Ein einfaches System zur Organisation des komplexen modernen Lebens

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Heute möchten wir Ihnen ein System vorstellen, das Ihnen hilft, alle Ihre Arbeitsprojekte, Aufgaben und Angelegenheiten zu strukturieren. Mit seiner Hilfe lernen Sie, Ziele richtig zu setzen und Pläne zu entwickeln, um diese zu erreichen.

In der modernen Welt muss ein Mensch Multitasking betreiben. Projekte, Meetings, Angelegenheiten, Aufgaben, deren Deadline unaufhaltsam näher rückt … Oft fällt es uns schwer, unser Leben so zu organisieren, dass wir Zeit haben, die Arbeitsangelegenheiten zu bewältigen.

Heute möchten wir Ihnen ein System vorstellen, das Ihnen hilft, all Ihre Ziele, Angelegenheiten und Aufgaben zu organisieren. Dieses System wurde von Chris Winfield, einem New Yorker Unternehmer, entwickelt.

Das Leben ist schwer.

Wir arbeiten gerne 40+ Stunden pro Woche, sind stolz darauf und lieben es, jedem und jedem zu erzählen, wie beschäftigt wir sind, weil wir uns dadurch wichtig und unersetzlich fühlen. Nun, oder anders, wir denken einfach, dass es so sein sollte.

So war es bei mir. Bis ich beschloss, alles zu ändern.

So konnte es nicht weitergehen, ich musste neu anfangen und alles ändern. Ich wollte das Leben in vollen Zügen genießen und wollte keinen einzigen Moment verpassen.

Aber es gab ein Problem. Ich wusste nicht, wie das geht. Ich verschwendete zu viel Zeit und arbeitete ineffektiv. Also fing ich an, nach Wegen zu suchen, die mir helfen könnten, das Problem zu lösen.

Ich habe viele Bücher und Blogs über Produktivität gelesen und schließlich ein vierteiliges System entwickelt.

Dieses einfache System, auf das später noch eingegangen wird, hat mir geholfen, meine Produktivität zu verbessern, mit seiner Hilfe konnte ich Tage, Wochen, Monate und sogar nur Stunden organisieren. Dank ihr kann ich in kürzerer Zeit mehr tun.

Ich möchte wirklich sagen, dass ich leicht und schnell zu diesem System gekommen bin, aber dem ist nicht so: Ich habe Hunderte von Stunden experimentiert, ich musste viele Misserfolge, Fehler und Enttäuschungen durchmachen.

Heute schaffe ich in 17 Stunden mehr als früher in 40 Stunden. Nicht mal das. Ich kann in einer Woche mehr erreichen als in den letzten Monaten.

Ich bin in der Lage, gleichzeitig mit mehreren Projekten, Kunden, Unternehmen zu arbeiten und gleichzeitig die Balance zwischen Beruf und Privatleben zu wahren.

Ich arbeite, verbringe Zeit mit meiner Familie, gehe spazieren, kommuniziere mit Menschen, bringe anderen bei, was ich selbst kenne und mache noch viel mehr. Täglich. Und das alles nur deshalb, weil ich ein zu mir passendes System entwickelt habe, an das ich mich ständig halte. Dieses System ist recht einfach, aber das sollten Sie nie vergessen:

Nur bedeutet nicht immer einfach.

Eines der wichtigsten Dinge, die mir klar wurden, ist, dass, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Tag zu planen und eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen möchten (ein bestimmtes Bild Ihrer Tage erstellen), dann wird alles einfacher. Sie werden weniger arbeiten und mehr Erfolg haben, weil Sie mit Leidenschaft arbeiten, Sie werden ein Ziel vor sich sehen.

Mein System hat vier Hauptelemente:

1. Träume und setze dir Ziele. Was willst du wirklich vom Leben? Was sind Ihre Träume, Ziele, Ambitionen? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen nicht kennen, werden Ihnen die restlichen Komponenten auf dieser Liste nichts nützen.
2. Entladen Sie Ihr Gehirn. Übertragen Sie die Gedanken von Ihrem Kopf auf Papier. Sie müssen nicht an überflüssige Details denken, wenn Sie wirklich produktiv sein wollen.
3. Erstellen Sie mentale Karten. Sie werden Ihnen helfen, Schlupflöcher für Ihre Hauptziele zu finden. Mit anderen Worten, Sie werden verstehen, wie Sie schnell bekommen oder bekommen, was Sie wollen.
4. Verwalten Sie Ihre Zeit und zerlegen Sie komplexe Aufgaben in ihre Bestandteile. So erreichen Sie Ihre wichtigsten Ziele in kürzester Zeit.

