"0 eingehend" - ein klares System zur Pflege des Null-Posteingangs

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wenn Sie diesen Artikel lesen, werden Sie zum König der E-Mails. Mal ehrlich.

E-Mail ist für viele nach wie vor unbestrittenes Arbeitsmittel und tägliches Leiden. Jemand hat sieben eingehende Briefe, und er wird sie jetzt schnell aussortieren. Jemand hat 46 eingehende, aber er wird sie auch an einem Tag harken, weil er daran gewöhnt ist. Für jede Person gibt es eine bestimmte Schwelle für die Anzahl der eingehenden E-Mails pro Tag, die sie bewältigen kann, ohne die Bearbeitung am nächsten Tag zu verzögern und dementsprechend ohne Blockaden im E-Mail-Postfach zu erzeugen. Diesen Schwellenwert können Sie als "natürlich" bezeichnen.

Wenn es mehr E-Mails gibt, als eine Person verarbeiten kann, müssen Sie Ihren Ansatz zur E-Mail-Verwaltung ändern. Dadurch wird der Schwellenwert auf den im Einzelfall erforderlichen Wert erhöht. Sie müssen täglich 100 E-Mails verwalten? Dies bedeutet, dass Sie 100 tun können, verwenden Sie einfach die richtige Methode, wenn Sie mit E-Mails arbeiten. Welcher? Sagen wir es dir jetzt.

Der einzige Indikator dafür, dass eine Person mit Post umgehen kann, ist kein Posteingang am Ende des Arbeitstages. Das wichtigste Prinzip der kompetenten Bearbeitung eingehender Nachrichten ist zu verstehen, welche Art von Brief Sie vor sich haben. Zuerst müssen Sie lernen, Buchstaben klar zu klassifizieren und zu wissen, was mit jedem Typ zu tun ist.

Alle eingehenden E-Mails lassen sich in sieben Kategorien einteilen:

1. Du musst nicht antworten, du musst nicht lesen. Für solche Briefe gibt es zwei Möglichkeiten: archivieren oder löschen. Wenn Sie einen anderen Newsletter erhalten, den Sie nie gelesen haben, dann tun Sie sich selbst einen Gefallen - melden Sie sich ab. Eine Aktion im Gegenzug dafür, dass Sie in Zukunft Dutzende solcher E-Mails loswerden. Wir wollen lernen, den Brieffluss an einem Tag zu bewältigen? Weniger Durchfluss ist einfacher zu handhaben. Haben Sie keine Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Wirklich notwendige Informationen gelangen auf andere Weise zu Ihnen und werden mindestens noch einmal vor Ihnen angezeigt.
2. Mit angehängten Dateien. Dies können Benachrichtigungen über die Notwendigkeit sein, für etwas zu bezahlen oder Informationen für laufende oder zukünftige Arbeiten. Es ist sinnvoll, für solche Briefe separate Ordner anzulegen, aber ohne Fanatismus. Zu viele Ordner? Vereinfachen. Um später etwas zu finden, was Sie brauchen, brauchen Sie nicht tausend Ordner, sondern die Möglichkeit, die Suchfunktionen des Mailers zu nutzen.
3. Antworte nach Belieben. Die Antwort scheint optional zu sein, aber manchmal ist Höflichkeit hilfreich. Handeln Sie hier ausschließlich der Situation entsprechend.
4. Mit Zeit zum Eingewöhnen. Interessant zu lesen, aber nicht notwendig. Versuchen Sie, so viele E-Mails wie möglich in diese und die vorherige Kategorie zu kategorisieren. Dies ist der Schlüssel zu einer effektiven Postbearbeitung.
5. Ich muss heute antworten. Hier ist alles einfach: Nehmen und antworten Sie entweder jetzt, wenn etwas sehr dringend ist, oder am Ende des Arbeitstages.
6. Ich muss antworten, aber nicht heute. Das Schöne an E-Mail ist, dass es sich nicht um einen Chat oder ein Telefon handelt. Niemand erwartet und sollte eine zeitnahe Antwort per E-Mail erwarten, wenn dies nicht in der Kopfzeile des Schreibens angegeben ist. Wenn als Frist für eine Antwort ein bestimmter Tag genannt wird oder Sie selbst wissen und verstehen, wie lange Sie eine Antwort geben müssen, legen Sie solche Briefe in den entsprechenden Ordner. Beispiel: "Antworten am Montag", "Antworten am Dienstag" und so weiter. Erstellen Sie sich nun eine Checkliste, die den Punkt "Morgens, für heute verschobene Post bearbeiten" enthält. Für solche Zwecke gibt es auch spezielle Automatisierungstools: für Gmail und.
7. Unverständlicher Brief. Es gibt Buchstaben, die sind schwer zu kategorisieren. Quälen Sie sich nicht mit Überlegungen und vereinbaren Sie, solche Briefe in eine der oben aufgeführten Kategorien einzuordnen.

Aufgrund dieser Einteilung benötigen wir Ordner für die Kategorien 2, 3, 4 und 6.

