2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51
Vor fast 9 Jahren brachte Merlin Mann die Idee des leeren Posteingangs auf den Markt, die bald zum Trend wurde. Bei der Konzentration auf das Nullen der Anzahl der Posteingänge haben wir jedoch einen wichtigen Punkt übersehen: Es geht nicht darum, den Posteingang zu leeren, sondern um die damit verbundene Ruhe und Klarheit. Erlösung beim Erreichen von postalischem Zen!
80 % der Briefe sind den Angaben zufolge „Müll“. Ein angeschwollener Posteingang mit ungelesenen Nachrichten, To-Do-Listen, die wir an uns selbst senden, und Newslettern ist stressig und belastend. Führungskräfte sind besonders verwundbar, die ständig mit neuen und neuen Botschaften bombardiert werden, die Aufmerksamkeit erfordern.
Der einzige Weg, diesen Wahnsinn zu stoppen, besteht darin, nicht mehr Ihrem Postfach zu gehorchen und es zu verwalten. Und das bedeutet nicht, dass Sie alle Nachrichten löschen müssen, um Platz für neue zu schaffen. Ohne einen klaren Plan für die Verwaltung Ihrer Posteingänge werden Sie schnell in alte Gewohnheiten zurückfallen und die Sorgen werden Ihren Geist wieder übernehmen.
Hier sind 6 Tipps, die Ihnen helfen, Post-Zen zu erreichen.
1. Reduzieren Sie den Müllstrom
Überprüfen Sie Ihre Abonnements und geben Sie sich ehrlich zu, welche nur Ihre Zeit verschwenden. Ein Haufen identischer Newsletter? Der Update-Bericht für die Site, auf der Sie zuletzt vor einem Jahr waren? Informationen zu Rabatten in einem Geschäft, in dem Sie einmal etwas gekauft haben? Das alles dringend abbestellen.
Alles, was nicht Ihre täglichen oder strategischen Interessen betrifft, sollte nicht in Ihrem Posteingang landen. Bemühen Sie sich und stimmen Sie Ihre Spam-Filter sorgfältig ab.
2. Trainiere das Team
Mitarbeiter großer Konzerne kennen diesen Schmerz eher: endlose Briefketten, von denen Kopien an alle geschickt werden, die brauchen und nicht brauchen. Stoppen Sie diesen Wahnsinn: Erklären Sie, dass Sie nur zu Empfängern von Nachrichten hinzugefügt werden können, die einen direkten Bezug zu Ihnen haben. Für dringende Angelegenheiten gibt es ein Telefon. Erklären Sie das gleiche Kunden, Freunden, Familie.
3. Automatisieren Sie Ihr Postfach
Passen Sie Ihre Filter so an, dass ein schneller Blick in Ihren Posteingang Ihnen eine Vorstellung davon gibt, was Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert, was am Ende des Tages angezeigt werden kann und was während der Woche verfügbar ist.
4. Verwenden Sie Dienste für verzögertes Lesen
Speichern Sie interessante, aber nicht dringende E-Mails in einem separaten Ordner oder nutzen Sie Dienste wie Evernote. Speichern Sie kuriose Artikel, die Ihnen zugesandt wurden, in Pocket oder Instapaper und lesen Sie, wenn Sie Freizeit haben.
5. Pflegen Sie To-Do-Listen mit speziellen Diensten
Ihr Posteingang ist keine Listen-App. Verlernen Sie die Gewohnheit, sich To-Do-Listen und Pläne für langfristige Projekte per E-Mail zu schicken.
Pflegen Sie To-Do-Listen in dafür geschärften Services, in denen Sie Termine, Prioritäten setzen, große Projekte in mehrere kleine Aufgaben aufteilen und Listen strukturieren können. Und Sie werden weniger zusammenzucken, wenn Sie eine neue eingehende Nachricht in Ihrer E-Mail sehen.
6. Verwenden Sie die Zwei-Minuten-Regel
Antworten Sie nur sofort auf E-Mails, die weniger als zwei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Senden Sie den Rest an die To-Do-Liste oder in den Ordner Später lesen. Einfaches Verteilen von Briefen hilft zum Beispiel.
Ein effektives Posteingangsverwaltungssystem ist für Ihre psychische Gesundheit unerlässlich. Der Brieffluss wird nie aufhören, und es ist wichtig, dass Sie lernen, darin zu schweben und nicht zu ertrinken. Sobald Sie postalisches Zen erreicht haben, werden Sie ruhiger und produktiver.
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