Niemand wird jemals die offensichtliche Tatsache bestreiten, dass alle Menschen 24 Stunden am Tag haben. Erfolgreiche Menschen haben zwei Eigenschaften:

• Sie wissen genau, was sie wollen.
• Sie bemühen sich, das zu bekommen, was sie wollen.

Sind Sie bereit, das Risiko einzugehen und sich anzustrengen, um erfolgreich zu sein? Dann lesen Sie weiter.

1. Traum. Ziele setzen. Handeln Sie

Beginnen Sie damit, sich das ultimative Ziel vorzustellen.

Stephen Covey

Der erste Schritt besteht darin, sich ein großes Bild von Ihrem Leben zu machen. Sie müssen verstehen, was Sie erreichen möchten, was für ein Mensch Sie werden möchten, mit anderen Worten, überlegen Sie, wie Ihr ideales Leben aussehen sollte.

Als ich das zum ersten Mal tat, wollte ich viel in meinem Leben ändern. Vielleicht wird es Ihnen wie mir dann so vorkommen, als ob sich vieles nicht ändern lässt, aber verzweifeln Sie nicht und geben Sie nicht auf, denn dieses Gefühl ist völlig normal.

Dem Rat von Mark Allen folgend, habe ich für jedes meiner Ziele eine Seite beiseite gelegt. Eine solche Platzbeschränkung ist notwendig, damit Sie die Möglichkeit haben, jedes Ziel detailliert zu malen, in Grundelemente zu zerlegen, einen detaillierten Plan zur Erreichung dieses Ziels zu erstellen, aber die Spezifikation des Ziels sollte ohne Wasser sein.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern: Sie halten Ihren Plan nicht im Blut, Ihre Ziele können sich jederzeit ändern. Wir können nicht mit Sicherheit sagen, was in einer Stunde mit uns passieren wird, und noch mehr kann niemand sagen, dass sich seine Ziele und Lebenspläne im nächsten Monat oder im nächsten Jahr nicht ändern werden.

Aber eine solche Planung hat den Vorteil, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen möchten, was für ein Mensch Sie werden möchten.

Machen Sie sich auch keine Sorgen, wenn Sie es nicht geschafft haben, für jedes Ziel einen Leistungsplan zu erstellen. Es ist in Ordnung, die Hauptsache ist, dass Sie ein Ziel haben und wenn es soweit ist, werden Sie Wege finden, Ihnen zu helfen, es zu erreichen.

2. Entlade dein Gehirn

Möge dein Geist immer hell und klar sein, wie der weite Himmel, der große Ozean und der höchste Berggipfel.

Morihei Ueshiba

Unser Gedächtnis ist in vielerlei Hinsicht ein Überlebenswerkzeug. Wir erinnern uns am leichtesten an Dinge, die für uns wichtig und notwendig sind. Erinnerung ist eine erstaunliche Sache: In einer Situation höherer Gewalt können wir uns zum Beispiel an den Schulunterricht zur Lebenssicherheit erinnern und einer Person Erste Hilfe leisten.

Sie haben Hunderte von Gedanken im Kopf, kleine Details, unnötige Details. Zum Beispiel versuchen Sie, sich alle Nuancen, selbst die kleinsten Details Ihres Projekts, zu merken. Ein solches Bewusstsein ist zwar respektabel, aber auch oft ängstlich und stressig. Fazit: Werde diesen Müll weg, entlaste dein Gehirn.

Behalten Sie all diese Details nicht im Kopf - schreiben Sie sie in Ihr Tagebuch, lassen Sie alles auf der Festplatte Ihres Computers oder anderswo gespeichert sein. So können Sie sich besser auf das Wesentliche konzentrieren, ohne das Aktuelle zu vergessen.

Organisieren, teilen und erobern

Nachdem Sie sich jetzt eine Vielzahl unnötiger oder nicht so wichtiger Gedanken erspart haben, ist es an der Zeit, Ihre Angelegenheiten zu organisieren. Schauen Sie sich Ihren eigenen Plan an. Vielleicht waren Sie nicht faul und haben nicht nur für die kommenden Wochen und Monate, sondern auch für ganze Jahre einen Plan gemacht.