Regeln für eine effektive E-Mail-Verarbeitung

• Nehmen Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages 30 Minuten Zeit, um Ihren Posteingang auf Null zu bringen. Dies ist effektiver, als zu versuchen, sofort auf jede E-Mail zu antworten. Die Leute machen kein Multitasking. Weniger Ablenkungen und Wechsel, mehr Effizienz.
• Was tun mit dringenden E-Mails? Legen Sie sich ein Intervall fest, in dem Sie über den Tag verteilt Ihren Posteingang checken. Zum Beispiel einmal pro Stunde. Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf dringende wichtige E-Mails und gehen Sie, falls keine vorhanden sind, wieder an die Arbeit. Denken Sie an den Vorteil der Post: Sie ist kein Mittel zur sofortigen Kommunikation. Es ist möglich, dass das in einer der nicht dringenden E-Mails erwähnte Problem bis zum Ende des Tages ohne Ihre Teilnahme gelöst wird oder Sie am Ende des Tages mehr Informationen erhalten, die es Ihnen ermöglichen, das Problem schneller zu lösen und effizienter.
• Wenn Sie Ihre E-Mails nicht überprüfen, halten Sie den Mailer geschlossen. Benachrichtigungen ausschalten. Sparen Sie sich das ablenkende Nachdenken über die Anzahl der eingehenden Briefe. Jetzt haben Sie einen anderen Job, und die Zeit für die Post ist noch nicht gekommen. Bedenken Sie bei Zweifeln an der Richtigkeit dieser Vorgehensweise: Sie befinden sich nicht in einem Kernkraftwerk, aber selbst wenn Sie dort wären, wären Sie sowieso nicht per E-Mail über die Überhitzung des Reaktors informiert worden.
• Nutzen Sie Ihren Drang, Ihren Arbeitstag pünktlich zu beenden, um die Postbearbeitung zu beschleunigen. Aus diesem Grund wird empfohlen, den Posteingang am Ende des Tages auf Null zu zerlegen. Sie haben 30 Minuten Zeit und möchten es schnell hinter sich bringen. Im Grunde entpuppt es sich als eine Art Spiel, man kann aber auch gezielt die Verarbeitung von E-Mails gamifizieren.
• Seien Sie kurz und auf den Punkt.
• Sei positiv und freundlich. E-Mails können Beziehungen aufbauen und zerstören. Anstatt wirklich wichtige Probleme zu lösen, versucht man manchmal, den Gegner so zart und verdeckt wie möglich als Idioten zu bezeichnen, und darauf baut der ganze Text auf. Es ist nichts Seltsames, dem Adressaten seine positive Einstellung mit einem kleinen netten Satz im Briefkasten zum Ausdruck zu bringen. Ihre Freundlichkeit wird zu Ihnen zurückkehren und Ihre Korrespondenz wird viel aussagekräftiger und effektiver.
• Sie müssen die Buchstaben in umgekehrter Reihenfolge harken. Und nur so. Es scheint logischer zu sein, mit älteren Briefen zu beginnen, aber unser Ziel ist kein Posteingang, was bedeutet, dass wir am Ende des Arbeitstages sogar den allerersten Brief erhalten, den wir erhalten haben. Wenn Sie sich verwöhnen und die letzten Briefe, die Sie heute erhalten haben, für morgen hinterlassen, funktioniert die ganze Technik nicht mehr. Warum wollen Sie überhaupt gutes Mailing lernen, wenn Sie sich nicht an eine Grundregel halten? Arbeite weiter wie bisher und leide.
• Öffnen Sie nur die Briefe, die Sie benötigen, und senden Sie den Rest ins Archiv oder zum Löschen. Wir verwenden Abonnements für unnötige Dinge (ein Abonnement von Lifehacker ist im Gegenteil sehr notwendig) und erhalten dadurch mehr Informationen, als wir lesen können. Wie kann man die gewünschten Buchstaben unterscheiden? Es gibt eine einfache, aber sehr effektive Regel: Öffnen Sie nur die Briefe, die an eine bestimmte Person persönlich adressiert sind. Der Rest - je nach Situation in einer der am Anfang des Artikels beschriebenen Kategorien.
• Erstellen Sie Vorlagen. Oft sind die Antworten auf E-Mails ziemlich normal, das heißt, Sie schreiben dasselbe. Ist Ihnen aufgefallen, dass Sie diesen Satz oft schreiben? Erstellen Sie eine Vorlage für schnelles Kopieren und Einfügen oder erstellen Sie sie im E-Mail-Dienst selbst.
• Wenn die E-Mail verarbeitet wurde und noch Zeit ist, müssen Sie sie rationell verwenden. Wir gehen in die Kategorie der Buchstaben Nummer 3, 4 und 6 und ordnen dort die Dinge.

Wie Sie sehen können, ist dieses Tutorial, das auf der richtigen Sortierung basiert, eine großartige Ergänzung zu den allgemeineren E-Mail-Tipps von LinkedIn-CEO Jeff Weiner. Verpassen Sie auch nicht die 10 E-Mail-Tipps von Leo Babauta. Tatsächlich gibt es viele zusätzliche Möglichkeiten, das Beste aus Ihrer E-Mail herauszuholen. Probieren Sie die Techniken aus, die auf Sie zutreffen, analysieren Sie die Ergebnisse und vergessen Sie nicht, Ihre eigenen Tipps zur Verbesserung der E-Mail-Effizienz in den Kommentaren zu hinterlassen.