalten?

Es ermöglicht Ihnen, das Wichtigste zu sehen: Was sind Ihre Prioritäten und was Sie bereits erreicht haben. Es lehrt Sie auch, sich im Moment nicht auf nebensächliche, unwichtige Tätigkeiten zu verzetteln und nicht zu viele Verpflichtungen zu übernehmen.

Wahrscheinlich ist das alles sehr schwierig?

Nein. Im Kanban-System gibt es nur zwei Hauptregeln:

1. Sie müssen Ihren Workflow visualisieren. Dies hilft Ihnen, Ihre tatsächliche Belastung zu sehen und gegebenenfalls zu ändern.
2. Sie müssen die Anzahl der Aufgaben begrenzen, an denen Sie aktiv arbeiten. Um diese Regel zu veranschaulichen, führen sie oft das Beispiel eines Jongleurs an: Je mehr Gegenstände er aufnimmt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas kaputt geht.

Visualisieren heißt, eine Tafel mit Aufklebern anzubringen?

Nicht unbedingt. Sie können jede für Sie bequeme Option verwenden: ein Whiteboard, einen Kühlschrank mit Magneten, ein Notebook, spezielle Anwendungen und so weiter. Hauptsache, Sie zeichnen mindestens drei Spalten: To do, Doing, Done. Sie müssen mit Aufklebern oder Aufschriften befüllt werden, damit Sie jederzeit sehen können, wie beschäftigt Sie gerade sind.

Sie können auch eine Spalte ausstehend für nicht dringende Aufgaben hinzufügen. Oder beliebige andere Spalten, zum Beispiel "Ruhe" (mit den Aufgaben "Pizza bestellen", "Ski fahren" usw.).

Es funktioniert einfach: Sie verschieben Aufkleber (oder Notizen) von einer Spalte in eine andere, während Sie Aufgaben erledigen.

Und was wird es mir geben?

Eine Möglichkeit, effektives Feedback zu erhalten. Wenn Sie den Aufkleber in die Spalte "Fertig" verschieben, bekommt Ihr Gehirn eine Süßigkeit: Die Aufgabe ist erledigt, Sie können sich ausruhen oder eine neue beginnen.

Im Laufe der Zeit werden Sie die Gewohnheit entwickeln, eine neue Aufgabe erst zu beginnen, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Das bedeutet im Idealfall, dass es keine unerledigten Geschäfte gibt.

Wie kann ich feststellen, wie viele Aufgaben ich erledigen kann?

Empirisch. Beginnen Sie mit der Verwendung Ihres persönlichen Kanbans und mit der Zeit werden Sie herausfinden, was Ihre "Bandbreite" ist. Es kann sich je nach Komplexität der Aufgaben, Ihrer Kondition und Stimmung ändern. Wählen Sie ein Minimum und erhöhen Sie dann die Messlatte.

Das ist übrigens ein guter Schutz vor Burnout am Arbeitsplatz. Sie lernen, Ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen, ohne Ihre Karriere zu beeinträchtigen.

Wie unterscheidet sich ein persönliches Kanban von einer normalen To-Do-Liste?

Visualisierung, die Fähigkeit, das Endergebnis (wie viel Sie an einem Tag getan haben) zu sehen, ermöglichen es, eine Analyse durchzuführen, festzustellen, welche Aufgaben Sie inspirieren und welche mit Schwierigkeiten ausgeführt werden (es ist besser, sie zuerst auszuführen).

Eine regelmäßige To-Do-Liste ist nicht interaktiv, gibt kein Feedback, baut keinen Stress ab, da sie den Arbeitstag nicht strukturiert.

Welche Apps ersetzen das Stickerboard?

Trello ist eine kostenlose App, die sich hervorragend als Tool zum Erstellen eigener Arbeiten und zum Verwalten kleiner Projekte eignet. Es kann auch für Schulungen, Visualisierung einer Liste von Zielen und Wünschen, Reparaturen, Reiseplanung, Forschung usw. verwendet werden.

KanbanFlow sieht aus wie Trello, passt aber tatsächlich noch mehr zum klassischen Konzept von "Kanban". Mit der Anwendung können Sie neben der Erstellung von Boards und Aufgaben auch die Zeit verfolgen, die für deren Ausführung aufgewendet wurde (die Pomodoro-Methode wird verwendet).

Kanbanote ist ein Add-On zur beliebten Evernote-App, das To-Do-Listen visualisiert.

Wenn ich mehr darüber erfahren möchte, was soll ich lesen?

Eine der beliebtesten Publikationen ist Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life von Jim Benson und Tonian De Maria Barry, das grundlegende Kenntnisse des Systems vermittelt.

Jim Benson betreibt auch einen Blog, in dem er Fragen beantwortet und berät.