Wie man mehr schafft und weniger arbeitet

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

In 4, 5 Stunden schaffen Sie viel mehr als an einem ganzen Tag im Büro. Heute veröffentlichen wir sechs interessante Tipps von Elena Prokopets, einer reisenden Schriftstellerin und Autorin, zu kulturellen Fundstücken.

Gestern habe ich zwei Grenzen überschritten, drei laufende Projekte mit Kunden abgeschlossen, einen aussichtsreichen Deal abgeschlossen und abends mit meinem Seelenverwandten zu Hause gegessen.

Ich arbeite 25 Stunden pro Woche, schlafe acht Stunden am Tag, habe keinen Zeitplan und schaffe es immer noch, viel mehr Dinge zu tun, als wenn ich mehr als 60 Stunden pro Woche an meinem Schreibtisch hing.

Ich bin weit davon entfernt, übermenschlich zu sein. Alles oben Beschriebene ist nur ein illustratives Beispiel.

Sehen Sie, da ich ortsunabhängig bin und über ein Jahr für mich selbst arbeite, habe ich einige wertvolle Lektionen in Bezug auf Effizienz und Zeitmanagement gelernt.

Nachfolgend finden Sie eine Liste von Life-Hacks, die sehr einfach erscheinen mögen. Wenn Sie sie jedoch wirklich ausprobieren, werden Sie feststellen, dass Ihre Aufgaben immer weniger Zeit in Anspruch nehmen.

1. Nutzen Sie den Zeigarnik-Effekt

Das Gehirn hat eine aufdringliche eingebaute Funktion, um Sie ständig an Dinge zu erinnern, die Sie unvollendet gelassen haben, und Sie so dazu zu bringen, die Aufgabe zu erledigen. Dies ist der Zeigarnik-Effekt, der Ihnen hilft, die bereits begonnenen Aufgaben zu erledigen.

Es spielt keine Rolle, ob Sie das Problem lösen möchten oder nicht, gehen Sie mindestens einen winzigen Schritt darauf zu.

Du steckst in einer Kreativkrise und kannst nicht schreiben? Öffnen Sie eine leere Datei und beginnen Sie mit der Eingabe, was Sie möchten. Müssen Sie mit der Planung Ihrer Hochzeit beginnen? Beginnen Sie mit der Suche nach einem Brautstrauß. Sie müssen bis morgen eine Marketingstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln? Nehmen Sie ein paar Ideen auf Video auf, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

In 99% der Fälle werden Sie eine Aufgabe bis zum bitteren Ende bearbeiten.

2. Werkzeuge für das Projektmanagement verwenden (nicht nur für Arbeitsfälle)

Unser Gehirn mag keine anspruchsvollen Aufgaben. Wenn er mit einer abstrakten Aufgabe konfrontiert wird, sagen wir, "eine monatliche Marketingkampagne zu erstellen", wird er sofort entmutigt und zieht es vor, die einfachen Dinge zu tun, die er tut.

Aus diesem Grund ist es notwendig, jedes große Unternehmen in ein paar einfache, winzige, erreichbare Schritte zu unterteilen.

Hier kommen Projektmanagement-Tools ins Spiel. Sie wollen keine wichtigen Schritte verpassen, oder?

Es gibt eine Vielzahl von kostenlosen und kostenpflichtigen Apps für das persönliche Projektmanagement. Am besten gefällt mir die visuelle Herangehensweise an das Management.

Das Besondere an dieser App ist, dass Sie Informationen so strukturieren können, wie sie Ihnen in den Sinn kommen – in Form von Beziehungen statt linear. Das bedeutet, dass Sie sich anstelle eines linearen Schritt-für-Schritt-Plans ein detailliertes Bild des Projekts mit mehreren gleichzeitig oder nacheinander ablaufenden Aktionsabläufen erstellen können. (Lesen Sie hier mehr über Mind Mapping und Tools dafür).