Sie müssen alles, was Sie tun müssen, strukturieren. Versuchen Sie, alle Ihre Projekte, Aufgaben und sonstigen Angelegenheiten so zu planen, dass sie sich nicht gegenseitig stören: Nehmen Sie sich für jede Aufgabe eine eigene Zeit, jagen Sie nicht zwei Fliegen mit einer Klappe, sondern teilen und erobern.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie keinen konkreten Plan haben, um alles zu erreichen, was Sie geplant haben. Die Hauptsache ist, dass Sie Ziele haben, und Ihr Unterbewusstsein wird Ihnen im Rest helfen.

In diesem Fall kann Ihr Unterbewusstsein mit einem GPS-Navigator verglichen werden. Sie legen Ihr Ziel fest und finden heraus, wie Sie dorthin gelangen.

3. Erstellen Sie eine Mindmap

Alles, was Sie brauchen, ist ein Plan, eine Roadmap und Mut, um an Ihr Ziel zu gelangen.

Graf Nachtigall

Eine Mindmap ist ein Diagramm, das Ihnen hilft, Informationen zu visualisieren und zu organisieren. Mindmaps können für fast alles verwendet werden, von Notizen bis hin zur Entwicklung einer ernsthaften Strategie. Sie helfen Ihnen, ein komplexes Objekt in seine Bestandteile zu zerlegen.

Mit Hilfe einer Mindmap können Sie eine Hierarchie von Projekten, Ergebnissen und Aufgaben aufbauen. Verwenden Sie Schriftgröße und -farbe, um das Wichtige oder Dringende hervorzuheben. Sie können auch Links zu wichtigen Internetressourcen oder Dokumenten auf Ihrem Computer hinzufügen.

Anhand dieser Karte können Sie auf einen Blick erkennen, welches Projekt die meiste Zeit von Ihnen beansprucht oder die meiste Aufmerksamkeit erfordert (rot markierte Aufgaben und Fristen schreien nach Dringlichkeit und Wichtigkeit).

Wenn Sie Ihre Mindmap wöchentlich überprüfen, werden Sie feststellen, welche Projekte kurz vor dem Abschluss stehen, und dies wird Sie motivieren, weiterzumachen. Löschen Sie abgeschlossene Projekte und füllen Sie sie mit neuen.

4. Verwalten Sie Ihre Zeit und unterteilen Sie schwierige Aufgaben in grundlegende Elemente

Entscheiden Sie noch heute, dass Sie ein Experte im Umgang mit Ihrer Zeit und Ihrer eigenen Leistung werden.

Brian Tracy

Da Sie nun einen Plan haben, müssen Sie sicher sein, dass Sie alle anstehenden Aufgaben rechtzeitig erledigen können. Es gibt verschiedene Techniken und Systeme, die Ihnen dabei helfen. Zum Beispiel:

• Kanban ist ein System, das Ihnen hilft, Aufgaben effizient zu erledigen. Es gibt ein praktisches Online-Tool, KanbanFlow, das nicht nur für die Solo-, sondern auch für die Teamarbeit konzipiert ist.
• Die vertraute persönliche Effektivitätstechnik von GTD, die Ihnen hilft, die Dinge bis zum Ende zu erledigen.

Vergiss heute nicht

Mindmaps, GTD, Kanban sind alle großartig und unbestreitbar notwendig, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Aber vergessen Sie nicht, dass dies strategische Planung ist. Manchmal braucht man einen einfachen, praktischen Plan für den Tag. Nicht für morgen. Nicht für einen Monat oder ein Jahr. Für heute.

Ein Traum wird zum Ziel, wenn Maßnahmen ergriffen werden, um ihn zu erreichen.

Bo bennet

Es gibt eine Pomodoro-Technik, mit der Sie Ihre Zeit effizient planen können. Hier können Sie mehr darüber erfahren.

Immer Ihre Ziele erreichen, Aufgaben termingerecht erledigen, Erfolge erzielen – das sollte jeder anstreben. Aber vergessen Sie nie Stephen Coveys siebte Fertigkeit – das Schärfen der Säge.

Stellen Sie sich einen Mann vor, der seit fünf Stunden einen Baum sägt, aber als Sie ihm sagen, er solle ein paar Minuten anhalten, um die Säge zu schärfen, antwortet er: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen! Ich muss schneiden!"

Denken Sie daran, sich Zeit für Ihre Gesundheit, Ihre Familie und Freunde zu nehmen und versuchen Sie immer, sich auszuruhen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie es brauchen.