5 Tipps zur Organisation Ihres Arbeitstages

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Einfache Tricks, die Sie retten, wenn Sie ständig nicht genug Zeit für irgendetwas haben.

1. Priorisieren

Es gibt eine sehr einfache, aber effektive Möglichkeit, Ihre Angelegenheiten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Dies ist eine Schaltung namens Eisenhower-Matrix. Es wurde von Dwight D. Eisenhower, dem amerikanischen Präsidenten, General der US-Armee und einfach einer sehr produktiven Person, erfunden.

Ich habe zwei Arten von Dingen: dringend und wichtig. Wichtige Dinge sind selten dringend, und Dringende sind selten wichtig.

Dwight D. Eisenhower

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Abschnitten. Die horizontale Achse zeigt die Dringlichkeit des Falls und die vertikale Achse die Wichtigkeit. Mit der Matrix können Sie alle Ihre Aufgaben einfach in Kategorien einteilen: „Nicht dringend und nicht wichtig“, „Dringend aber nicht wichtig“, „Wichtig und nicht dringend“oder „Dringend und wichtig“.

Versuchen Sie, die Eisenhower-Matrix zu priorisieren, und Sie werden erstaunt sein, wie viel Zeit Sie für dringende, aber nicht sehr wichtige Dinge aufwenden. Zum Beispiel endlose Nachrichten von Kollegen oder Telefonate, die Sie nur von dringenden Aufgaben ablenken.

Nehmen Sie sich Zeit für die richtigen Dinge. Wenn es etwas Wichtiges und Dringendes gibt, tun Sie es sofort. Planen Sie wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, schätzen Sie die ungefähre Zeit für deren Erledigung ein und entscheiden Sie, wann Sie dies tun. Unwichtige, aber dringende Angelegenheiten können an andere delegiert werden. Verschieben Sie nicht dringende und unwichtige Aufgaben auf später oder lehnen Sie sie ganz ab.

2. Nehmen Sie sich Zeit für tiefgreifende Arbeit

Der Risikokapitalgeber Sam Altman sagte einmal: "Digitale Ablenkung ist eines der größten psychologischen Probleme unserer Zeit." Denken Sie nur: Wir checken unsere Smartphones durchschnittlich 50 Mal am Tag. Und laut dem Wissenschaftler und Schriftsteller Cal Newport beeinträchtigt dies unsere Fähigkeit, klar zu denken und kreativ zu sein, erheblich.

In seinem „Mit dem Kopf arbeiten. Erfolgsmuster eines IT-Spezialisten“stellt er das Konzept von „Deep Work“vor. Diese Art von Arbeit setzt die vollständige Konzentration und das Eintauchen in eine bestimmte Aufgabe voraus. Keine Ablenkungen - maximale Anstrengung und Konzentration. Nur so können Sie wirklich schwierige Aufgaben in der richtigen Qualität ausführen.

Newport zitiert die Taktik seines Kollegen, Professor Adam Grant von der University of Pennsylvania. Das Herbstsemester widmet er der Lehre, das Frühjahr und der Sommer der Forschung und verwechselt nie beides. Während intensiver Recherchen setzt sich der Professor völliger Isolation aus, damit ihn die Studierenden nicht stören.

Es ist wahrscheinlich, dass Sie nicht die Möglichkeit haben, den gleichen Weg zu gehen und sich mehrere Monate vor Irritationen zu verstecken. Lassen Sie sich nicht entmutigen: Sie müssen nicht ein ganzes Semester in „Deep Work“eintauchen. Newport erstellt Ihren eigenen Zeitplan basierend auf Ihren persönlichen Vorlieben.

Entscheiden Sie, wann Sie sich am energiegeladensten und wachsamsten fühlen, und erledigen Sie genau dann die schwierigste Arbeit, schalten Sie Ihr Smartphone aus und weigern Sie sich, E-Mails abzurufen. Newport zum Beispiel beginnt früh morgens zu arbeiten, aber nie nach 17:30 Uhr.

3. Besprechungszeiten schätzen

Paul Graham, Mitbegründer des Startup-Inkubators Y Combinator, dass es zwei Arten von Arbeitsplänen gibt: den „Manager“-Plan und den „Creator“-Plan.

Die erste Option ist für Organisatoren und Chefs. Arbeitszeit ist ihrer Meinung nach einfach zu handhaben. Sie müssen den Tag in stündliche Intervalle einteilen. Und wenn eine neue Aufgabe auftaucht, nehmen Sie sich einfach ein paar Stunden Zeit dafür und markieren sie im Organizer. Wenn der "Manager" also einen Termin für ein Geschäftstreffen oder eine Brainstorming-Sitzung einplanen muss, schaut er in seinen Kalender, findet eine freie Stunde und versammelt seine Kollegen.