Mit anderen Worten, Sie zeichnen eine visuelle Karte, die Ihnen einen Einblick in das gesamte Projekt ermöglicht und Ihnen hilft, kleine Schritte zu unternehmen, die zu Ihrem Ziel führen.

Hier ein Beispiel für ein solches Projekt:

Warum dieser visuelle Ansatz für mich großartig funktioniert (und vielleicht auch für Sie funktioniert):

1. Sie wissen immer, welcher Schritt als nächstes kommen sollte, sodass Sie sich selbst keine Chance zum Aufschieben lassen.
2. Sie haben auf einen Blick ein großes, klares Bild Ihrer Ziele.
3. Die Planung eines gesamten Projekts ist so einfach wie das Zeichnen auf Papier (was ich zuvor getan habe), und die Verwendung des Plans ist viel bequemer.
4. Wenn Sie im Team arbeiten, ist immer klar, was bereits getan wurde und was jetzt getan wird. Das bedeutet, dass es weniger Fehler und Terminüberschreitungen gibt.

Andere beliebte Tools, die ich gerne verwende, sind Trello und.

3. Ändere deine Gewohnheiten

Heutzutage ist es einfach, Informationen darüber zu finden, wie Sie mit all Ihren Geschäften Schritt halten können, aber wie viele von Ihnen setzen diese Tipps in die Praxis um? Ich war auch in diesem Boot.

Wir alle haben Gewohnheiten und ändern sie stark. Eine clevere Lösung für dieses Problem findet sich jedoch in Charles Duhiggs The Power of Habit. Der Autor nennt es den Kreislauf der Gewohnheit. Kurz gesagt, eine Gewohnheit hat drei Komponenten: einen Reiz (der Auslöser, der der Gewohnheit vorausgeht), gewohnheitsmäßiges Verhalten (eine Handlung tatsächlich wiederholen) und eine Belohnung (die externe und interne Belohnung, die Sie für die Ausführung der gewohnheitsmäßigen Handlung erhalten).

Die schlechte Nachricht ist, dass Sie die Reize nicht beeinflussen können. Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihr Verhalten ändern können.

Es gibt viele unproduktive Dinge, die ich getan und getan habe, aber ich habe mich immer schuldig gefühlt, dass ich morgens als erstes beginne, in sozialen Netzwerken und Medien zu posten. Der Ärger, neue Beiträge in Ihrem Blog zu teilen, ist in Ordnung. Aber ich weiß, dass ich mich schnell in ein paar Stunden gedankenloses Surfen im Web verfangen kann und es wird meinen Tag durcheinander bringen.

Die Lösung besteht darin, am Vorabend zu planen, was in Netzwerken und Medien zu tun ist. Legen Sie sich den genauen Zeitpunkt fest, und tun Sie es jeden Tag.

Dieser Ansatz ist auf jeden Reiz anwendbar, der zu negativem Verhalten führt.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine neue gewohnheitsmäßige Handlung ausführen, dafür belohnen. Erstellen Sie ein Ritual für sich selbst, das Ihnen hilft, Ihre negativen Verhaltensweisen zu antizipieren, wie z. B. rücksichtslos im Internet zu surfen, Geld auszugeben oder Süßigkeiten zu essen, und belohnen Sie sich jedes Mal mit etwas Schönem, wenn Sie es vermeiden können.

21 Tage lang wiederholen, bis die neue Gewohnheit bestehen bleibt.

4. Verwenden Sie die 90-Minuten-Regel

Vor etwa 50 Jahren entdeckte der Neurowissenschaftler Nathaniel Kleitman, dass unser Körper den ganzen Tag über alle 90 Minuten von Höhepunkt zu Höhepunkt geht. Dieses Phänomen wird auch als ultradianer Rhythmus bezeichnet. Einfach ausgedrückt können wir nur 90 Minuten produktiv sein.

