12 einfache Tricks, um Dinge in Excel schneller zu erledigen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-13 01:08

So fügen Sie schnell Daten hinzu, erstellen eine intelligente Tabelle oder speichern eine nicht gespeicherte Datei.

1. Fügen Sie dem Diagramm schnell neue Daten hinzu

Wenn auf dem Blatt für das gezeichnete Diagramm neue Daten erscheinen, die hinzugefügt werden müssen, können Sie einfach einen Bereich mit neuen Informationen auswählen, kopieren (Strg + C) und dann direkt in das Diagramm einfügen (Strg + V).

2. Blitzfüllung

Angenommen, Sie haben eine Liste mit vollständigen Namen (Ivanov Ivan Ivanovich), die Sie in abgekürzte Namen (Ivanov I. I.) umwandeln müssen. Dazu müssen Sie lediglich beginnen, den gewünschten Text in die nebenstehende Spalte von Hand zu schreiben. In der zweiten oder dritten Zeile versucht Excel, unsere Aktionen vorherzusagen und die weitere Verarbeitung automatisch durchzuführen. Alles, was Sie tun müssen, ist die Eingabetaste zu drücken, um zu bestätigen, und alle Namen werden sofort konvertiert. Ebenso können Sie Namen aus E-Mails extrahieren, Namen aus Fragmenten kleben und so weiter.

3. Kopieren, ohne Formate zu unterbrechen

Sie kennen höchstwahrscheinlich den magischen Autovervollständigungsmarker. Dies ist ein dünnes schwarzes Kreuz in der unteren rechten Ecke der Zelle, an dem Sie den Inhalt einer Zelle oder einer Formel in mehrere Zellen gleichzeitig kopieren können. Es gibt jedoch eine unangenehme Nuance: Ein solches Kopieren verstößt oft gegen das Design der Tabelle, da nicht nur die Formel kopiert wird, sondern auch das Zellenformat. Dies kann vermieden werden. Klicken Sie sofort nach dem Ziehen des schwarzen Kreuzes auf das Smarttag - ein spezielles Symbol, das in der unteren rechten Ecke des kopierten Bereichs angezeigt wird.

Wenn Sie die Option „Ohne Formatierung ausfüllen“auswählen, kopiert Excel Ihre Formel ohne Formatierung und beeinträchtigt das Layout nicht.

4. Anzeigen von Daten aus einer Excel-Tabelle auf einer Karte

In Excel können Sie Ihre Geodaten schnell auf einer interaktiven Karte anzeigen, z. B. Verkäufe nach Städten. Wechseln Sie dazu in den Office Store auf die Registerkarte Einfügen und installieren Sie von dort das Bing Maps-Plugin. Dies kann auf der Website erfolgen, indem Sie auf die Schaltfläche Jetzt herunterladen klicken.

Nachdem Sie ein Modul hinzugefügt haben, können Sie es aus der Dropdown-Liste Meine Apps auf der Registerkarte Einfügen auswählen und in Ihr Arbeitsblatt einfügen. Sie müssen nur noch Ihre Zellen mit Daten auswählen und im Kartenmodul auf die Schaltfläche Standorte anzeigen klicken, um unsere Daten anzuzeigen. Falls gewünscht, können Sie in den Plugin-Einstellungen die Art des Diagramms und die anzuzeigenden Farben auswählen.

5. Schnell zum gewünschten Blatt springen

Wenn die Anzahl der Arbeitsblätter in der Datei 10 überschritten hat, wird es schwierig, darin zu navigieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Bildlaufschaltflächen der Blattregisterkarten in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Das Inhaltsverzeichnis wird angezeigt und Sie können sofort zu jedem gewünschten Blatt springen.

6. Zeilen in Spalten umwandeln und umgekehrt

Wenn Sie schon einmal Zellen per Hand von Zeilen in Spalten verschieben mussten, werden Sie folgenden Trick zu schätzen wissen:

1. Markieren Sie den Bereich.
2. Kopieren Sie es (Strg + C) oder wählen Sie mit der rechten Maustaste "Kopieren" (Kopieren).
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in die Sie die Daten einfügen möchten, und wählen Sie eine der Optionen zum Einfügen von Inhalten aus dem Kontextmenü - das Transponieren-Symbol. Ältere Excel-Versionen haben dieses Symbol nicht, aber Sie können das Problem beheben, indem Sie Inhalte einfügen (Strg + Alt + V) verwenden und die Option Transponieren auswählen.

7. Dropdown-Liste in einer Zelle

Sollen in einer beliebigen Zelle streng definierte Werte aus dem erlaubten Satz eingetragen werden (zum Beispiel nur "ja" und "nein" oder nur aus der Liste der Firmenabteilungen usw.), dann kann dies ganz einfach organisiert werden mit die Dropdown-Liste.