Aber für die "Schöpfer" sind solche Treffen, selbst die im Voraus geplanten, eine Katastrophe. Schließlich teilen Kreative, Programmierer, Schriftsteller oder Künstler ihren Zeitplan nicht als "Manager" auf. Sie müssen in der Regel mindestens einen halben Tag für die Erledigung von Aufgaben benötigen, in einer Stunde wärmen sie sich bestenfalls nur auf. Und wenn sich die „Schöpfer“inmitten ihrer Arbeitstätigkeit absetzen und zu einem Treffen mit Kollegen gehen müssen, fallen sie aus ihrem Rhythmus und dann fällt es ihnen sehr schwer, wieder an die Aufgabe zurückzukehren.

Der Zeitplan des Managers und der Zeitplan des Erstellers funktionieren für sich alleine gut. Aber wenn sie sich kreuzen, beginnen Probleme.

Paul Graham

Erkundigen Sie sich daher als Manager im Voraus bei Ihren Untergebenen, wann es besser ist, gemeinsame Besprechungen zu organisieren, um die Mitarbeiter nicht in den unpassendsten Momenten von der Arbeit zu unterbrechen.

4. Kontrollieren Sie Ihren Energieverbrauch

Tony Schwartz und Jim Loer in Life at Full Power! argumentieren, dass die wichtigste Ressource für einen produktiven Arbeiter nicht Zeit, sondern Energie ist. Sie können einen ganzen Tag mit einer schwierigen Aufgabe verbringen, aber wenn Ihnen die körperliche und geistige Kraft fehlt, werden Sie stagnieren und nichts Nützliches tun. Aber wenn Sie genügend innere Energie haben, können Sie eine schwierige Angelegenheit in ein paar Stunden bewältigen und den Rest des Tages etwas einfacherem widmen.

Schwartz und Loer unterscheiden vier Energiearten: physisch, emotional, mental und spirituell. Und wenn Sie eine davon verpassen, sinkt Ihre Produktivität.

• Physikalische Energie wirkt sich direkt auf Ihre Fähigkeit aus, auf die Umwelt zu reagieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ein Mangel an dieser Ressource wird mit schlechter Ernährung, Schlafmangel und Müdigkeit in Verbindung gebracht.
• Emotionale Energie beeinträchtigt die Fähigkeit, Ihre Emotionen in Stresssituationen richtig zu verwalten.
• Geistige energie ermöglicht es Ihnen, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und nicht abgelenkt zu werden. Eine Person mit einem großen Vorrat kann sich auch in einer Stresssituation konzentrieren, wenn alle um sie herum versuchen, sie abzulenken.
• Spirituelle Energie ermöglicht es Ihnen, das Ziel in Ihren Aktivitäten zu sehen, um die Motivation zu erhalten. Sie fördert Enthusiasmus, Hartnäckigkeit und Engagement.

Um alle vier Indikatoren auf dem richtigen Niveau zu halten, essen Sie richtig, schlafen Sie und bewegen Sie sich (Bewegung stimuliert die Gehirnaktivität). Und verwenden Sie einfache Techniken, um Energie zu tanken.

Das Leben ist kein Marathon. Das Leben ist eine Serie von Sprints.

Tony Schwartz

Eine gute Methode, um zwischen vollständiger Immersionsarbeit und kurzer Pause zu wechseln, ist die Pomodoro-Technik, die perfekt zu Cal Newports Konzept der Tiefenarbeit passt. Das Prinzip ist einfach: Wir messen 25 Minuten mit einem Timer und erledigen die ganze Zeit eine wichtige Aufgabe ohne Ablenkung. Dann - eine Pause für 5 Minuten. Während dieser Zeit tanken wir Energie. Dann wiederholen wir den Zyklus noch viermal und machen eine lange Pause von 20 Minuten.

5. Iss Frösche zum Frühstück

Es ist jedem schon einmal so passiert: Sie stoßen auf eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen, aber Sie möchten sie wirklich nicht. Du fängst an, es zu verschieben, und als die Frist näher rückt, hängt es immer mehr über dir, lenkt von anderen Dingen ab und macht dich wieder besorgt.

Der populäre Schriftsteller Brian Tracy nennt diese Probleme "Frösche". Und er empfiehlt, sie nicht auf später zu verschieben, sondern so früh wie möglich zu machen.

Wenn Sie morgens einen Frosch essen, verspricht der Rest des Tages wunderbar zu werden, denn das Schlimmste für heute ist vorbei.

Mark Twain

Nachdem Sie eine schwierige Aufgabe gelöst haben, werden Sie zufrieden sein, einen Schub positiver Energie für den Rest des Tages bekommen und Sie können mit gutem Gewissen zu den nächsten Punkten auf Ihrer Liste übergehen.