7 Regeln der Geschäftskommunikation in Messengern

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wie man sich in Chats verhält, um vor dem Kunden nicht das Gesicht zu verlieren und Kollegen nicht zu verleumden.

1. Verwenden Sie den Messenger nicht als einzigen Kommunikationskanal

Chat ist für Effizienz. Es ist praktisch, die Arbeitspunkte, die nicht warten können, schnell zu klären. Allerdings sollten Sie nicht die gesamte Geschäftskorrespondenz in den Messenger übersetzen: Schlüsselbotschaften gehen darin verloren (und manchmal werden sie auch gelöscht), und oft werden Personen, die nicht für Entscheidungen zuständig sind, in die Diskussion des Themas einbezogen. Dies erschwert nur die Kommunikation.

2. Treffen Sie keine ernsthaften Entscheidungen in der Korrespondenz

Trotz der weit verbreiteten Verwendung von Instant-Messengern in kleinen und internationalen Unternehmen, klassifiziert die Geschäftsetikette diesen Kanal noch nicht als einen offiziellen. Im Falle einer strittigen Situation gilt also die Wahrheit für denjenigen, der die Vereinbarung per E-Mail erhalten hat.

Nutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail, um in WhatsApp oder Telegram getroffene Vereinbarungen aufzuzeichnen und weitere Aktionen zu koordinieren.

Ein weiteres Argument für diese Empfehlung ist, dass Dokumente zuverlässiger in der Post gespeichert werden, bei Bedarf finden Sie schnell die gewünschten Informationen. Wohingegen Sie möglicherweise vom Chat ausgeschlossen werden und der Messenger selbst möglicherweise morgen blockiert wird.

3. Schreiben Sie kurz und auf den Punkt

Messenger-Benutzer mögen keine langen Nachrichten, die endlos scrollen müssen.

Formulieren Sie Ihre Gedanken klar und eindeutig und halten Sie sich an die Regel „Ein Gedanke, eine Botschaft“. Seien Sie lakonisch, drücken Sie sich nicht im übertragenen Sinne aus und vermeiden Sie parasitäre Wörter. Das verstopft die Korrespondenz. Anstatt sich lange Zeit zu nehmen, um etwas zu beschreiben, senden Sie ein Beispiel - einen Link oder ein Bild. So wird Ihr Gesprächspartner sofort verstehen, worum es in der Rede geht.

4. Folge dem Stil deiner Beiträge

Arbeitskorrespondenz im Messenger impliziert keine so informelle Kommunikation, die Sie sich mit Ihrer besten Freundin oder Ihrer Mutter leisten können. Nachdem Sie einen Chat oder Dialog erstellt haben, sollten Sie keine Emoticons senden und Wörter verwenden, die Ihren Gesprächspartnern möglicherweise nicht bekannt sind (z. B. so schnell wie möglich oder "vorwärts").

Um den Wechsel von der persönlichen zur beruflichen Kommunikation zu erleichtern, verteilen Sie die Korrespondenz über Messenger. Telegram kann also für die geschäftliche Kommunikation und WhatsApp für die persönliche Kommunikation verwendet werden.

5. Seien Sie vorsichtig mit Emoticons

Emoticons in der Geschäftskorrespondenz werden seit langem heiß diskutiert. Aber wenn wir über allgemeine Regeln sprechen, ist hier alles ganz einfach.

Wenn Sie gerade eine Person getroffen und sie nicht persönlich gesehen haben, senden Sie ihr keine Emoticons: Er wird es möglicherweise nicht schätzen und Ihre weitere Kommunikation wird nicht optimal funktionieren.

Wenn Sie mit einem Kollegen oder Kunden schreiben, den Sie schon lange kennen und wissen, wie er auf Nachrichten reagiert, sind Emoticons angebracht. Hier ist es jedoch immer noch besser, mit dem Standardset zu arbeiten, und es ist besser, Aufkleber mit Yegor Letov und Karikaturen berühmter Politiker für Freunde zu hinterlassen.

6. Haben Sie keine Angst, das Fragezeichen oft zu verwenden

Die Hauptaufgabe der Korrespondenz im Messenger besteht darin, schnell Antworten auf aktuelle Fragen zu erhalten. Gleichzeitig beschreiben viele oft ausführlich den Kern des Problems, erklären aber nicht, was sie von Kollegen oder dem Kunden wollen.

Stellen Sie Fragen, verwenden Sie Fragezeichen. Dadurch wird die andere Person auf die Nachricht aufmerksam und ermutigt sie, Ihnen so schnell wie möglich zu antworten.

7. Überprüfen Sie T9

Autokorrektur vermeidet grobe Rechtschreibfehler, aber manchmal funktioniert sie gegen Sie. Wenn Sie „Proktologe“anstelle des Wortes „Produktologe“senden, werden die Empfänger die Bedeutung nicht sofort verstehen. Und diejenigen, die nicht sehr humorvoll sind, werden überhaupt beleidigt sein.

Verwenden Sie nach Möglichkeit Desktop-Versionen von Messengern. Vor dem Versenden der Nachricht können Sie schnell auf Fehler prüfen und diese gegebenenfalls korrigieren.