Was ist GTD und wie funktioniert es

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Ein kleiner Leitfaden für diejenigen, die von GTD gehört haben, aber keine Ahnung haben, wie man diese produktivitätssteigernde Technik verwendet.

Was ist GTD?

GTD (Getting Things Done) ist ein System produktiver Arbeit und das gleichnamige Buch von Business Coach David Allen. Das Hauptziel ist es, Zeit für das Notwendige zu haben, aber mehr Zeit für das zu verwenden, was Ihnen Freude bereitet.

Getting Things Done wird ins Russische oft mit „die Dinge in Ordnung bringen“übersetzt, obwohl es zutreffender wäre, „die Dinge zu Ende zu bringen“. Stimmen Sie zu, es ist wichtiger, Aufgaben nicht in Listen zu stopfen, sondern zu erledigen. Dazu müssen Sie Listen erstellen, Prioritäten setzen und einen Zeitplan erstellen.

Und warum wird es benötigt?

Wenn Sie nach den Prinzipien von GTD arbeiten, wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Angelegenheiten zu regeln. Der Hauptvorteil dieser Technik besteht schließlich darin, dass Informationen über alle Ihre Aufgaben an einem Ort konzentriert sind, sodass Sie bedenkenlos von einem Fall zum anderen wechseln können.

Was ist der Unterschied zwischen einer GTD und einer To-Do-Liste?

In der Liste erfassen wir in der Regel nur die wichtigsten Aufgaben und schreiben keine weniger wichtigen, kleineren Aufgaben auf. Und vergebens. Sie scrollen in deinem Kopf, lenken dich von deiner Arbeit ab und deine Effizienz sinkt. Eines der Hauptprinzipien von GTD ist es, absolut alles zu erfassen. So können Sie Ihr Gehirn entlasten und alle Ressourcen für die Arbeit nutzen.

Ist dieses System genau das Richtige für mich?

GTD ist für Menschen unterschiedlicher Berufe, Alters und sozialen Status relevant. David Allen, der die Prinzipien des Systems formulierte, führte Kurse für ISS-Astronauten, Rockmusiker und Führungskräfte großer Unternehmen durch.

Wie David Allen in einem Interview mit Lifehacker sagte, kann ein System sowohl für einen Teenager als auch für einen CEO eines großen Unternehmens gleichermaßen effektiv oder gleichermaßen nutzlos sein. Sie müssen eine bestimmte Denkweise haben, gerne systematisieren und planen.

Okay, was genau musst du tun?

Es gibt keine strengen Regeln im GTD-System. Aber es gibt grundlegende Prinzipien der Arbeit:

1. Sammeln Sie Informationen und notieren Sie alles. Notieren Sie Aufgaben, Ideen und sich wiederholende Aufgaben in einem Notizbuch oder einer App. In diesem Fall sollte die Liste immer zur Hand sein, damit Sie nicht sagen können: "Das füge ich später hinzu." Selbst die kleinste und unwichtigste Sache muss aufgeschrieben werden, wenn Sie es gerade nicht tun.
2. Schreiben Sie Erklärungen. Es sollte keine Aufgaben wie "Urlaub vorbereiten" geben. Unterteilen Sie große Fälle in bestimmte, durchführbare Maßnahmen (senden Sie diese und solche Dokumente an das Visumzentrum, kaufen Sie ein Handtuch und eine Sonnenbrille, laden Sie Karten auf Ihr Telefon herunter). Mit einer regelmäßigen To-Do-Liste verbringen wir mehr Zeit mit dem Entschlüsseln als mit dem Erledigen. Und ja, wenn Sie delegieren können, delegieren Sie.
3. Priorisieren. Geben Sie für jedes Element in der Liste ein bestimmtes Datum und ein Fälligkeitsdatum an. Fügen Sie bei Bedarf Erinnerungen hinzu. Tatsächlich funktioniert dies sowohl mit der Liste als auch mit dem Kalender. In dieser Phase sollten Sie sicher sein, dass Sie definitiv nichts vergessen werden.
4. Aktualisieren Sie Ihre Listen. To-do-Listen veralten schnell: Etwas verliert an Relevanz, etwas wird in die Zukunft übertragen. Das System sollte für Sie funktionieren. Stellen Sie daher sicher, dass Sie immer eine Liste mit bestimmten Aktionen haben, damit Sie ohne Verzögerung mit der Arbeit beginnen können.
5. Handeln Sie. Wenn alles organisiert ist, können Sie mit der Umsetzung Ihrer Pläne beginnen. Wählen Sie einen Fall aus der gewünschten Kategorie aus, sehen Sie sich an, welche spezifischen Maßnahmen von Ihnen erforderlich sind, und legen Sie los. So können Sie große Projekte umsetzen.

Müssen alle Dinge in einer Liste festgehalten werden?

Nein, es ist besser, mehrere zusammenzustellen, aber sie an einem Ort aufzubewahren. Führen Sie zum Beispiel zu jedem Arbeitsprojekt ein paar Listen, To-Do-Listen, To-Do-Listen, To-Do-Listen, Listen mit Ideen und möglichen zukünftigen Projekten – was immer Sie sich vorstellen können.

Gibt es spezielle Werkzeuge?

Von Anwendungen und Webdiensten sind Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, jedes Notizbuch oder jede normale Datei in Google Docs ausreichend. Wenn Sie es gewohnt sind, Notizen auf Papier zu machen, können Sie es verwenden.

Es gibt Dateisystem-Fans. Auf dem Desktop wird ein gemeinsamer Ordner erstellt, darin werden mehrere thematische Ordner erstellt, die jeweils die entsprechenden Listen und erforderlichen Materialien enthalten.

Wählen Sie im Allgemeinen, was für Sie bequem ist.

Die wichtigste Voraussetzung: Das Tool sollte immer griffbereit sein, damit Sie die Aufgabe vom Kopf aufs Papier oder in eine Anwendung übertragen können. Zum Beispiel, wenn Ihr Chef auf Sie zukommt und Ihnen eine neue Aufgabe zuweist und Sie gerade an etwas anderem arbeiten.

Wie können Sie mehr Wert aus GTD herausholen?

Jedes Produktivitätssystem wird nicht funktionieren, wenn es blind angewendet wird. Um das Beste daraus zu machen, passen Sie es nach Ihren Wünschen an, und dann wird alles funktionieren.

Und ja, kein System kann alles für Sie erledigen, also lassen Sie sich nicht zu sehr mit dem Erstellen von Listen verzetteln, vergessen Sie nicht zu handeln. GTD ist ein Tool, das Ihnen hilft, Stress abzubauen und nichts zu vergessen. Aber wie Sie Ihre Zeit nutzen, bleibt Ihnen überlassen.

Muss es versuchen. Was gibt es noch zu diesem Thema zu lesen?

Natürlich die Bücher von David Allen: Sie helfen sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Anwendern, die Philosophie von GTD zu spüren, im Beruf und Privatleben anzuwenden, in der Praxis anzuwenden.

• „Wie man die Dinge in Ordnung bringt. Die Kunst der stressfreien Produktivität“.
• „Wie man Ordnung hält. Prinzipien für ein erfülltes und stressfreies Leben“.
• „Wie man schnell Ordnung schafft. 52 Prinzipien stressfreier Effizienz”.

Und schließlich, um eine sehr zutreffende Aussage von David Allen zu zitieren:

Dein Verstand ist dazu bestimmt, Ideen zu kreieren, nicht um sie zu speichern.

Verwenden Sie also GTD, lassen Sie sich tolle Ideen einfallen und setzen Sie sie um.