Was passiert nach 90 Minuten? Wir suchen nach zusätzlichem Treibstoff in Form von Koffein, Schokoriegeln oder unseren eigenen Stresshormonen: Adrenalin, Noradrenalin und Cortisol. In diesem Moment verlieren wir den Fokus, hören auf, klar zu denken und sehen das ganze Bild.

Mein Gestern verlief so: Ich kam am Flughafen an und arbeitete 90 Minuten vor dem Boarding in einem Café (es gab kein WLAN), schaute während des Fluges einen Film und fuhr mit dem Zug von der Schweiz nach Frankreich zurück zur Arbeit. Als ich nach Hause kam, checkte ich schnell meinen Posteingang, aß zu Abend und arbeitete noch 90 Minuten.

Dadurch habe ich in nur 4,5 Stunden die meiste Arbeit erledigt, für die ich vorher einen 8-Stunden-Tag gebraucht hätte.

5. Priorisieren Sie bis zuletzt

Ein Pentagon-Manager hat den Kern dieses Ratschlags brillant zusammengefasst:

Zuerst erstelle ich eine Prioritätenliste: erste, zweite, dritte und so weiter. Und dann streiche ich alles unter dem dritten durch.

Dies ist die goldene Regel für jede tägliche To-Do-Liste. Verschieben Sie alle Aufgaben nach dem dritten auf den nächsten Tag.

Sie können nicht feststellen, welche Aufgaben wichtiger sind?

1. Überlegen Sie, ob eine Abhängigkeit zwischen Aufgaben besteht. Ist es möglich, Schritt A zu machen, ohne Schritt B zu machen? Wenn nicht, ist Aufgabe B wichtiger. Wählen Sie die Aufgaben, die Ihren zukünftigen Erfolg beeinflussen.
2. Verwenden Sie eine Entscheidungsmatrix.

Alles in der oberen rechten Ecke sollte mit dem Label "Do it now" gekennzeichnet sein. Probleme mit großen Auswirkungen, die schwer zu lösen sind, müssen mit anderen, weniger schwierigen, gemischt werden. Aufgaben mit geringen Auswirkungen, die einfach zu erledigen sind, sind es wert, delegiert zu werden.

6. Vereinbaren Sie einen "Flughafentag"

Für mich sind Flughäfen und Flugzeuge ein superproduktiver Arbeitsplatz. Tatsächlich bevorzuge ich häufiger Anschlussflüge als Direktflüge (sie sind unter anderem um mindestens 100 US-Dollar günstiger), und ich versuche, an den Tagen, an denen ich unterwegs bin, so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen, und nicht wenn ich von zu Hause aus arbeite.

Jetzt lass es mich erklären.

Sie haben eine streng begrenzte Zeit (vor dem Abflug oder vor dem Einsteigen) und begrenztes kostenloses WLAN. Das bedeutet, dass Sie 90 Minuten sprinten können, um produktiv zu bleiben.

Im Flugzeug haben Sie nichts abzulenken: Ihr Telefon ist ausgeschaltet und es gibt nur noch reine, effiziente Arbeit, die in begrenzter Zeit erledigt werden muss. Ich versuche oft, zu Hause eine ähnliche Atmosphäre zu schaffen: Ich schalte das Internet aus und mache 90 Minuten lang meine Arbeit, ohne von etwas anderem abgelenkt zu werden.

Fassen wir zusammen. Hier ist ein Plan, um mehr zu erledigen und weniger zu arbeiten:

1. Machen Sie den ersten Schritt in Ihrem Geschäft und lassen Sie sich vom Zeigarnik-Effekt unterstützen.
2. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um sich klar zu machen, was getan werden muss, und bleiben Sie konzentriert.
3. Verfolgen Sie Ihre Reizstoffe und wandeln Sie sie in positive Gewohnheiten um.
4. Verwenden Sie die 90-Minuten-Regel.
5. Priorisieren und bearbeiten Sie die wichtigsten Aufgaben.
6. Eliminiere alles, was dich ablenkt. Gönnen Sie sich zum Beispiel einen „Flughafentag“.