1. Wählen Sie eine Zelle (oder einen Zellbereich) aus, die eine solche Einschränkung haben soll.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Daten" (Daten → Validierung) auf die Schaltfläche "Validierung".
3. Wählen Sie in der Klappliste "Typ" (Zulassen) die Option "Liste" (Liste).
4. Geben Sie im Feld „Quelle“den Bereich an, der die Referenzvarianten der Elemente enthält, die später beim Tippen herausfallen.

8. Intelligenter Tisch

Wenn Sie einen Bereich mit Daten auswählen und auf der Registerkarte "Startseite" auf "Als Tabelle formatieren" klicken (Startseite → Als Tabelle formatieren), dann wird unsere Liste in eine intelligente Tabelle umgewandelt, die viele nützliche Dinge kann:

1. Wird automatisch gestreckt, wenn neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden.
2. Die eingegebenen Formeln werden automatisch in die gesamte Spalte kopiert.
3. Die Kopfzeile einer solchen Tabelle wird beim Scrollen automatisch fixiert und enthält Filterschaltflächen zum Filtern und Sortieren.
4. Auf der erscheinenden Registerkarte "Design" in einer solchen Tabelle können Sie eine Reihe von Summen mit automatischer Berechnung hinzufügen.

9. Sparklines

Sparklines sind Miniaturdiagramme, die direkt in Zellen gezeichnet werden und die Dynamik unserer Daten visualisieren. Um sie zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Linie oder Spalten in der Gruppe Sparklines auf der Registerkarte Einfügen. Geben Sie im sich öffnenden Fenster den Bereich mit den ursprünglichen numerischen Daten und die Zellen an, in denen die Sparklines angezeigt werden sollen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche "OK" geklickt haben, erstellt Microsoft Excel sie in den angegebenen Zellen. Auf der erscheinenden Registerkarte "Design" können Sie deren Farbe, Typ, Anzeige von Minimal- und Maximalwerten usw. weiter anpassen.

10. Stellen Sie nicht gespeicherte Dateien wieder her

Stellen Sie sich vor: Sie schließen den Bericht, mit dem Sie die letzte Hälfte des Tages herumgebastelt haben, und im angezeigten Dialogfeld "Änderungen in Datei speichern?" Plötzlich drücken Sie aus irgendeinem Grund "Nein". Das Büro verkündet Ihren herzzerreißenden Schrei, aber es ist zu spät: Die letzten Stunden der Arbeit sind den Bach runter gegangen.

Tatsächlich besteht die Möglichkeit, die Situation zu korrigieren. Wenn Sie Excel 2010 haben, klicken Sie auf "Datei" → "Zuletzt verwendet" (Datei → Zuletzt verwendet) und suchen Sie die Schaltfläche "Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen" in der unteren rechten Ecke des Bildschirms.

In Excel 2013 ist der Pfad etwas anders: Datei → Details → Versionskontrolle → Datei - Eigenschaften - Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen.

Öffnen Sie in nachfolgenden Excel-Versionen Datei → Info → Arbeitsmappenverwaltung.

Ein spezieller Ordner aus den Eingeweiden von Microsoft Office wird geöffnet, in dem in einem solchen Fall temporäre Kopien aller erstellten oder geänderten, aber nicht gespeicherten Bücher gespeichert werden.

11. Vergleich zweier Bereiche für Unterschiede und Zufälle

Wenn Sie in Excel arbeiten, müssen Sie manchmal zwei Listen vergleichen und schnell Elemente finden, die darin gleich oder unterschiedlich sind. So geht das am schnellsten und intuitivsten:

1. Wählen Sie beide verglichenen Spalten aus (halten Sie die Strg-Taste gedrückt).
2. Wählen Sie die Registerkarte Start → Bedingte Formatierung → Regeln zum Hervorheben von Zellen → Doppelte Werte.
3. Wählen Sie die Option Einzigartig aus der Dropdown-Liste aus.

12. Auswahl (Anpassung) von Berechnungsergebnissen für die benötigten Werte

Haben Sie schon einmal die Eingabewerte in Ihrer Excel-Berechnung optimiert, um die gewünschte Ausgabe zu erhalten? In solchen Momenten fühlt man sich wie ein erfahrener Artillerist: Nur ein paar Dutzend Iterationen von "Unterschießen - Überflügen" - und hier ist er, der lang ersehnte Hit!

Microsoft Excel kann dies für Sie schneller und genauer erledigen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte „Daten“auf die Schaltfläche „Was wäre wenn“und wählen Sie den Befehl „Parameterauswahl“(Einfügen → Was-wäre-wenn-Analyse → Zielsuche). Geben Sie im erscheinenden Fenster die Zelle an, in der Sie den gewünschten Wert auswählen möchten, das gewünschte Ergebnis und die Eingabezelle, die geändert werden soll. Nachdem Sie auf "OK" geklickt haben, führt Excel bis zu 100 "Schüsse" aus, um die erforderliche Summe mit einer Genauigkeit von 0,001 zu finden.